Téléphone IP ShorePhone 230/230g Guide de l’utilisateur

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Informations sur la version Nº article 850-1158-02 Téléphone IP ShorePhone 230/230g - Guide de l’utilisateur Date : 10/03/2010

Informations sur l’entreprise ShoreTel, Inc. 960 Stewart Drive Sunnyvale, California 94085 USA Tél : +1.408.331.3300 ou +1.800.425.9385 Fax : +1.408.331.3333 www.shoretel.com

Contenu MISE EN ROUTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Écran de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Indications sur les icônes d’état. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 CONNEXION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 GESTION DES APPELS - CARACTÉRISTIQUES DE BASE . . . . . . . . . . . . . . . 12 Lancement des appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Utilisation du combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Utilisation du haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Utilisation du casque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Réponse aux appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Utilisation du combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Utilisation du haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Utilisation du casque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Envoi d’un appel à la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Déviation d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Réponse à des appels supplémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Transfert d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Établissement d’un appel conférence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Utilisation de l’intercom. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Mise en attente ou reprise d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Recomposition et vérification des appels manqués . . . . . . . . . . . . . . . . 17 CONTRÔLES AUDIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Réglage du volume de la tonalité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Réglage du volume du combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Réglage du volume du casque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Réglage du volume du haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Désactivation du son d’un appel en cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 MESSAGERIE VOCALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Connexion au menu principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Connexion depuis un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Connexion depuis un téléphone externe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Enregistrement et options de message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Changement du mode de gestion des appels et du renvoi . . . . . . . . . . 26 Changement de la préférence de décrochage auto . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Changement de la sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Programmation de vos touches personnalisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Changement de l’état de l’agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Activation ou désactivation du mode Mains libres . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 ANNUAIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3

GESTION DES APPELS - CARACTÉRISTIQUES DE BASE . . . . . . . . . . . . . . . 32 Touches personnalisées programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Bridged Call Appearances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Supervision anonyme / Intervention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Coach discret. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Shared Call Appearence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Touches programmables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Appels Shared Call Appearance entrants et sortants . . . . . . . . . . . . . . . 39 Appels entrants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Appels sortants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Supervision de poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Prise d’appels sur un poste supervisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Annonce confidentielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Prise de la sonnerie de nuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Basculement de l’état des groupements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Annoncer sur haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Utilisation du paging de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Parcage et récupération des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 LOGICIEL CALL MANAGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 WEB ACCESS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 RÉSOLUTION DES PROBLÈMES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Visionnage des informations sur le téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Redémarrage de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Réglage du contraste de l’écran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 AIDE-MÉMOIRE DES CODES ÉTOILE LES PLUS COURANTS . . . . . . . . . . . . 49 Fonctionnalités Office Anywhere. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

4

MISE EN ROUTE Bienvenue sur votre téléphone IP ShoreTel™ ! Votre téléphone dispose de nombreuses caractéristiques uniques et notamment d’une interface visuelle intuitive, de touches personnalisées, d’un dispositif d’appel par le nom, de modes de gestion des appels dans les cas où vous ne souhaitez pas être dérangé, d’un intercom, d’un service de conférence pouvant réunir jusqu’à six correspondants et de bien d’autres fonctions encore. Combiné avec appui-doigt

Haut-parleur Fournit un son large bande de grande qualité.

Affichage LCD 141 x 44 pixels, monochrome

Touche de défilement Sélect. options dans interface.

Voyant DEL Un voyant clignotant prévient l’utilisateur des appels entrants et des messages vocaux non écoutés.

Touches programmables Fonctions sensibles au contexte et définies sur l’écran.

Trois touches personnalisées voyants Programmables en tant que touches d’appel, postes supervisés, numérotation abrégée ou touches programmables. 230 : touches avec voyant DEL vert 230g : touches avec voyant DEL tricolore

Grille des touches de fonctions

Prise de casque Clavier Prise de combiné Touches de contrôle audio La touche de volume contrôle le volume du combiné, du casque, du haut-parleur et de la sonnerie. Les touches Muet, Haut-parleur et Casque s’éclairent quand les fonctions correspondantes sont activées.

Touches de fonction Exécution des fonctions téléphoniques de base.

Grille en vinyle, gaufrée de symboles internationaux

Microphone

5

Écran de votre téléphone L’écran de votre téléphone IP ShoreTel affiche vos nom et numéro de poste, mode de gestions d’appels, ligne d’appel, postes supervisés, appels, durée des appels, messages vocaux, date et heure, touches de fonction programmables et état d’utilisation de votre téléphone. Interface libre du ShoreTel IP230/230g

Votre numéro de poste Icône d’état

Numérotation rapide

Poste supervisé

Touches programmables

Votre nom État d’agent

6

Mode de gestion des appels

Messages vocaux non écoutés

Appels manqués

Indications sur les icônes d’état Votre téléphone IP ShoreTel affiche des icônes pour signaler l’état de l’appel pour l’appareil. Le tableau ci-dessous dresse la liste des icônes statiques et clignotantes ainsi que l’état correspondant.

Icône

Icône clignotante

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230)

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230g)

État

États de représentation d’appel Éteint

Éteint

Inactif

Éteint

Éteint

Libre et Ne pas déranger

Éteint

Éteint

Libre et message en attente

Éteint

Orange allumé et fixe

Libre, message en attente et Ne pas déranger

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Décroché

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Appel en cours

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Appel conférence en cours

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Mise en attente par serveur distant

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Offering Call

7

Icône

Icône clignotante

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230)

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230g)

État

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Appel mis en attente ou parqué ou conférence

Vert allumé et fixe

Rouge allumé et fixe

Appel avec annonce Confidentiel

Vert allumé et fixe

Rouge allumé et fixe

Appel avec annonce Confidentiel, son désactivé États de supervision de poste

8

Éteint

Éteint

Inactif

Éteint

Orange allumé et fixe

Libre et Ne pas déranger

Éteint

Éteint

Libre et message en attente

Éteint

Orange allumé et fixe

Libre, message en attente et Ne pas déranger

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Offering Call

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Prise d’appel en cours

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Orange allumé 250 ms, éteint 250 ms

Appel mis en attente ou parqué ou conférence

Éteint

Rouge allumé et fixe

Poste supervisé sur appel en cours

Éteint

Rouge allumé et fixe

Poste supervisé sur appel conférence

Icône

Icône clignotante

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230)

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230g)

Vert allumé 200 ms éteint 100 ms allumé 700 ms éteint 1000 ms

Vert allumé 200 ms éteint 100 ms allumé 700 ms éteint 1000 ms

Poste supervisé sur appel en cours + Offre d’appel

Vert allumé 800 ms éteint 200 ms

Vert allumé 800 ms Orange allumé 200 ms

Prise d’appel de poste supervisé + supervision du poste sur appel en cours

Vert allumé 200 ms éteint 100 ms allumé 200 ms éteint 500 ms

Orange allumé 200 ms éteint 100 ms allumé 200 ms éteint 500 ms

Prise d’appel de poste supervisé et mise en attente + supervision du poste sur l’appel en cours

Vert allumé 800 ms éteint 200 ms allumé 100 ms éteint 200 ms

Orange : allumé 200 ms Vert : allumé 800 ms Orange : allumé 200 ms Vert : allumé 100 ms

Prise de poste supervisé + supervision du poste sur appel en cours mis en attente

État

États de Bridged Call Appearance Éteint

Éteint

Inactif

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Offering Call

Vert allumé et fixe

Vert allumé et fixe

Prise d’appel en cours

Éteint

Rouge allumé et fixe

Ligne utilisée

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Appel mis en attente ou parqué ou conférence

9

Icône

Icône clignotante

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230)

Couleur de voyant DEL et motif du clignotement (230g)

État

Touche de fonctionnalité avec états du poste ciblé Éteint

Éteint

Libre ou offre d’appel

Éteint

Rouge allumé et fixe

Appel connecté ou en attente

Éteint

Orange allumé et fixe

Ne pas déranger

Éteint

Rouge allumé et fixe

(Composition / transfert vers boîte vocale seule) MWI

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

Vert allumé 1000 ms, éteint 1000 ms

(Prise, Parcage / Récupér., Prise de sonnerie de nuit seule) Offre

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Orange allumé 250 ms, éteint 250 ms

(Récupér., Choix / Récupér. seule) en attente / parqué Fonctions bascule (Enregistrement, Whisper Mute)

10

Éteint

Éteint

Fonction désactivée

Vert allumé et fixe

Orange allumé et fixe

Fonction disponible

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Orange allumé 500 ms éteint 500 ms

Enregistrement actif

Vert allumé 250 ms éteint 250 ms

Orange allumé 500 ms éteint 500 ms

Whisper Mute Active

CONNEXION Si vous utilisez votre téléphone pour la première fois et qu’aucun numéro de poste ne lui a été affecté, l’indication « Disponible » s’affiche sur l’écran. Vous pouvez lancer des appels mais pas en recevoir. Vous devez vous connecter, changer votre mot de passe, enregistrer votre nom et affecter votre numéro de poste à ce téléphone. Pour vous connecter : Étape 1 Appuyez sur

Voice Mail

.

Étape 2 Saisissez le numéro de poste que vous a attribué votre

administrateur système. Étape 3 Si votre administrateur système vous a attribué un mot de

passe, saisissez-le maintenant (sinon, saisissez 1234 par défaut) et appuyez sur . Étape 4 Saisissez un nouveau mot de passe suivi du symbole

. Vérifiez le nombre de caractères que doit comporter le mot de passe auprès de votre administrateur système. Confirmez le mot de passe en le retapant.

Étape 5 Dites votre nom et appuyez sur

, puis appuyez sur l’une des touches suivantes pour choisir une option : Accepter Revoir Réenregistrer Supprimer Annuler

Étape 6 Pour affecter votre numéro de poste à ce téléphone, appuyez

sur

pour les options de messagerie vocale, puis appuyez

sur

pour réaffecter le poste. Ensuite, appuyez sur

Vous êtes à présent connecté. Votre téléphone peut recevoir des appels et vérifier l’arrivée de messages. Avec les autorisations appropriées attribuées par votre administrateur système, vous pouvez vous connecter à un téléphone IP ShoreTel quelconque raccordé à votre réseau pour lui affecter votre numéro de poste.

11

GESTION DES APPELS CARACTÉRISTIQUES DE BASE Lancement des appels Utilisation du combiné Pour lancer un appel interne, décrochez le combiné et composez le numéro de poste. Pour passer un appel externe, composez le code d’accès à la ligne réseau, suivi du numéro de téléphone. Pour mettre fin à une communication, raccrochez le combiné.

Utilisation du haut-parleur Pour lancer un appel interne, appuyez sur la touche Haut-parleur et composez le numéro de poste. Pour passer un appel externe, composez le code d’accès à la ligne réseau, suivi du numéro de téléphone. Pour mettre fin à une communication, appuyez sur la touche Haut-parleur à nouveau.

Utilisation du casque Pour lancer un appel interne, appuyez sur la touche Casque et composez le numéro de poste. Pour passer un appel externe, composez le code d’accès à la ligne réseau, suivi du numéro de téléphone. Pour mettre fin à une communication, appuyez à nouveau sur la touche Casque . La figure ci-dessous illustre les informations qui s’affichent sur votre téléphone IP ShoreTel lorsque vous passez un appel. Il est important de remarquer que les touches programmables au bas de la fenêtre sont différentes de celles qui paraissent lorsque le téléphone est libre. En l’état actuel, elles vous permettent de parquer l’appel ou de raccrocher. Appel sortant : ShoreTel 230/230g Durée de l’appel

Poste du correspondant 12

Nom du correspondant

Touches programmables

Réponse aux appels Aussi bien les sonneries et l’icône d’appel entrant clignotante que le voyant DEL dans le coin supérieur droit de votre écran signalent un appel entrant sur votre téléphone. Une sonnerie redoublée signale un appel interne tandis qu’une sonnerie simple signale un appel externe. Sur les téléphones ShoreTel 230/230g, la touche d’appel clignote aussi en vert. Si ces informations sont disponibles, le nom, le numéro et l’icône d’appel entrant s’affichent sur votre écran, comme le montre la figure ci-dessous. Le nom du correspondant peut être abrégé pour tenir sur une seule ligne. Icône d’appel entrant

Nom de l’appelant Poste de l’appelant

Touches programmables

Informations sur la ligne réseau

Pour répondre à l’appel, exécutez l’une des opérations suivantes :

Utilisation du combiné Pour répondre à un appel, décrochez le combiné lorsque la sonnerie du téléphone retentit. Pour mettre fin à une communication, raccrochez le combiné.

Utilisation du haut-parleur Pour répondre à un appel, appuyez sur la touche Haut-parleur Le voyant DEL de la touche s’allume en vert.

.

Pour mettre fin à une communication, appuyez sur la touche Haut-parleur à nouveau.

13

Utilisation du casque Pour répondre à un appel, appuyez sur la touche Casque DEL de la touche s’allume en vert.

. Le voyant

Pour mettre fin à une communication, appuyez à nouveau sur la touche Casque .

Envoi d’un appel à la messagerie vocale Lorsqu’un appel entrant survient, une touche programmable À MV s’affiche, comme l’indique la figure de la page précédente. Appuyez sur la touche programmable À MV pour diriger l’appel directement sur votre boîte vocale.

Déviation d’un appel Vous pouvez envoyer un appel entrant à un autre poste ou à un numéro externe sans y répondre. Étape 1 Appuyez sur

Transfer

.

Étape 2 Saisissez le numéro ou appuyez sur la touche personnalisée

du numéro de poste. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Transfer pour établir

le transfert vers un numéro de poste.

Réponse à des appels supplémentaires Avec les autorisations nécessaires, vous pouvez recevoir jusqu’à 16 appels simultanément. Le nombre maximum est fixé par votre administrateur système. Si vous recevez un appel alors que vous êtes en ligne, vous pouvez appuyer sur la touche de représentation d’appel clignotante pour répondre au nouvel appel. À ce moment-là, la première communication sera mise automatiquement en attente. D’un autre côté, si le téléphone ne dispose pas de touches de représentation d’appel, vous pouvez traiter de multiples appels en appuyant sur la touche de Hold mise en attente à plusieurs reprises . Si vous recevez un appel alors que vous êtes en ligne, un bip se fera entendre dans la communication en cours. Pour répondre au nouvel appel et mettre en Hold attente celui en cours, appuyez sur la touche de mise en attente . Pour revenir à la communication précédente, appuyez sur la touche de Hold représentation d’appel ou sur la touche de mise en attente à nouveau pour passer d’un appel à l’autre.

14

Transfert d’un appel Pour transférer un appel de votre poste à un autre numéro : Étape 1 Appuyez sur la touche Transfert

Transfer

. L’appel est mis en

attente. Étape 2 À l’invite, composez le numéro (ou appuyez sur la touche

personnalisée du poste ou encore passez par l’annuaire pour trouver votre correspondant), puis effectuez l’une des opérations suivantes : a

Établissez un transfert masqué en raccrochant ou en appuyant sur la touche programmable Transf.

b

Parlez à votre correspondant avant le transfert en appuyant sur la touche programmable Conslt. Après consultation, appuyez sur la touche programmable Oui pour établir le transfert ou sur la touche programmable Annul. pour l’abandonner et revenir au premier appel.

c

Consultez par l’intercom en appuyant sur la touche programmable Encore, puis sur la touche programmable Intcom.

d

Envoyez l’appel à la boîte vocale du correspondant en appuyant sur la touche programmable Plus, puis sur À MV.

Établissement d’un appel conférence Pour associer un correspondant à une communication en cours : Étape 1 Appuyez sur la touche Conférence

Conference

. L’appel est mis en

attente. Étape 2 Composez le numéro de poste du correspondant que vous

souhaitez associer à une conférence. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Confrn pour appeler

ce correspondant directement. ou Composez le numéro et appuyez sur la touche programmable Conslt pour parler à ce correspondant avant de l’associer à la conférence. Après l’avoir consulté, appuyez sur la touche programmable Oui pour établir l’appel conférence ou sur Annul. pour revenir à la toute première communication. Étape 4 Répétez le processus pour ajouter des participants. 15

Avec les autorisations nécessaires attribuées par l’administrateur système, vous pouvez associer jusqu’à six participants à une conférence faisant partie d’un même appel. Après l’établissement d’une conférence, vous pouvez utiliser la touche programmable Affich. pour afficher tous ses participants. Si vous voulez libérer un correspondant, faites défiler la liste des participants jusqu’à l’intéressé et appuyez sur la touche programmable Fin.

Utilisation de l’intercom La fonction Intercom vous permet de communiquer avec un correspondant sans donner de coup de fil par la ligne d’appel. Votre correspondant et vous devez tous deux disposer d’un téléphone IP ShoreTel et de l’autorisation d’utiliser cette fonctionnalité (attribuée par l’administrateur système). Pour utiliser l’intercom : Étape 1 Appuyez sur

Intercom

.

Étape 2 Composez le numéro de poste du correspondant ou appuyez

sur la touche personnalisée associée à ce poste. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Intcom. Étape 4 Pour mettre fin à la communication, appuyez sur la touche

programmable Abndon. ou Vous pouvez composer le numéro de votre correspondant sur le clavier, puis appuyer sur la touche programmable Intph ; pour raccrocher, appuyez sur la touche programmable Raccr. REMARQUE Un appel intercom l’emporte sur tous les autres modes de gestion

des appels pour ce poste. Cela vous permet d’utiliser l’intercom avec un utilisateur dont le téléphone est renvoyé en permanence sur la messagerie vocale.

Mise en attente ou reprise d’un appel Pour mettre un appel en attente, appuyez sur la touche de mise en attente Hold

ou, le cas échéant, sur la touche personnalisée de l’appel. Sur les téléphones ShoreTel 230 et 230g, la touche personnalisée clignote en vert ; à ce moment-là, vous pouvez raccrocher le combiné (ou appuyer sur la touche du haut-parleur ou du casque) sans risquer de couper la communication. Pour reprendre l’appel, appuyez sur la touche personnalisée au voyant DEL clignotant en vert ou appuyez sur la touche Attente Hold à nouveau.

16

Si vous n’êtes pas sur un autre appel alors qu’un appel est en attente, vous entendrez une sonnerie de rappel au bout de quinze secondes suivie de plusieurs autres toutes les minutes. Si vous avez reçu plusieurs appels, vous recevrez une sonnerie de rappel pour celui qui est en attente depuis le plus longtemps. Si vous avez plusieurs appels en attente, vous pouvez appuyer sur la touche au voyant DEL clignotant en vert et associée à l’appel qui a été mis en attente pour y répondre. Si vous avez plus d’un appel en attente, vous entendez une tonalité. À ce moment-là, vous pouvez appuyer à nouveau sur la touche de mise en attente Hold pour activer l’appel suivant de la file d’attente. Vous pouvez remarquer que le voyant DEL associé à un appel en cours est éclairé d’un vert fixe tandis que les appels en attente clignotent.

Recomposition et vérification des appels manqués Vous pouvez utiliser la fonction Recomposer pour composer non seulement le numéro que vous venez de faire, mais aussi ceux correspondant aux derniers appels que vous avez lancés ou reçus, y compris ceux que vous avez manqués (signalés parl’icône ). Les informations sur la date et l’heure sont affichées juste au-dessus des touches programmables pour l’appel sélectionné. Pour recomposer un numéro : Étape 1 Appuyez sur

Redial

. Pour recomposer le dernier numéro appelé, appuyez dessus à nouveau. ou Utilisez la touche de défilement pour sélectionner le numéro que vous souhaitez appeler, puis sur la touche programmable Cmpsr. Vous pouvez aussi appuyer la touche programmable Intcom pour communiquer par intercom avec le correspondant.

17

CONTRÔLES AUDIO Réglage du volume de la tonalité Pour régler le volume de la sonnerie, tandis que le combiné est raccroché et le haut-parleur hors fonction, appuyez sur et sur la touche du volume. En appuyant sur à plusieurs reprises, vous pouvez couper la sonnerie.

Réglage du volume du combiné Pour régler le volume du combiné tandis qu’il est décroché, appuyez sur et sur la touche du volume.

Réglage du volume du casque Pour régler le volume du casque tandis que le voyant DEL du casque est éclairé, appuyez sur et sur la touche du volume.

Réglage du volume du haut-parleur Pour régler le volume du haut-parleur tandis que le voyant DEL du hautparleur est éclairé, appuyez sur et sur la touche du volume.

Désactivation du son d’un appel en cours Pour désactiver le son d’un appel en cours, appuyez sur la touche Muet . Le voyant DEL passe au rouge. Pour réactiver le son d’un appel, appuyez sur la touche encore une fois.

18

MESSAGERIE VOCALE Un voyant qui clignote en permanence dans le coin supérieur droit de votre téléphone et une tonalité saccadée vous signalent que vous avez des messages non écoutés. Le nombre de messages non écoutés s’affiche sur la partie libre de l’écran de votre téléphone en regard de l’icône .

Connexion au menu principal Pour vous connecter au menu principal de la messagerie vocale, appuyez sur Voice Mail

la touche Messagerie vocale , puis composez votre mot de passe suivi de . Votre mot de passe par défaut est 1234.

Connexion depuis un autre poste Pour vous connecter au menu principal de la messagerie vocale depuis un autre poste, appuyez sur la touche Messagerie vocale Voice Mail , suivi de , puis successivement de votre numéro de poste, suivi de votre mot de passe et de . Pour vous connecter au menu principal de la messagerie vocale depuis un téléphone analogique, appuyez sur puis saisissez successivement votre numéro de poste, votre mot de passe et .

Connexion depuis un téléphone externe Pour vous connecter au menu principal de la messagerie vocale depuis un téléphone externe, composez le numéro d’accès à la messagerie vocale que vous a fourni votre administrateur système, appuyez sur , puis saisissez votre numéro de poste, suivi de votre mot de passe et appuyez sur

.

Consultation et traitement des nouveaux messages Depuis le menu principal, vous pouvez écouter et réécouter de nouveaux messages en appuyant sur . Pour traiter les nouveaux messages, appuyez sur l’une des touches suivantes : Réécouter le message Conserver le message Supprimer le message Renvoyer le message Après avoir enregistré l’observation d’introduction, appuyez sur : Si correct Revoir 19

Réenregistrer Annuler l’enregistrement Après avoir adressé le message, appuyez sur pour le marquer comme urgent ou raccrochez tout simplement pour qu’il soit envoyé. Répondre au message Choisissez l’une des options suivantes : Répondre par un message vocal Répondre par un rappel Revenir au menu précédent Écouter des informations d’enveloppe (date et heure d’envoi) En arrière Lors de l’écoute d’un message, vous pouvez « rembobiner » de plusieurs secondes dans le message. Pause En avant Lors de l’écoute d’un message, vous pouvez demander « une avance rapide » de plusieurs secondes dans le message. Suivi de

pour transférer vers un assistant

Lors de l’écoute d’un message, vous pouvez vous mettre en rapport avec un assistant pour lui demander des informations à propos d’un message vocal ou le partager avec lui. Passer au message suivant Annuler la revue des messages Envoi de messages depuis la messagerie vocale Depuis le menu principal, vous pouvez envoyer des messages en appuyant sur . Vous disposez des options suivantes au cours de l’enregistrement de votre message : Annuler Enregistrement terminé Revoir

20

Réenregistrer Si vous êtes satisfait de votre enregistrement, vous serez invité à saisir le numéro de poste de votre correspondant. À ce moment-là, vous disposez des options suivantes : Options d’adressage supplémentaires Chercher un correspondant par son nom dans un annuaire Spécifier une liste de distribution personnelle Diffuser à tous les postes Annuler les options d’adressage Dès que le message est affecté d’une adresse, vous pouvez choisir l’une des options suivantes : Marquer/démarquer urgent Demander un accusé de réception Écouter les messages conservés Depuis le menu principal, vous pouvez écouter les messages conservés en appuyant sur . Pour les traiter, appuyez sur l’une des options sous « Consultation et traitement des nouveaux messages » à la page 19, sauf l’option 2. Options de la boîte aux lettres Appuyez sur pour accéder à diverses options pour votre boîte aux lettres personnelle, puis sur l’une des options suivantes : Enregistrer un message d’accueil personnel REMARQUE Lorsque vous enregistrez un message d’accueil personnel,

il est lié au mode de gestion des appels en cours. Enregistrez votre message d’accueil personnel pour le mode de gestion des appels en cours dès que vous entendez la tonalité, puis appuyez sur et choisissez l’une des options suivantes : Accepter Revoir Réenregistrer Supprimer Annuler

21

Choisir un mode de gestion des appels Pour en savoir plus sur la gestion des appels, consultez « Changement du mode de gestion des appels et du renvoi » à la page 26. Les options et modes suivants sont disponibles : Standard En réunion Absent(e) Absence prolongée Personnalisé Annuler Réaffecter le numéro de poste Si vous disposez de l’autorisation nécessaire, vous pouvez affecter votre numéro de poste à n’importe quel téléphone. Les options suivantes sont disponibles : Affecter le poste1 Supprimer l’affectation du poste. Le téléphone reprend alors son numéro de poste d’origine. Pour affecter à votre poste votre dernier numéro externe. Définir votre mot de passe Saisissez votre nouveau mot de passe suivi de l’opération pour confirmer. Appuyez sur

et répétez pour annuler.

Désactiver ou activer les informations d’enveloppe Utilisez cette option pour activer ou désactiver les informations d’enveloppe qui contiennent la date et l’heure du message, l’identité de l’appelant et/ou le nom enregistré du correspondant qui a laissé le message vocal.

1. Si vous affectez votre numéro de poste à un téléphone actuellement utilisé par une autre personne, les appels destinés au numéro de poste initial de cette personne seront transférés vers le numéro de renvoi, tel que défini par leur mode de gestion des appels en vigueur. 22

Enregistrer votre nom Appuyez sur lorsque vous avez achevé l’enregistrement de votre nom, puis choisissez parmi les options suivantes : Accepter Revoir Réenregistrer Supprimer et utiliser l’enregistrement système par défaut Annuler Écouter vos messages supprimés Comme mesure de garantie contre des effacements accidentels, le système conserve les messages supprimés pendant quelques heures. Pour écouter vos messages supprimés, appuyez sur . La messagerie vocale passe tous les messages supprimés encore disponibles sur le système. Durant leur écoute, vous pouvez gérer les messages supprimés comme s’il s’agissait de messages nouvellement arrivés. Appuyez sur pour transformer un message supprimé en message à conserver. Effacer les messages supprimés Les options suivantes sont disponibles : Confirmer Annuler Options supplémentaires Les options suivantes sont disponibles : Activer ou désactiver la gestion des appels automatisée d’Outlook. Changer les options de livraison de courriers électroniques Désactiver la livraison de courriers électroniques Activer la livraison de courriers électroniques Activer la livraison de courriers électroniques avec message vocal joint Marquer les messages vocaux consultés après livraison de courriers électroniques

23

Changer l’état d’agent Se connecter et affecter un numéro de poste Se déconnecter Se connecter sans affecter de numéro de poste Changer l’état Find Me avec renvoi En activant Find Me, les correspondants qui sont dirigés vers votre boîte vocale peuvent être invités à appuyer sur 1 et le système de messagerie vocale vous appellera à l’un des deux numéros où vous pouvez être joint. Pour définir les destinations Find Me , utilisez Personal Call Manager ou Web Access. Activer Désactiver Menus précédents Annuler les opérations en cours Se déconnecter Revenir à l’assistant automatique Transférer à l’assistant Écouter l’état de la boîte aux lettres Sélectionnez cette option pour entendre le nombre de messages non écoutés.

24

Enregistrement et options de message Lorsque votre message est dirigé vers la messagerie vocale, vous pouvez laisser un message quand vous y êtes invité ou bien utiliser l’une des options suivantes au cours de l’écoute du message d’accueil : Sauter l’accueil et laisser un message, puis raccrocher pour l’envoyer. Transférer à l’assistant. Renvoyer vers la destination Find Me du correspondant (un numéro facultatif vers lequel des appels peuvent être renvoyés) si l’option est activée : sinon vous serez invité à enregistrer un message. Transférer vers l’assistant automatique. Après l’enregistrement du message, sélectionnez l’une des options suivantes : Options de message, puis : Envoyer le message Annuler Revoir Réenregistrer Marquer/démarquer urgent Transférer vers l’assistant automatique Transférer à l’assistant Réenregistrer Envoyer le message, transférer vers le menu principal Envoyer le message, renvoyer vers la destination Find Me du correspondant, si cette option est activée Envoyer le message, transférer vers l’assistant automatique REMARQUE Le fait de raccrocher envoie le message.

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OPTIONS Changement du mode de gestion des appels et du renvoi REMARQUE Utilisez Personal Call Manager ou Web Access pour configurer

les modes avec des destinations de renvoi d’appel et des messages d’accueil. Vous pouvez définir un mode de gestion des appels pour votre poste parmi les cinq qui sont à votre disposition, y compris quatre options « Ne pas déranger » pour renvoyer des appels entrants ou pour les envoyer à la messagerie vocale. Vous pouvez enregistrer des messages d’accueil qui sont liés au mode de gestion des appels en cours. Par défaut, votre téléphone est défini sur le mode Standard qui vous permet de répondre à tous les appels entrants. D’autres options de mode comprennent En réunion, Absent(e), Absence prolongée et Personnalisé. Vous pouvez utiliser la touche Options souhaité en procédant comme suit :

Options

pour sélectionner le mode

Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Vérifiez que la 1. Gest. appels est surlignée, puis appuyez

sur la touche programmable Modif. Étape 3 Faites défiler jusqu’au paramètre souhaité et appuyez sur la

touche programmable OK. Étape 4 Appuyez sur la touche programmable Fin. REMARQUE Vous pouvez basculer par « touche unique » entre Standard et

En réunion en utilisant la touche programmable Mode, située sur l’écran du téléphone, sans avoir à vous connecter par la touche Options. Vous pouvez aussi changer la destination de renvoi pour chaque mode de gestion des appels. Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Vérifiez que la 1. Gest. appels est surlignée, puis appuyez

sur la touche programmable Modif. Étape 3 Sélectionnez le mode de gestion des appels souhaité, puis

appuyez sur la touche programmable Modif. Étape 4 Saisissez le numéro voulu, puis appuyez sur la touche

programmable OK. 26

Changement de la préférence de décrochage auto Les utilisateurs ShoreTel qui portent souvent un casque peuvent vouloir faire appel à la fonctionnalité Préférence de décrochage auto pour sélectionner le cheminement audio (haut-parleur ou casque) qui sera automatiquement activé lors du lancement ou de la réception des appels. Vous pouvez contrôler l’activité des appels à l’aide de Personal Call Manager. Pour configurer la fonctionnalité Préférence de décrochage auto, suivez la procédure décrite ci-dessous : Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Appuyez sur 2 ou faites défiler jusqu’à la deuxième option de

la liste 2. Décrochage auto. Étape 3 Lorsque cette option est surlignée, appuyez sur la touche

programmable Modifier. Étape 4 Faites défiler jusqu’à 2. Casque, puis appuyez sur la touche

programmable OK ou sélectionnez 1. Haut-parleur pour la conserver sur le haut-parleur. Étape 5 Appuyez sur la touche programmable Fin.

Changement de la sonnerie Vous pouvez choisir parmi quatre sonneries caractéristiques pour vous aider à distinguer votre téléphone de ceux de vos voisins. Étape 1 Appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de passe, puis appuyez sur la touche programmable OK.

Étape 2 Faites défiler pour sélectionner l’option Changer la

sonnerie. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Modif. Étape 4 Utilisez la touche Défilement pour sélectionner la sonnerie

que vous souhaitez entendre, puis appuyez sur la touche programmable Sonn. pour écouter celle que vous avez choisie. Étape 5 Appuyez sur la touche programmable OK lorsque vous avez

sélectionné la sonnerie qui vous convient, puis appuyez sur la touche programmable Term.

27

Programmation de vos touches personnalisées Vous pouvez programmer les touches personnalisées sur votre téléphone IP en tant que raccourcis pour des opérations qui sans cela nécessiteraient que vous appuyiez sur deux ou trois touches pour exécuter la même tâche. Pour programmer les boutons personnalisés, suivez la procédure ci-dessous : REMARQUE Mettez-vous en rapport avec votre administrateur système pour

vérifier que vous disposez des autorisations nécessaires pour configurer les touches programmables sur votre téléphone avant de commencer. Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Faites défiler la liste jusqu’à l’option 4. Programmer les

touches ou appuyez sur 4 sur le clavier. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Modif. Étape 4 Appuyez sur la touche personnalisée que vous souhaitez

programmer. Étape 5 Faites défiler les fonctions de la liste jusqu’à ce que vous

trouviez celle que vous souhaitez appliquer à cette touche. REMARQUE Vos choix se limitent à Représentation d’appel et

Composer (autrement dit, Touche d’appel) lorsque vous programmez des touches à l’aide de l’interface. Pour programmer l’une des autres fonctions sur vos touches personnalisées, veuillez vous mettre en rapport avec votre administrateur système car toutes les autres fonctions sont programmables à l’aide de ShoreWare Director. Étape 6 Lorsque vous avez surligné la fonction voulue, appuyez sur

la touche programmable Suiv. Étape 7 Saisissez un numéro de poste ou un numéro externe. Puis,

appuyez sur la touche programmable Suiv. Étape 8 Appuyez sur la touche programmable

pour transposer le clavier du mode numérique au mode alphabétique, puis saisissez une étiquette informative de cinq caractères au plus qui vous rappellera la nouvelle fonction de la touche personnalisée.

REMARQUE En mode alphabétique, appuyez sur la touche appropriée du

clavier plusieurs fois pour faire défiler les lettres associées à cette touche. Par exemple, pour la lettre C, vous appuieriez sur la touche 2, trois fois sur le clavier. 28

Étape 9 Appuyez sur la touche programmable Fin. Étape 10Appuyez sur la touche programmable Term. encore une fois

pour enregistrer vos modifications.

Changement de l’état de l’agent Si vous êtes membre d’un groupe de travail et que vous avez besoin de vous connecter à ce groupe en début de journée ou de vous déconnecter pour faire une pause, vous pouvez changer votre état d’agent via l’interface du téléphone. Vous pouvez remarquer que l’option État de l’agent est seulement disponible si votre client PCM est de l’un des types suivants : Workgroup Agent, Workgroup Supervisor ou Operator. Pour modifier l’état d’agent sur votre téléphone , procédez comme suit : Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Faites défiler les fonctions disponibles jusqu’à ce que vous

atteigniez 5. État agent ou appuyez sur 5 sur votre clavier pour surligner cette option, puis appuyez sur la touche programmable Modif. REMARQUE Si cette option n’est pas disponible et que vous avez besoin

d’un accès, mettez-vous en rapport avec votre administrateur système pour demander le changement de votre type de client. Étape 3 Les options disponibles pour les agents sont Connecté et

Déconnecté tandis que celles disponibles pour les Superviseurs sont Connecté, Déconnecté et Pause. Faites défiler jusqu’à l’option voulue, puis appuyez sur la touche programmable OK. Étape 4 Appuyez sur la touche programmable Fin.

Activation ou désactivation du mode Mains libres Le mode Mains libres est prévu pour les utilisateurs de téléphones analogiques qui portent des casques. REMARQUE Les utilisateurs de téléphones IP devraient plutôt choisir la

Préférence de décrochage auto. Consultez « Changement de la préférence de décrochage auto » à la page 27 pour en savoir plus.

29

Le mode Mains libres étant activé, vous pouvez appeler ou recevoir des appels en utilisant un casque ou le haut-parleur. Par défaut, le mode Mains libres est désactivé. Vous pouvez activer ce mode en procédant comme suit : Étape 1 Appuyez sur la touche Options

passe, puis appuyez sur

Options

, saisissez votre mot de

.

Étape 2 Faites défiler jusqu’à Mode mains libres ou appuyez sur 6 sur

le clavier jusqu’à ce que 6. Mode mains libres soit surligné. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Modif. Étape 4 Les options disponibles pour le mode Mains libres sont

Désactivé et Activé. Faites défiler jusqu’à l’option voulue, puis appuyez sur la touche programmable OK. Étape 5 Appuyez sur la touche programmable Term. pour sortir.

30

ANNUAIRE Vous pouvez utiliser l’annuaire pour trouver des numéros de téléphone sur votre réseau en appuyant sur , puis : Directory

• Appuyez sur les touches qui correspondent aux premières lettres du nom ou du prénom du propriétaire du poste pour restreindre le nombre d’entrées de l’annuaire proposées. Appuyez sur pour insérer un espace dans le nom d’une personne et sur pour insérer n’importe quel caractère. Si vous vous trompez de touche, appuyez sur la touche programmable Retour pour supprimer le caractère. • Appuyez sur et sur la touche Défilement à côté de l’écran pour obtenir l’affichage du nom recherché. Appuyez sur la touche programmable Cmpsr pour composer le numéro. Vous pouvez également utiliser l’annuaire pour appeler par l’intercom en appuyant sur la touche programmable Intcom sur cet écran ou en utilisant seul, ainsi qu’en utilisant transfert, parcage, récupération et conférence. Consultez ces sections dans le présent guide pour en savoir plus. Intercom

L’annuaire répertorie aussi toutes les touches d’appel que vous avez configurées dans Personal Call Manager ou ShoreWare Web Access lorsque vous appuyez sur Abrégé. Pour composer un numéro depuis cet écran, appuyez sur le numéro correspondant du clavier et maintenez appuyé ou bien utilisez la touche Défilement pour sélectionner une entrée, puis appuyez sur la touche programmable Cmpsr.

31

GESTION DES APPELS CARACTÉRISTIQUES DE BASE Outre l’exécution des fonctions courantes de lancement et de réception des appels, votre téléphone prend en charge plusieurs autres fonctions de pointe. Si vous utilisez l’une quelconque d’entre elles régulièrement, vous auriez intérêt à ce que votre administrateur système affecte la fonction voulue aux touches personnalisées de votre téléphone.

Touches personnalisées programmables Le téléphone dispose de trois touches personnalisées qui peuvent être programmées pour différentes fonctions. L’administrateur système peut les configurer à l’aide de ShoreWare Director pour le compte d’un utilisateur ou attribuer les autorisations nécessaires pour qu’un utilisateur puisse modifier les touches programmables sur le téléphone IP en passant par l’interface du téléphone. REMARQUE Les utilisateurs du téléphone IP ne peuvent programmer que

Représentation d’appel ou Touche d’appel (Numérotation abrégée) depuis leur interface de téléphone. La liste ci-dessous énumère les fonctions différentes qui peuvent être affectées aux touches d’un téléphone, vous permettant ainsi de créer des raccourcis pour des opérations qui sans cela nécessiterait d’appuyer sur deux ou trois touches en temps normal. • Intervention Intervention permet à des utilisateurs munis des autorisations nécessaires de se joindre à un appel en cours. Cette fonctionnalité est pratique pour certains utilisateurs tels que des opératrices, des assistants de cadres, des formateurs et des superviseurs DAA qui doivent intervenir pour des motifs professionnels importants. Une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité d’intervention et pour inclure aussi éventuellement un numéro de poste spécifique pour une opération rapide à une touche. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, faites le point avec votre administrateur système. • Bridged Call Appearance – Les Bridged Call Appearances partagent les informations des représentations d’appel sur plusieurs téléphones IP distincts. Les utilisateurs bénéficient ainsi d’une gestion des appels plus rapide entre eux. Cette fonctionnalité est prévue pour des environnements système fondamentaux (agences ou petits bureaux) tels qu’un marchand d’automobiles ou une petite banque disposant de quatre lignes réseau et de huit téléphones IP. Veuillez consulter « Bridged Call Appearances » à la page 36 pour en savoir plus sur la gestion des appels à l’aide de Bridged Call Appearances.

32

• Représentation d’appel – La représentation d’appel correspond à un appel téléphonique sur votre poste. Veuillez consulter « Réponse à des appels supplémentaires » à la page 14 pour en savoir plus sur la gestion des appels sur votre poste. • Conférence masquée - Le système ShoreTel vous permet d’organiser des conférences pour trois correspondants au plus (six pour certaines configurations) sans avoir à consulter chaque nouveau correspondant avant qu’il ne participe à l’appel. Veuillez consulter « Établissement d’un appel conférence » à la page 15 pour en savoir plus. • Conférence consultative - Le système ShoreTel vous permet d’organiser des conférences pour trois correspondants au plus (six pour certaines configurations) en consultant chacun des nouveaux correspondants avant qu’il ne participe à l’appel. Veuillez consulter « Établissement d’un appel conférence » à la page 15 pour en savoir plus. • Conférence avec Intercom - Le système ShoreTel vous permet d’organiser des conférences pour trois correspondants au plus (six pour certaines configurations) en consultant chacun des nouveaux correspondants à l’aide de l’intercom avant qu’il ne participe à l’appel. Veuillez consulter la section « Établissement d’un appel conférence » à la page 15 pour en savoir plus. • Appeler la boîte vocale - Le système ShoreTel permet d’appeler la boîte vocale d’un autre utilisateur sans déclencher la sonnerie de son téléphone. Si vous utilisez souvent cette fonctionnalité, vous pouvez demander à votre administrateur système qu’il vous programme une touche personnalisée. Celle-ci peut être programmée pour appeler la fonctionnalité de composition de boîte vocale et pour inclure aussi éventuellement une boîte vocale spécifique pour une opération rapide à une touche. • Touche d’appel (Numérotation abrégée) - Le système ShoreTel vous permet de programmer des touches personnalisées sur votre téléphone pour une numérotation abrégée. Vous pouvez alors composer un numéro de poste ou un numéro externe à l’aide d’une seule touche. • Intercom – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs muni des autorisations nécessaires de communiquer avec d’autres utilisateurs du système à l’aide de l’intercom. Lorsque vous utilisez l’intercom pour communiquer avec un autre utilisateur, au lieu de faire sonner son appareil, votre correspondant entendra une tonalité sur son haut-parleur. Pour que cela fonctionne, votre correspondant doit disposer d’un téléphone IP ShorePhone. Outre la touche fonction fixe, une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité intercom liée à un poste spécifique pour une opération rapide à une touche. Veuillez consulter « Utilisation de l’intercom » à la page 16 pour en savoir plus.

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• Supervision du poste – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs, munis des autorisations nécessaires, de superviser le poste d’un autre utilisateur. Ce dispositif aide à gérer les appels entrants pour ce poste et il sert de raccourci lorsqu’il s’agit d’exécuter l’une des opérations suivantes : composition de ce numéro de poste, transfert, conférence, paracge d’appel, prise d’appel et communication par intercom avec ce poste. Veuillez consulter « Supervision de poste » à la page 40 pour en savoir plus. • Paging – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs, munis des autorisations nécessaires, d’accéder au système de paging par haut-parleur (ou de rechercher un groupe de téléphones IP ShoreTel), de composer le numéro fourni par l’administrateur système, d’attendre la tonalité de confirmation, puis de commencer à parler. Le message sera diffusé sur le haut-parleur du site ou par les haut-parleurs des téléphones IP. Veuillez consulter « Annoncer sur haut-parleur » à la page 43 et « Utilisation du paging de groupe » à la page 43 pour en savoir plus. • Parcage – Le système ShoreTel permet aux utilisateurs de parquer un appel en cours sur un autre poste. Veuillez consulter « Parcage et récupération des appels » à la page 43 pour en savoir plus. • Parcage et paging - Ce dispositif permet à un utilisateur de parquer un appel et de faire du paging simultanément par haut-parleur. • Prise – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs, munis des autorisations nécessaires, de prendre un poste qui sonne. • Prise de sonnerie de nuit - Le système ShoreTel permet à des appels d’être acheminés vers un poste qui sonnera sur un haut-parleur. Cette fonctionnalité peut être pratique aux heures de fermeture lorsqu’un correspondant désire parler à quiconque se trouve sur le site. • Prise/Récupération – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs de parquer un appel actif sur un autre poste ou de reprendre l’appel après son parcage. Veuillez consulter « Parcage et récupération des appels » à la page 43 pour en savoir plus. • Enregistrement des appels - Le système ShoreTel permet à des utilisateurs, munis des autorisations nécessaires, d’enregistrer leurs communications en cours. Cette fonction est pratique pour certains utilisateurs tels que des écrivains, des journalistes, des commerciaux ou des avocats qui doivent enregistrer des appels pour des raisons professionnelles importantes. Une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité d’enregistrement pour une opération rapide à une touche. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, faites le point avec votre administrateur système. • Enregistrement du poste – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs, munis des autorisations nécessaires, d’enregistrer un appel en cours sur un autre poste. Cette fonctionnalité est pratique pour certains utilisateurs tels que des superviseurs DAA qui doivent enregistrer des appels pour des raisons professionnelles importantes. Une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité d’enregistrement et pour inclure aussi éventuellement un numéro de poste spécifique pour une opération rapide à une touche. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, faites le point avec votre administrateur système. 34

• Envoi des données par un appel - Le système ShoreTel permet à des utilisateurs d’envoyer un lot préconfiguré de tonalités DTMF sur une ligne réseau au cours d’un appel. Cette fonctionnalité est utile pour diriger rapidement aussi bien des systèmes externes de réponse vocale interactifs que des systèmes externes nécessitant un numéro de compte. Une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité d’envoi de données et inclure les données à être envoyées par une opération rapide à une touche. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, faites le point avec votre administrateur système. • Supervision anonyme – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs munis des autorisations nécessaires de superviser anonymement un appel sur un autre poste. Cette fonctionnalité est pratique pour certains utilisateurs tels que des superviseurs DAA qui doivent surveiller des appels pour des raisons professionnelles importantes. Une touche personnalisée peut être programmée pour appeler la fonctionnalité de supervision anonyme et pour inclure aussi éventuellement un numéro de poste spécifique pour une opération rapide à une touche. Si vous avez besoin de cette fonctionnalité, faites le point avec votre administrateur système. • Transfert masqué– Le système ShoreTel vous permet de transférer un appel à un autre correspondant sans avoir à le consulter avant d’établir le transfert. Veuillez consulter « Transfert d’un appel » à la page 15 pour en savoir plus. • Transfert avec supervision– Le système ShoreTel vous permet de transférer un appel à un autre correspondant tout en vous donnant la possibilité de le consulter avant d’établir le transfert. Veuillez consulter « Transfert d’un appel » à la page 15 pour en savoir plus. • Transfert avec intercom– Le système ShoreTel vous permet de transférer un appel à un autre correspondant tout en vous donnant la possibilité de le consulter par intercom avant d’établir le transfert. Veuillez consulter « Transfert d’un appel » à la page 15 pour en savoir plus. • Transférer à la boîte vocale– Le système ShoreTel permet de transférer un appel directement à la boîte vocale d’un autre correspondant. Veuillez consulter « Déviation d’un appel » à la page 14 pour en savoir plus. • Transfert confidentiel– Le système ShoreTel permet à des utilisateurs munis des autorisations nécessaires d’intervenir dans un appel en cours et de communiquer avec l’un des correspondants sans que l’autre n’entende la conversation. Ainsi, l’utilisateur peut-il consulter l’autre correspondant avant de lui transférer l’appel. De son côté, le destinataire de l’appel peut répondre sans que son correspondant ne l’entende s’il active la fonctionnalité whisper mute. • Récupération – Le système ShoreTel permet aux utilisateurs de reprendre un appel actif d’un autre poste. Veuillez consulter « Parcage et récupération des appels » à la page 43 pour en savoir plus. • Paging discret – Le système ShoreTel permet à des utilisateurs munis des autorisations nécessaires d’intervenir dans un appel sur un autre poste et de parler au destinatatire sans que son correspondant n’entende la conversation. Le destinataire de l’appel peut vous répondre sans que son correspondant ne l’entende s’il active la fonctionnalité Secret. 35

• Whisper Page Mute – Si vous recevez une annonce Confidentiel, vous pouvez répondre en toute discrétion à la personne qui utilise la fonctionnalité de paging discret en mode whisper page mute.

Bridged Call Appearances La fonctionnalité Bridged Call Appearances (BCA) fournit des informations « pontées » entre plusieurs téléphones IP distincts, ce qui se traduit par une gestion des appels plus rapide entre utilisateurs. Cette fonctionnalité est prévue pour des environnements système fondamentaux (une agence ou un petit bureau) tels qu’un marchand d’automobiles ou une petite banque disposant de quatre lignes réseau et de huit téléphones IP. Une touche personnalisée sur chaque téléphone IP est configuré pour le BCA de telle sorte que lorsqu’un appel entrant arrive, cette touche personnalisée clignote en vert sur tous les téléphones. Si quelqu’un répond à l’appel, le voyant DEL sur le téléphone de cette personne s’allume en vert, tandis que la touche personnalisée sur tous les autres téléphones IP qui ont été programmés avec ce poste BCA s’allume en rouge. Ainsi, les informations de la représentation d’appel sont-elles partagées (ou pontées) avec tous les types de téléphone de la société. Vous pouvez passer un appel à l’aide de Bridged Call Appearance afin que d’autres utilisateurs puissent voir l’activité des appels. Pour appeler, appuyer sur le BCA, composez le code d’accès à la ligne réseau, puis le numéro. Le cas échéant, le voyant DEL sur le téléphone de l’appelant sortant s’allume en vert, tandis que la touche correspondante sur tous les autres téléphones s’allume en rouge. Si l’appel est mis en attente, les voyants DEL correspondants sur tous les téléphones passent au vert clignotant. Une touche peut être programmée pour chaque position dans la file d’attente des appels. REMARQUE Le fait d’appuyer sur la touche personnalisée du BCA en première

position pour des appels sortants ne donne pas nécessairement accès à la ligne réseau 1. Il n’y a pas de corrélation biunivoque entre les touches personnalisées programmées pour les postes BCA et une ligne réseau en particulier. Les lignes réseau peuvent être associées aux postes BCA de la manière aléatoire souhaitée par l’administrateur système. L’identité d’un appelant sortant pouvant être associée à cette touche (configurée par l’administrateur système) constitue un autre avantage de la nouvelle fonctionnalité BCA. Les règles suivantes déterminent quelle identité d’appelant est affichée lorsqu’un appel sortant passe par le BCA : • Sortant vers un poste interne - le nom et le numéro de l’utilisateur qui est à l’origine de l’appel BCA seront utilisés ; si cet utilisateur est « privé », l’identité de l’appelant est laissée en blanc.

36

• Sortant vers un poste externe - l’identité de l’appelant sera utilisée dans l’ordre suivant, en fonction de la disponibilité : • Identité de l’appelant sortant configurée pour ce BCA • Numéro DID configuré pour ce BCA • Identification externe ou numéro d’appelant de l’utilisateur qui est à l’origine de l’appel BCA • Sortant vers un numéro d’appel d’urgence (comme le 112) - l’identité d’urgence ou le numéro CESID (Caller’s Emergency Service Identification ou Identité de l’appelant pour les services d’urgence) de cet utilisateur est envoyé. Pour en savoir plus sur les Bridged Call Appearances (BCA), consultez votre administrateur système. Il peut aussi bien configurer vos Bridged Call Appearances pour fournir l’identité de l’appelant sur un appel entrant et l’afficher sur des appels actifs, qu’activer, désactiver ou retarder la sonnerie sur des appels entrants.

Supervision anonyme / Intervention Avec les autorisations nécessaires (attribuées par votre administrateur système pour votre téléphone et le téléphone ciblé), vous pouvez écouter une communication sans être entendu ou vous joindre à un appel en tant que participant à une conférence (« intervention »). • Pour superviser anonymement un appel, composez , puis le poste sur lequel l’appel est actif. • Pour intervenir dans un appel, composez , puis le poste sur lequel l’appel est actif. REMARQUE Si vous utilisez souvent les fonctionnalités de supervision

anonyme et d’intervention, vous devriez demander à votre administrateur système de configurer une touche personnalisée pour obtenir une opération à une touche. Consultez « Programmation de vos touches personnalisées » à la page 28 pour en savoir plus.

Coach discret Le coach discret permet à un utilisateur d’intervenir dans l’appel d’un autre utilisateur et de communiquer avec ce dernier. L’auteur de la session de coach discret peut parler à l’utilisateur spécifié et écouter tous les autres participants à l’appel. L’utilisateur spécifié est le seul participant pouvant entendre l’auteur de la session. Une classe de service de téléphonie définit les droits de coach discret. Le coach discret peut être activé depuis plusieurs téléphones IP ShoreTel.

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Pour activer un appel en coach discret depuis une touche programmable ShorePhone, appuyez sur la touche Coach discret. • Si la touche spécifie un destinataire de coach discret, le système démarra immédiatement la session de coach discret avec cet utilisateur. Dans ce cas, ignorez les étapes suivantes. • Si la touche ne spécifie pas de destinataire de coach discret, entrez le nom ou le numéro du destinataire dans l’interface utilisateur du téléphone. Pour démarrer une session de coach discret depuis un téléphone du système, • Entrez le code *22, suivi du numéro de poste cible. Les téléphones ShoreTel affichent les options de touches programmables dès qu’une option d’écoute discrète est activée. La figure suivante illustre l’interface utilisateur du téléphone ShorePhone 560 pour l’auteur d’une session de coach discret.

Options de touches programmables dont dispose l’auteur de la session de coach discret : • EcDisc : permet de convertir la session en session d’écoute discrète. • Interv : permet de convertir la session en appel d’intervention. • Affich. : affiche tous les participants à l’appel dans l’interface utilisateur du téléphone. Options de touches programmables dont dispose le destinataire de la session de coach discret : • Consul : place l’appel en cours en attente et établit un chemin vocal à double voie avec l’auteur de la session de coach discret. Lorsque le destinataire consulte l’auteur de la session de coach discret, les touches programmables disponibles sont les suivantes : • Reprendre : reprend l’appel original du destinataire. • Affich. : affiche tous les participants à l’appel. • Raccr. : met fin à l’appel. • Affich. : affiche tous les participants à l’appel dans l’interface utilisateur du téléphone. • Abndon : met fin à la session de coach discret. 38

Shared Call Appearence Shared Call Appearance est une fonction de ShoreTel qui établit une Bridged Call Appearance standard entre un utilisateur (directeur) et au moins un autre utilisateur (son assistant). Une Shared Call Appearance est normalement établie pour permettre à un ou plusieurs assistants de gérer les appels entrants et de les transférer en appels sortants au directeur.

Touches programmables Les directeurs et les assistants accèdent aux BCA et au circuit de téléassistance depuis Call Manager ou un téléphone ShorePhone via des touches programmables configurées pour des Bridged Call Appearance. Les touches destinées aux postes de direction ne peuvent pas être configurées en tant que Call Appearances.

Appels Shared Call Appearance entrants et sortants Appels entrants Le scénario suivant décrit une méthode de réception d’appels standard via des Shared Call Appearances. Étape 1 Lors d’un appel entrant, un témoin aBCA clignote sur les

dispositifs d’appel du directeur et de l’assistant (ShorePhone ou Call Manager). Le directeur peut répondre à l’appel et éliminer ainsi le rôle de l’assistant. Étape 2 L’assistant répond aux appels qui clignotent sur la touche

aBCA, et détermine le nom de l’appelant et la raison de son appel. Étape 3 L’assistant place l’appel en attente. REMARQUE Le minuteur des appels du directeur est remis à zéro si ce dernier

place l’appel en attente. Étape 4 L’assistant appuie sur la touche de téléassistance pour

appeler le directeur. Étape 5 L’assistant informe le directeur de l’appel et lui explique

comment prendre l’appel. Étape 6 Le directeur prend l’appel en attente en appuyant sur la

touche aBCA, comme l’assistant lui a expliqué. Les utilisateurs internes qui passent des appels au directeur voient s’afficher l’ID du numéro aBCA appelé lorsque le téléphone sonne, puis le numéro du directeur une fois l’appel transféré. 39

Appels sortants Le scénario suivant décrit une méthode de configuration d’appel standard via une Shared Call Appearance. Étape 1 L’assistant accède à une aBCA associée au poste du directeur

en appuyant sur la touche correspondante du téléphone IP ou de Call Manager. REMARQUE L’interlocuteur est en mesure de voir la bBCA du directeur ou l’ID

d’appelant aBCA de l’assistant en fonction du paramètre de registre de l’ID d’appelant BCA. Étape 2 L’assistant appelle le destinataire et le prépare à recevoir

l’appel du directeur. Étape 3 L’assistant place l’appel en attente. Étape 4 L’assistant appuie sur la touche de téléassistance pour

appeler le directeur. Étape 5 L’assistant informe le directeur de l’appel et lui explique

comment prendre l’appel. Étape 6 Le directeur prend l’appel en attente en appuyant sur la

touche aBCA, comme l’assistant lui a expliqué. La liste de rappels du poste de direction affiche uniquement les appels sortants.

Supervision de poste Un poste supervisé est une touche personnalisée (définie par votre administrateur système) qui vous aide à contrôler les appels entrants pour ce poste. Elle sert aussi de raccourci lorsque vous exécutez l’une des fonctions suivantes : composition de ce numéro de poste, transfert, conférence, parcage d’appel, prise d’appel et communication par intercom avec ce poste. En outre, vous pouvez voir à quel moment le poste supervisé a des messages non consultés par l’icône . Le téléphone affiche des icônes dans la zone des étiquettes du poste supervisé pour vous aider à déterminer son état opérationnel.

Prise d’appels sur un poste supervisé Outre les signaux visuels fournis par les icônes et le voyant DEL de la touche personnalisée du poste supervisé, vous entendez aussi une sonnerie différente lors d’un appel entrant. Si vous êtes en ligne, vous entendez une tonalité d’attente plus aiguë.

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Un appel entrant pour un poste supervisé s’affiche sur votre téléphone comme suit (voir ci-dessous) : Poste supervisé Appelant Numéro de l’appelant

Poste supervisé

Vous pouvez prendre l’appel lorsque la sonnerie se fait entendre en appuyant sur la touche personnalisée ou sur la touche programmable Rép. Vous pouvez l’envoyer à la boîte vocale du poste supervisé en appuyant sur À MV. Vous pouvez également répondre à un appel, après que le propriétaire du poste supervisé l’a mis sur attente, en appuyant sur la touche programmable Prise. Lorsque vous mettez en attente un appel qui est arrivé sur le poste supervisé, il est parqué sur le téléphone du propriétaire. À ce moment-là, il peut être repris par lui ou vous. L’administrateur système peut aussi bien configurer vos postes supervisés pour fournir l’identité du correspondant sur un appel entrant et l’afficher sur des appels actifs, qu’activer, désactiver ou retarder la sonnerie sur des appels entrants.

Annonce confidentielle Avec les autorisations nécessaires attribuées par votre administrateur système pour votre téléphone et le téléphone ciblé, la fonctionnalité d’annonce Confidentiel vous permet d’intervenir dans une communication en cours pour parler à un utilisateur interne. L’opération se déroule sans que le correspondant n’entende l’interruption et sans que vous n’entendiez le correspondant distant.

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Pour faire une annonce Confidentiel à un autre utilisateur qui est en ligne, composez ainsi que son numéro de poste. Il est important de remarquer que le correspondant en question doit disposer d’un combiné IP110, IP210, IP212k, IP230/230g, IP530, IP560/560g ou IP565. Si une annonce Confidentiel est envoyée à un autre modèle de téléphone (par exemple, IP100, SoftPhone ou téléphone analogique), l’appel est traité comme s’il s’agissait d’une communication par intercom. REMARQUE Si vous utilisez souvent la fonctionnalité d’annonce Confidentiel,

vous devriez demander à votre administrateur système de configurer une touche personnalisée pour vous permettre de déclencher cette opération à l’aide d’une seule touche. Consultez « Programmation de vos touches personnalisées » à la page 28 pour en savoir plus.

Prise de la sonnerie de nuit Une sonnerie de nuit, lorsqu’elle est activée par votre administrateur système, permet aux appels d’être dirigés sur un poste qui sonnera sur un haut-parleur. Cette fonctionnalité peut être pratique aux heures de fermeture lorsqu’un correspondant désire parler à quiconque se trouve sur le site. Si vous avez accès à la fonctionnalité de sonnerie de nuit (définie par votre administrateur système), composez pour répondre à l’appel sur votre site. Si vous entendez une tonalité anormale lorsque vous tentez de prendre la sonnerie de nuit, celle-ci peut ne pas avoir été configurée pour votre site ou vous pouvez ne pas disposer des autorisations nécessaires. Mettez-vous en rapport avec votre administrateur système si cette situation se produit. REMARQUE Si vous utilisez souvent la fonctionnalité de sonnerie de nuit,

vous devriez demander à votre administrateur système de configurer une touche personnalisée pour vous permettre de déclencher cette opération à l’aide d’une seule touche. Consultez « Programmation de vos touches personnalisées » à la page 28 pour en savoir plus.

Basculement de l’état des groupements Avec les autorisations nécessaires, vous pouvez basculer l’état du groupement d’occupé à libre (ou l’inverse) en composant , suivi du numéro de poste du groupement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les membres d’un groupement sont en réunion ou qu’ils quittent le bureau de bonne heure. Si vous êtes membre de plus d’un groupement, vous devez saisir le poste associé au groupement choisi après avoir composé le code accès ci-dessus. 42

Annoncer sur haut-parleur Si vous avez l’autorisation (attribuée par votre administrateur système) d’accéder au système de paging par haut-parleur, composez le numéro qu’il vous a fourni et attendez la tonalité de confirmation, puis commencez à parler. Raccrochez lorsque vous avez terminé. Si vous entendez des tonalités inhabituelles lorsque vous essayer de lancer le paging, le dispositif peut ne pas avoir été configuré pour votre site ou bien vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires. Mettez-vous en rapport avec votre administrateur système si cette situation se produit.

Utilisation du paging de groupe De façon analogue à la fonctionnalité de paging, vous pouvez également envoyer un message verbal à un groupe particulier d’utilisateurs qui ont été configurés pour le paging de groupe. En composant le numéro de poste du groupe en question associé à ces utilisateurs, vous pouvez enregistrer un message qui sera diffusé sur les haut-parleurs individuels de leurs téléphones IP ShoreTel. Pour utiliser cette fonctionnalité, composez le numéro de poste du paging de groupe qui vous a été fourni par votre administrateur système et attendez la tonalité de confirmation. Après avoir entendu la tonalité, commencez à parler. Notez que vous êtes en train de créer un enregistrement qui sera diffusé aux autres membres du groupe d’annonce. Raccrochez lorsque vous avez terminé l’enregistrement.

Parcage et récupération des appels Avec les autorisations nécessaires attribuées par votre administrateur système, vous pouvez parquer un appel actif sur un autre poste en procédant comme suit : Étape 1 Appuyez sur la touche programmable Parcage. Étape 2 Composez le numéro de poste, appuyez sur sa touche

personnalisée ou utilisez l’annuaire pour trouver le correspondant. Étape 3 Appuyez sur la touche programmable Parcage à nouveau.

Pour reprendre l’appel, appuyez sur Récupération, répétez l’étape 2 et appuyez sur Récupération à nouveau. REMARQUE Si vous utilisez souvent la fonctionnalité de parcage/

récupération, demandez à votre administrateur système de configurer une touche personnalisée pour pouvoir déclencher cette opération avec une seule touche. Consultez « Programmation de vos touches personnalisées » à la page 28 pour en savoir plus. 43

LOGICIEL CALL MANAGER Outre l’utilisation de l’interface de votre téléphone IP pour accéder aux fonctionnalités de ShoreTel, vous pouvez exécuter nombre de ces tâches à l’aide du logiciel Call Manager de ShoreTel. Le logiciel ShoreTel Call Manager dispose d’une interface visuelle et détaillée pour gérer et contrôler les communications, c’est-à-dire les appels téléphoniques et la messagerie vocale. Une interface conviviale vous permet d’accéder à toutes les fonctionnalités de votre système téléphonique IP ShoreTel, notamment à la messagerie unifiée, la gestion des appels en pointage-cliquage, la gestion des appels personnalisable et la messagerie vocale visuelle depuis votre ordinateur fonctionnant sous Windows. Le logiciel fonctionne de concert avec votre téléphone IP pour vous permettre d’effectuer les tâches suivantes : • • • •

composer par nom ou numéro changer le mode de gestion des appels ouvrir une session SoftPhone conserver un historique de 1 000 lignes des appels entrants, sortants et manqués • interagir avec des messages vocaux depuis votre PC Call Manager vous libère de tâches stériles comme de jouer à une version téléphonique de chat perché, chercher des numéros, se débattre pour établir des appels de conférence ou interagir avec des messages vocaux. Une présence intégrée élimine la version téléphonique de chat perché en vous informant si une ligne est occupée ou si un employé a redirigé ses appels vers une autre destination et tout ceci sans composition de numéro. En outre, un écran qui peut afficher jusqu’à 16 correspondants vous permet de passer de l’un à l’autre, de transférer des appels à une autre destination ou d’établir une conférence d’un simple clic de souris. Le logiciel Call Manager de ShoreTel est disponible en cinq versions, chacune d’elles permettant l’accès à des groupes de fonctionnalités légèrement différents : • • • • •

Personal Call Manager Advanced Call Manager Workgroup Agent Call Manager Workgroup Supervisor Call Manager Operator Call Manager

Pour en savoir plus sur Personal Call Manager et quelles fonctionnalités sont à votre disposition, consultez votre administrateur système.

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WEB ACCESS ShoreTel Web Access est une interface de type navigateur qui permet aux utilisateurs de gérer des options et des paramètres personnels depuis un navigateur Web de n’importe quel point du globe. Les détails de gestion des appels et les paramètres de notification peuvent être gérés aisément et en toute sécurité où que l’on se trouve. Pour en savoir plus sur Personal Call Manager et quelles fonctionnalités sont à votre disposition, consultez votre administrateur système.

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RÉSOLUTION DES PROBLÈMES Problème : Le système de messagerie vocale prévient vos correspondants que

votre boîte aux lettres est pleine et qu’elle ne peut plus accepter de nouveaux messages. Solution : Le système de messagerie vocale contient des messages supprimés récemment de la boîte vocale ; la prochaine fois que vous vous connecterez à votre boîte vocale, le système vous préviendra qu’elle est pleine. Si votre boîte est pleine, commencez par effacer tous les messages supprimés : Étape 1 À l’invite du menu principal, appuyez sur

.

Étape 2 Appuyez sur

pour effacer les messages supprimés.

Étape 3 Appuyez sur

pour confirmer la suppression.

Problème : Votre écran affiche « Hors service ». Solution : Votre téléphone est temporairement inutilisable. Veuillez vous mettre en rapport avec votre administrateur système. Problème : Personne ne vous entend lorsque vous passez par le haut-parleur. Solution : Vérifiez que des objets tels que des gobelets ou des livres ne bloquent pas le micro. Vous devriez vérifier également le réglage du volume. Problème : Votre écran est vide. Solution : Vous n’avez pas d’alimentation. Assurez-vous que le câble du réseau

est branché sur le port LAN du téléphone et sur le port de données de réseau approprié dans votre espace de travail. En outre, vérifiez bien que l’adaptateur d’alimentation de votre téléphone est branché sur le secteur ou que l’alimentation est fournie par un commutateur Ethernet sur votre réseau d’entreprise. Adressez-vous à l’administrateur système si la situation demeure inchangée. Problème : Vous n’avez pas de tonalité lorsque vous décrochez mais, par contre, votre téléphone fonctionne normalement. Solution : Vous avez activé le mode « Mains libres » qui est un dispositif prévu

pour une personne qui a un téléphone analogique et qui porte un casque. Consultez « Activation ou désactivation du mode Mains libres » à la page 29 pour savoir comment désactiver cette fonctionnalité. Problème : Votre écran de téléphone n’affiche pas la date et l’heure. Solution : Votre téléphone ne parvient pas à localiser le serveur d’horloge. Adressez-vous à l’administrateur système. 46

Visionnage des informations sur le téléphone Pour visionner des informations sur votre téléphone, telles qu’adresse IP, masque de sous-réseau, version et adresse MAC, procédez comme suit : REMARQUE Ces étapes ne devraient être suivies que sous le contrôle de votre

administrateur système. Étape 1 Le téléphone étant raccroché, appuyez sur la touche

Muet

.

Le voyant DEL ne devrait pas s’éclairer et vous ne devriez pas entendre de tonalité ; si ce n’est pas le cas, décrochez et raccrochez le combiné. Étape 2 Composez I-N-F-O sur le clavier, puis appuyez sur

.

Les informations suivantes s’affichent et vous pouvez les faire défiler en appuyant sur : • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Adresse IP (DHCP) Masque de sous-réseau Passerelle Vitesse de liaison (des deux ports) Serveur FTP Serveur MGC Serveur SNTP (adresse IP) Paramètre 802.1Q VLAN ID Adresse DNS (s’affiche uniquement sur le 230g) Passerelle VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) Port VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) Invite de nom utilisateur VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) Invite de mot de passe VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) Adresse FTP de VPN (s’affiche uniquement sur le 230g) Adresse IP Tunnel (s’affiche uniquement sur le 230g) Passerelle Tunnel (s’affiche uniquement sur le 230g) Nom du fichier d’application Nom du fichier de démarrage Nom du fichier de configuration de MAC Date du fichier de configuration Date de la version de l’application Date de la version du démarrage Pays Paramètre de langue Numéro de modèle Adresse MAC Numéro de série Version du matériel 47

Redémarrage de votre téléphone Pour redémarrer votre téléphone, procédez comme suit : REMARQUE Ces étapes ne devraient être suivies que sous le contrôle de votre

administrateur système. Étape 1 Le téléphone étant raccroché, appuyez sur la touche

Muet

.

Le voyant DEL ne devrait pas s’éclairer et vous ne devriez pas entendre de tonalité ; si ce n’est pas le cas, décrochez et raccrochez le combiné. Étape 2 Composez R-E-S-E-T sur le clavier, puis appuyez sur

Votre téléphone redémarre.

Réglage du contraste de l’écran Pour régler le contraste de l’écran, appuyez sur et maintenez appuyé tandis que vous appuyez plusieurs fois sur et sur le bouton de défilement (qui se trouve sur la gauche de l’écran du téléphone) pour accentuer ou atténuer le contraste.

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AIDE-MÉMOIRE DES CODES ÉTOILE LES PLUS COURANTS Parcage d’un appel

+ poste

Récupération d’un appel

+ poste

Prise d’un poste distant

+ poste

Prise de la sonnerie de nuit Utilisation de l’intercom

+ poste

Intervention

+ poste

Écoute discrète

+ poste

Basculement de l’état des groupements

+ poste groupement

Annonce confidentielle

+ poste

Changement du mode de gestion des appels et du renvoi

Voice Mail

+ mot de passe +

+

Changement de l’affectation du poste

Voice Mail

+ mot de passe +

+

Désaffecter un numéro de poste

Voice Mail

+ mot de passe +

+

Affectation d’un poste à un numéro externe

Voice Mail

+ mot de passe +

+

Fonctionnalités Office Anywhere Transfert d’un appel

+ destination +

Mise en conférence d’un appel

+ destination +

Mise en attente d’un appel Raccrocher Accéder à d’autres codes étoile

+

(tiré du tableau ci-dessus) +

poste

49

50