INTITULE DU POSTE OFFICE MANAGER/ CDD

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Domaine fonctionnel : Office Management, assistance de direction, comptabilité. Diplômes : Diplôme universitaire souhaité si possible complété par une première expérience professionnelle (idéalement dans le monde de la santé) Poste vacant : Remplacement d’un congé maternité du 15 octobre 2017 au 31 mars 2018 LOCALISATION GEOGRAPHIQUE LE LAB SANTE ILE DE FRANCE Pépinière Paris Santé Cochin 29, rue du Faubourg Saint-Jacques 75014 Paris. DESCRIPTION DE LA STRUCTURE Le Lab Santé Ile-de France a été créé en mai 2016 à l’initiative de l’Agence Régionale de Santé Ile-de-France, avec la Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris Ile-de-France et de Medicen Paris Region, membres fondateurs de cette structure de type association Loi 1901. Le Lab Santé a pour ambition de faciliter, stimuler et soutenir les projets de solutions innovantes en santé, en adéquation avec les priorités de santé régionales. Les services du Lab Santé Ile-de-France sont centrés sur la mise en relation et l’accompagnement d’acteurs publics et privés qui unissent leurs forces pour réaliser des projets dans le domaine de la santé. Le Lab Santé accompagne les acteurs du système pour accélérer la conception et le développement des innovations en santé. Les services d’intermédiation proposés aux acteurs publics et privés (établissements et professionnels de santé, patients et accompagnants, centres d’excellences et pôles de compétitivité, institutionnels, payeurs) permettent de trouver rapidement des solutions à leur recherche de terrains d’expérimentations, d’expertises, de partenaires académiques, technologiques ou industriels. Cette volonté de développement économique de la filière santé se traduit par la multiplication de partenariats publicsprivés et à ce jour, plus une vingtaine de projets sont suivis et le Lab Santé compte une cinquantaine d’adhérents. Les enjeux éthiques et de déontologie de ces nouvelles coopérations ainsi que les questions que ne manquent pas de poser l’usage des innovations sont pris en compte par un comité indépendant de réflexion éthique pour accompagner le Lab Santé Ile-de-France dans ses activités. L’équipe du Lab Santé Ile de France est composée de 5 personnes à ce jour. DESCRIPTION DU POSTE

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L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement au quotidien du Lab Santé. Il/elle assiste la direction générale dans tout ce qui relève du domaine administratif et du relais de l’information (interne/ externe). A ce titre, l’office manager est en charge de la relation clients, de la gestion des partenariats, de l’ensemble de la partie administrative, comptable et du secrétariat. L’Office Manager est l’interlocuteur privilégié de la Direction Générale et son responsable hiérarchique est le Directeur du Développement.

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Ses principales missions sont : ➢ Assiste l’équipe de direction afin d’optimiser la gestion de leurs activités (gestion de planning, organisation de déplacement, communication, préparation de réunions, accueil...) ; ➢ Organise et coordonne les informations internes et externes, y compris confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ; ➢ Prend en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel...) ; ➢ Réalise le suivi des opérations de comptabilité : effectue des opérations diverses de gestion bancaire (ordres de virement par exemple). Relance des factures impayées, effectue le classement et le suivi des facturation et prépare les éléments de comptabilité pour l’expert-comptable ; ➢ Suit le suivi administratif des dossiers du personnel ; ➢ Etablit les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;

PROFIL SOUHAITE L’ Office manager qui sera recruté(e), doit être polyvalent(e), organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d’un excellent relationnel. La multiplicité des tâches dont il/elle a la charge implique la maîtrise de son temps, de son organisation et de ses ressources à la fois pour gérer ses priorités et son stress. Sollicité(e) au quotidien par ses collaborateurs et les clients du Lab Santé, l’office manager doit savoir conserver son professionnalisme, sa disponibilité et sa réactivité tout en conservant son sens avéré de la diplomatie et de la discretion. Competences requises sur le poste: • •

Faire preuve de qualités relationnelles affirmées ; Avoir le sens du travail en équipe, de la disponibilité et le sens du respect des valeurs d’intégrité, de confidentialité et de respect des individus ; • Polyvalence, organisation, réactivité ; • Utilisation experte des outils bureautiques et des nouvelles technologies (indispensable) • Utilisation experte du logiciel de gestion commerciale EBP gestion commerciale (fortement recommandée) • Idéalement justifier d'une expérience au sein d’une entreprise, de préférence dans le domaine de la santé.  La rémuneration proposée se situe sur une fourchette annuelle brute de 25/30 k€ en fonction du profil du candidat(e).  CONTACT Contact : - Guillaume Galiay, Directeur du Développement du Lab Santé Ile-de-France [email protected] - Maud Weissleib, office Manager du Lab Santé Ile-de-France : [email protected]