CLSC ET UMF ENFIN LE SOUTIEN À LA PRATIQUE DEVRAIT ARRIVER ! Un comité FMOQ-MSSS veut accorder aux médecins de CLSC et d’UMF du personnel administratif supplémentaire et accroître leur participation aux décisions touchant les activités cliniques.

Emmanuèle Garnier

le Dr Sylvain Dion, président de l’Association des médecins de CLSC du Québec (AMCLSQ). On parle depuis plus d’une décennie du soutien à la pratique dans les CLSC, et c’était toujours resté des vœux pieux. Mais là, on a vraiment des mesures concrètes. »

Photos : Emmanuèle Garnier

Le rapport apporte des solutions tant au manque de ressources humaines et de soutien administratif dans les CLSC et les UMF qu’au peu de place fait aux médecins de famille dans les décisions touchant les services cliniques.

LA SECRÉTAIRE MÉDICALE Dr Sylvain Dion

Les médecins des CLSC et des unités de médecine familiale (UMF) devraient bientôt recevoir du renfort : secrétaires médicales, agents administratifs et même technicien en administration. Et en plus, ces cliniciens pourraient prochainement participer aux décisions concernant les activités cliniques de leur milieu : leur médecin responsable cogérerait le CLSC ou l’UMF dans ce domaine avec un cadre intermédiaire. Tout cela est écrit noir sur blanc dans un rapport : Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Un do­ cument rédigé et signé par un comité conjoint FMOQ-ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). « Le rapport a été entériné par le ministre et par la Fédération, souligne

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Les nouvelles mesures accorderaient aux CLSC et aux UMF un soutien ad­ ministratif selon l’importance de leur clientèle. Tous, cependant, auraient droit à un minimum. « Nous voulions que toute équipe médicale ait au moins une secrétaire médicale ainsi qu’une agente administrative à mi-temps. C’est la base qu’on doit trouver partout où il y a des médecins qui offrent des services à la population dans un CLSC ou une UMF », affirme le Dr Dion. Le comité conjoint a rédigé une description de tâches précise pour le nouveau personnel. La secrétaire médicale, par exemple, sera chargée d’accueillir, d’enregistrer et d’inscrire les patients, de gérer les dossiers médicaux, de participer au fonctionnement de l’accès adapté, etc. « Elle est la plaque tournante de l’équipe clinique et l’interlocuteur privilégié des médecins et des patients inscrits. Elle a pour objectif d’organiser

Le Médecin du Québec, volume 51, numéro 8, août 2016

au mieux la planification demandée par le médecin de famille dans le suivi longitudinal de ses patients et doit être dédiée spécifiquement à l’équipe clinique », indique le rapport. Si la secrétaire médicale s’absente, elle est doit être remplacée dès le premier jour. Et elle doit se consacrer uniquement aux activités médicales. « Elle ne fera pas la tâche de la réceptionniste », précise le Dr Dion. Elle n’effectuera pas non plus le travail d’une collègue malade dans un autre service. Elle ne pourra être déplacée. « Les médecins de famille pourront utiliser la description de tâches pour faire valoir leurs droits : rien n’y indique que la secrétaire peut aller faire des remplacements dans d’autres secteurs », précise la Dre Hélène Roy, directrice adjointe aux

Dre Hélène Roy

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P R O F E S S I O N N E L L E

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POUR

ACCÉLÉRER L’EMBAUCHE DU PERSONNEL Que faire pour accélérer la venue de la secrétaire et du

Affaires professionnelles à la FMOQ et responsable du comité conjoint. La secrétaire pourra toutefois fournir des services aux autres professionnels de la santé de l’équipe médicale du CLSC ou de l’UMF, mais uniquement dans un cadre précis. « Ce sera lors de suivis conjoints avec le médecin. La secrétaire ne s’occupera donc pas des patients qui sont traités uniquement par les autres professionnels de la santé », indique la Dre Roy.

LE PERSONNEL ADMINISTRATIF L’agent administratif, lui, assistera les membres de l’équipe clinique et le gestionnaire. Il aura à organiser les rencontres internes, à rédiger des comptes rendus, à gérer les horaires de travail, à saisir les données pour les statistiques, à tenir à jour les registres, à maintenir le stock du matériel, etc. « Il est là pour faire les tâches de logistique. Il doit s’arranger pour qu’il y ait de l’équipe­ ment dans les salles, pour que les four­nitures soient commandées, etc. Il gère l’environnement de pratique du médecin tandis que la secrétaire constitue l’interface entre le patient et le médecin », explique la Dre Roy. Dans les plus gros milieux, au-dessus de l’agent ad­mi­ nistratif se trouvera le technicien en administration (figure). Ce dernier effectuera des tâches liées à la gestion financière, à l’organisation du travail, à l’infor­matique ainsi qu’à la planification de travaux administratifs, comme la cueillette et l’analyse des données. Le technicien en administration pourra également être le chef de l’équipe administrative. « Quand il y aura au moins sept employés de bureau à temps plein, le technicien sera responsable de la coordination, affirme la Dre Roy. Une équipe plus grosse peut rendre la gestion des ressources humaines plus compliquée. La présence du technicien en administration ajoute donc un niveau intermédiaire de gestion qui permettra au médecin de se consacrer vraiment aux tâches cliniques et moins à l’administration et à la gestion de personnel. »

lemedecinduquebec.org

personnel administratif ? « Si les médecins veulent être proactifs, je les invite fortement à aller voir les descriptions de tâches de chacun des postes. On les trouve dans les annexes du rapport Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Ils pourront les personna­liser en vue de l’affichage de l’emploi. Parce il va falloir faire un concours », indique la Dre Hélène Roy, directrice adjointe aux Affaires professionnelles à la FMOQ. Les médecins et leur équipe pourront ajouter à la description de tâches de base les particularités du poste offert. « Par exemple, si la secrétaire doit travailler un ou deux soirs par semaine jusqu’à 20 heures, il faut que ce soit indiqué sur l’offre d’emploi. Les conditions doivent être fixées et claires au départ. » Une fois la description de tâches adaptée et rédigée, il faut consulter le Service des ressources humaines de l’établissement. « On doit voir si les conditions ajoutées dans la description de tâches sont conformes à la réalité de la fonction publique, explique la Dre Roy. Si, au mois d’octobre, les médecins s’aperçoivent que certaines exigences vont à l’encontre des conventions collectives, ils auront perdu un temps précieux. Il faut afficher tout de suite une offre d’embauche adéquate pour pourvoir les postes le plus rapidement possible. »

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FIGURE

PROPOSITION D’ORGANIGRAMME HIÉRARCHIQUE ET FONCTIONNEL EN CLSC/GMF-U (UMF)

Médecin responsable du CLSC/GMF ou directeur médical du GMF-U

Cadre intermédiaire

Cogestion

Technicien(s) en administration*

Agent(s) administratif(s)

Médecin(s)

Secrétaire(s) médicale(s)

Lien fonctionnel

Professionnels de la santé

Lien hiérarchique

* Le technicien en administration peut assumer le rôle de chef d’équipe Source : Fédération des médecins omnipraticiens du Québec-Ministère de la Santé et des Services sociaux. Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Rapport du Comité conjoint FMOQ-MSSS. Montréal-Québec : FMOQ-MSSS ; 2016. 18 p.

CALCUL REPOSANT SUR LE NOMBRE DE PATIENTS INSCRITS

pharmacien et les autres professionnels de la santé que fournit le programme GMF.

Comment serait calculé le nombre de nouveaux employés de soutien accordés à un CLSC ou à une UMF ? Simplement LA COGESTION selon le nombre de patients inscrits. Le comité a jugé qu’il Le comité conjoint FMOQ-MSSS souhaite modifier le mécas’agissait de l’indicateur le plus accessible et le plus fiable nisme de gestion des CLSC et des UMF. Ainsi, sous peu, un de la charge de travail. Ainsi, une clien­tèle de 3000 per­sonnes processus de cogestion devrait permettre aux médecins de participer davantage aux déci­sions. donnerait droit à deux secré­taires « Jusqu’à présent, on voyait entrer en médicales à temps plein et à un agent vigueur des mesures dont on n’avait ad­ministratif à demi-temps. Les cen­tres « Les médecins de CLSC jamais entendu parler, même si elles ayant un plus grand nombre d’inscripet de GMF-U (UMF) sont concernaient les ressources humaines tions bénéficieront de plus de personnel encore nombreux à évoquer qui travaillent avec nous. Un gestionnaire (tableau). Certains milieux pourraient la lourdeur de la tâche obtenir jus­qu’à 8,5 secrétaires. cléricale qu’ils ont à assumer pouvait supprimer un poste, modifier la façon de donner les rendez-vous, eux-mêmes en suppléance Les CLSC et les UMF qui sont aussi des ajouter une tâche à la secrétaire sans au personnel débordé, groupes de médecine de famille (GMF) absent, ou employé de façon qu’il y ait eu de discussions préalables avec le médecin ou l’équipe médicale », bénéficieraient par ailleurs d’un avaninadéquate. » explique le président de l’AMCLSCQ. tage : le nombre de leurs inscriptions – Rapport du Comité serait pondéré selon les critères du conjoint FMOQ-MSSS. Cette manière de procéder devrait bien­ programme GMF. Le résultat serait donc tôt être chose du passé. Le médecin plus généreux. En plus, les nouvelles responsable du CLSC ou le directeur mesures s’ajouteraient à celles du programme GMF. « Oui, cela devient intéressant », reconnaît le médical de l’UMF devrait travailler en partenariat avec le Dr Dion. Le personnel administratif vient donc se joindre à cadre intermédiaire. Ils prendraient ensemble les décisions celui qui est déjà payé par le GMF. Et il s’incorpore à l’équipe stratégiques, organisationnelles et fonctionnelles. formée par le personnel infirmier, le travailleur social, le

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TABLEAU

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P R O F E S S I O N N E L L E

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QUANTIFICATION DES RESSOURCES ATTRIBUÉES EN CLSC/GMF-U (UMF) EN FONCTION DU NOMBRE DE PATIENTS INSCRITS*

Nombre d’inscriptions

Agent administratif 0,5 ETP < 5999 1 ETP > 6000

Technicien en administration 0,5 ETP/6000 Max. 2 ETP Chef d’équipe : > 7 ETP à coordonner

Secrétaire médicale 1 ETP < 2999 2 ETP/3000 – 5999 2,5 ETP/6000 – 8999 Ajout d’un ETP/3000 suppl.

< 2999

0,5

–

1

3000 – 5999

0,5

–

2

6000 – 8999

1

0,5

2,5

9000 – 11 999

1

0,5

3,5

12 000 – 14 999

1

1

4,5

15 000 – 17 999

1

1

5,5

18 000 – 20 999

1

1,5

6.5

21 000 – 23 999

1

1,5

7,5

> 24 000

1

2

8,5

* L’inscription de la clientèle est pondérée lorsque le CLSC ou l’UMF adhère au programme GMF. Reproduction partielle d’un tableau tiré de : Fédération des médecins omnipraticiens du Québec-Ministère de la Santé et des Services sociaux. Soutien à la pratique en CLSC et en GMF-U (UMF). Rapport du Comité conjoint FMOQ-MSSS. Montréal-Québec : FMOQ-MSSS ; 2016. 18 p.

« Cela nous permettra d’échanger régulièrement avec le n’est pas encore en fonction, il faudra au moins que l’affichage gestionnaire. On pourra ainsi connaître à l’avance les chan- des postes et la sélection du personnel soient enclenchés. Les nouvelles mesures doivent être mises en gements qui peuvent survenir et discuter place au début de 2017. On ne peut pas des problèmes qui nous préoccupent. se permettre d’attendre davantage. » On pourra avoir des échanges réguliers « Le MSSS et la FMOQ concernant entre autres l’évaluation et le se sont engagés à déployer À l’automne, le Dr Dion consultera ses suivi du personnel, dire ce qui fonctionne tous les efforts nécessaires et ce qui ne fonctionne pas. » membres, entre autres au cours de l’as­ pour que l’environnement sem­blée générale, en octobre. « Les de travail des médecins Cette façon de procéder ne sera pas mé­de­cins nous diront alors si cela va bien. favorise l’inscription et le nouvelle dans tous les CLSC et UMF. Et si ce n’est pas le cas, on ira leur donner suivi des clientèles, et ce, « Dans certains endroits plus organisés, un coup de main. Il sera probablement peu importe il y avait déjà une cogestion », indique nécessaire que l’on fasse des pressions le milieu de pratique. » le Dr Dion. Dans d’au­tres milieux, par et que le ministère en fasse aussi auprès – Rapport du Comité contre, un changement de culture sera des établissements. Il faut que ces derconjoint FMOQ-MSSS. nécessaire. niers reconnaissent nos besoins et dégagent les ressources nécessaires. C’est une question de priorité. CerPLAN DE TRANSITION Quand tous ces changements seront-ils mis en œuvre ? À taines équipes de médecins de CLSC ont déjà du personnel quel moment le per­sonnel administratif arrivera-t-il ? Quand supplémentaire, parce que l’administration avait la volonté le mécanisme de cogestion fonctionnera-t-il ? Un plan de de l’accorder. » transition est prévu, mais il n’y a pas de calendrier. Les enjeux sont importants. « Il faut bien comprendre que « Il y a toutefois une date à respecter : le 31 décembre 2017, tout le travail que le comité conjoint a mené découle de l’ensouligne le Dr Dion. Il faudra alors que le 85 % de la population tente sur l’accessibilité. Un de ses articles prévoit de donner soit inscrite. » Le président de l’AMCLSCQ voudrait que d’ici des conditions favorables aux médecins pour leur permettre à la fin décembre 2016, la majorité des CLSC et des UMF d’atteindre les cibles d’inscription. Le ministère a donc un bénéficient des mesures prévues. « Si le nouveau personnel engagement », soutient le Dr Dion. // lemedecinduquebec.org

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