Activité Import/Export avec PGI CEGID Nous allons aborder différentes démarches qui combinent :
1.
Les outils natifs d’interopérabilité possédés par les logiciels (Rechercher la définition d’interopérabilité) notamment dans la suite Office Les formats d’échange standard, notamment XML.
Exporter des états (éditions)
On vous demande de créer des étiquettes d’adresses de courrier client personnalisées à partir du PGI et de sauvegarder danse Excel ces informations. Les états peuvent être exportés au format pdf. Selon leur présentation ils peuvent être ré-exploiter pour un autre usage. Cette possibilité d’exporter les données est faite via l’interface utilisateur standard du PGI et non via une requête SQL. Étiquettes clients Ventes – Editions – Etiquettes clients
Onglet : Mise en page – Bouton « Modifier l’état »
Créer un nouveau modèle d’état : Supprimer le contrôle T_PRENOM, les contrôles T-ADRESSE 2 et 3 et le contrôle T_PAYS. Enregistrer Code « EP » libellé « Etiquette perso [mon pseudo] ». Quitter. Dans la zone de liste Modèle d’état choisir « Etiquette perso [mon pseudo] ». Enregistrer. -> format pdf. Dans les options : cocher modification autorisée et copie/extraction autorisée. Ouvrir le fichier pdf – Exporter en texte. Ouvrir le fichier texte – Copier/coller dans une feuille Excel pour une utilisation ultérieure.
2.
Import dans le PGI
Pour des raisons de sécurité
Fiabilité, importer des données nécessite :
la connaissance du schéma de la base de données : notamment le nom des champs
le respect des règles d’intégrité de la base de données : unicité des clés primaires, intégrité de domaine, intégrité référentielle. La fiabilité des informations ainsi insérées sans passer par les contrôles du PGI de vraisemblance ou de cohérence avec les autres données.
Pour importer avec une requête SQL dans CEGID, il faut avoir l’autorisation d’exécuter l’outil « Administrateur de base de données ». C’est l’outil logiciel qui a permis au professeur de créer la base étudiant. 2.1 Test requête insertion L’essai de la requête d’insertion via les outils de Gestion commerciale ou comptabilité donne :
2.2
Démonstration professeur : Importer à partir d’un fichier Excel des nouvelles familles d’article dans la table CHOIXCOD Le fichier des nouvelles familles existe sous Excel :
CC_TYPE
CC_CODE
FN1 FN1 FN1 FN1 FN1 FN1
020 021 022 023 024 025
CC_LIBELLE Grignotage et instant café Ballotins Chocolats de domaine Offre Pâques Offre Noël Equinoxe
CC_ABREGE Grignotage Ballotins Domaine Pâques Noël Equinoxe
Dans la 5ème colonne une formule permet de concaténer les cellules et d’insérer les séparateurs de la requête SQL : ="('" & A1 & "','" & B1 & "','" & C1 & "','" & D1 &"')," La requête d’insertion des nouveaux enregistrements en SQL est la suivante : INSERT INTO CHOIXCOD (CC_TYPE,CC_CODE,CC_LIBELLE,CC_ABREGE) VALUES ('FN1','020','Grignotage et instant café','Grignotage'), ('FN1','021','Ballotins','Ballotins'), ('FN1','022','Chocolats de domaine','Domaine'), ('FN1','023','Offre Pâques','Pâques'), ('FN1','024','Offre Noël','Noël'), ('FN1','025','Equinoxe','Equinoxe'); La requête de consultation permet de vérifier que les enregistrements sont bien créés (Annexe 1)
3. Export du PGI vers Access pour obtenir une page HTML affichable directement dans un navigateur Vous souhaitez envoyer à un client « ETS FILEX CHOCOLATERIE » le détail de son compte dans un format standard visualisable dans un navigateur mais avec une présentation autre que XML brute.
La méthode la plus simple pour créer une page HTML visualisable dans un navigateur consiste à passer par Access. 3.1 Dans le PGI visualiser le détail des écritures du compte Comptabilité – Module Traitement courant – Consultation des comptes auxiliaires
Cliquer sur Exporter : le fichier est au format texte « Ecritures Filex.txt ». 3.2 Dans Access importer le fichier texte et générer une page HTM Données externes – Dans le groupe Importer et lier : Importer un fichier texte Dans le groupe Exporter : Plus : Document HTML « Ecritures Filex.html ». 3.3 Visualisation dans le navigateur web Cliquer/glisser ce fichier vers un navigateur ouvert. Le résultat est présenté sous forme de tableau. Ce document peut être envoyé à l’Ets Filex par mail.
4. Export du PGI vers Excel pour créer un fichier csv d’adresses client puis l’importe dans un carnet d’adresses de messagerie Gmail 4.1
Afficher la liste des tiers clients et fournisseurs (Raison sociale, adresse, code postal, ville, téléphone, mail. SELECT T_LIBELLE, T_ADRESSE1, T_CODEPOSTAL, T_VILLE, T_TELEPHONE, T_EMAIL FROM TIERS WHERE T_EMAIL"" Résultat de la requête à copier/coller dans Excel et enregistrer au format .csv T_LIBELLE
T_ADRESSE1
T_CODEPOSTAL T_VILLE
T_TELEPHONE
T_EMAIL
ETS BEGHIN BENJAMIN
59300
VALENCIENNES
03 27 45 52 84
[email protected]
ETS BIENVENU AIMÉ
231 rue berthelot 20 avenue victor hugo
59000
LILLE
03 20 42 12 78
[email protected]
ETS BOUCHEZ DANIEL
14 fg st honoré
55100
VERDUN
03 71 42 52 84
[email protected]
ETS CUNTH HERVÉ ETS DEDEYSTERE STÉPHANE
10 rue du marché
55100
VERDUN
03 71 16 22 45
[email protected]
56 rue des rouets
59610
FOURMIES
03 27 60 12 78
[email protected]
ETS DELVART FRANÇOIS
11 avenue flaubert 52 avenue du square
55000
BAR LE DUC
03 70 36 22 45
[email protected]
55700
STENAY
03 77 78 12 78
[email protected]
62 bd de la boétie
75010
PARIS
01 42 78 52 84
[email protected]
ETS FILEX CHOCOLATERIE SARL LES GOURMANDISES
4.2
Mappage entêtes de colonnes du résultat de la requête dans excel avec les noms des champs contact de Gmail Remplacer les entêtes de colonne par les noms des champs utilisés par Gmail : Name
Address 1 - Street
Address 1 - Postal Code
Address 1 - City
Phone 1 - Value
E-mail 1 - Value
T_LIBELLE
T_ADRESSE1
T_CODEPOSTAL
T_VILLE
T_TELEPHONE
T_EMAIL
Enregistrer au format .csv 4.3 Importation dans Gmail Vu en TP messagerie
5.
Export du PGI vers Excel pour obtenir un fichier dans le format standard XML
Supposons que nous voulons transférer un fichier des règlements à notre banque. Celle-ci nous impose un format XML (Extensible Markup Language). Une requête SQL permet d’exporter dans Excel les règlements souhaités. Un mappage Excel/XML permet de créer un fichier XML éditable avec le bloc notes ou avec un navigateur web. 5.1 Requête SQL d’affichage des écritures de règlement. Recopier la requête suivante dans le moniteur SQL : SELECT E_NUMEROPIECE, G_LIBELLE, E_DEBIT, E_LIBELLE FROM ECRITURE, GENERAUX WHERE G_GENERAL=E_GENERAL AND E_JOURNAL="BQ1" AND E_GENERAL="51211000" AND E_CONTREPARTIEGEN="41100000" ; Exporter au format Excel « ExportRèglementsAu[DateDuJour].xlsx 5.2 Mappage sous Excel Ouvrir ce fichier. Si on fait Fichier – Enregistrer sous – format XML on a le message suivant :
Pour qu'Excel puisse convertir des données dans un fichier xml il a besoin d'un schéma : « Un schéma de mappage XSD ». XML Schema est un langage de description de format de document XML permettant de définir la structure et le type de contenu d'un document XML. Cette définition permet notamment de vérifier la validité de ce document. Cette validation se fait grâce au fichier XML Schema Definition, ou fichier XSD. Fiabilité Étudier le fichier de mappage de l’annexe 2 adapté pour nos données de règlements. On reconnait dans les lignes commençant par xs:element name nos entêtes de colonnes mais nommées différemment : Ces noms seront ceux des balises XML adaptées à notre exemple. Noter plus particulièrement le type du montant. Copier/coller ces lignes dans un ficher créé avec le bloc notes et nommé mappagebanque.xsd (et non .txt !) Il faut maintenant créer la « liaison de données » entre notre fichier Excel et le fichier externe mappageBanque.xsd. Il faut donc définir la « source de données » c’est à dire le chemin d’accès (ou la chaîne de connexion) à notre fichier. => Onglet Développeur=> Source Le volet XML s'ouvre : On remarque en bas à droite un bouton Mappages XML - Cliquer dessus, la boîte de dialogue MAPPAGES XLM apparait. Il nous faut maintenant aller chercher notre schéma XSD (le fichier mappageBanque.xsd) et l'ajouter. Pour cela cliquer sur le bouton AJOUTER, sélectionner le fichier mappageBnaque.xsd et cliquez sur OUVRIR. Une autre boîte dialogue s'ouvre avec notre mappage. Cliquez sur OK Notre schéma apparaît dans le volet SOURCE XML.
Pour intégrer l'arborescence dans la feuille de calcul, cliquer sur Entrées dans le volet SOURCE XML et faire glisser dans la feuille de calcul sur la première cellule d’entête. C’est ce qu’on appelle le « mappage » ; c’est donc une mise en correspondance des cellules d’entête avec le fichier de mappage en respectant l’ordre bien sûr. Dans notre cas l’ordre des cellules et du mappage correspond on peut donc cliquer/glisser « Règlement » vers A1. Enregistrer le fichier ExportRèglementsAu[DateDuJour].xml 5.3
Éditer la liste des règlements au format XML
Ouvrir le fichier dans le bloc notes. Noter la structure du fichier « plat » avec ses balises personnalisées. Ouvrir le fichier dans le navigateur web (Glisser/déposer dans le navigateur ouvert). Il manque une mise en forme pour une visualisation plus appropriée. Imaginons que la banque reçoive ce fichier, elle devrait faire une extraction à partir des balises proposées pour l’importer dans sa propre base de données. Bien sûr ce n’est qu’un exemple, les fichiers échangés doivent respecter des normes d’échanges (voir EDI, SEPA,…).
Annexe 1 Liste des familles d’article
Annexe 2 Fichier de mappage Test Annexe 3 Résultat du mappage
