SKYPE ENTREPRISE Révision Février 2017
Liste des contacts Sommaire 1.
Introduction ....................................................................................................................................................... 3
2.
Ajouter un contact........................................................................................................................................... 3 1.
Ajouter un contact appartenant à votre société ............................................................................. 3
2.
Ajouter un contact n’appartenant pas à votre société ................................................................. 4
3.
Ajouter un contact qui dispose d’un compte Skype .......................................................................... 4
4.
Rechercher un contact ................................................................................................................................... 5
5.
Les options de communication .................................................................................................................. 6
1
1.
Envoyer un message instantané............................................................................................................ 6
2.
Démarrer un appel audio......................................................................................................................... 6
3.
Démarrer un appel vidéo ......................................................................................................................... 6
4.
La carte de visite.......................................................................................................................................... 7 1.
La fiche Contact ...................................................................................................................................... 7
2.
La fiche Organisation ............................................................................................................................ 7
3.
La fiche Appartenance .......................................................................................................................... 7
4.
Épingler ou détacher une carte de visite ....................................................................................... 8
5.
Autres Options ............................................................................................................................................. 8
6.
Planifier une réunion ................................................................................................................................. 8
Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
6.
Les groupes ........................................................................................................................................................ 9 1.
Créer un groupe .......................................................................................................................................... 9
2.
Niveau de confidentialité ....................................................................................................................... 10
3.
Echanger, collaborer, planifier, appeler, ….. .................................................................................... 11
4.
Supprimer, renommer, modifier l’ordre d’affichage d’un groupe.......................................... 11
7.
2
Indicateur d’alertes de changement de statut.................................................................................... 11 1.
Ajouter l’ indicateur d’alertes ............................................................................................................... 11
2.
Supprimer l’ indicateur d’alertes ......................................................................................................... 11
Le métier d'Assistante à l'ère du numérique : Votre aide au quotidien Maeva Chelly – Madame Fiche pratique
Sommaire
1. Introduction Skype Entreprise permet de collaborer avec qui vous voulez, partout et sur n'importe quel appareil. Il suffit de contacter une personne dans votre Liste de Contact. Ajouter ou rechercher un contact à l’intérieur de votre organisation, une personne qui dispose d’un compte Skype ou une personne qui ne fait pas partie de votre organisation pour qu’ils soient joignables en un simple clic, le processus est rapide et facile, à condition que vous connaissiez quelques informations basiques sur cette personne (nom, adresse email ou le nom Skype).
2. Ajouter un contact
Sommaire
Cliquer sur l’icône Ajouter un contact
1. Ajouter un contact appartenant à votre société
Sommaire
3
Sélectionner Ajouter un contact dans ma société
Saisir le nom, l’adresse email ou le numéro de téléphone de la personne
À mesure que vous tapez, l’affichage renvoie automatiquement à Contacts
Sélectionner la personne
Cliquer avec le bouton droit de la souris Ajouter à la liste des contacts
Choisir le groupe de contacts
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Sommaire
2. Ajouter un contact n’appartenant pas à votre société
Sélectionner Ajouter un contact qui ne fait pas partie de société
Demandez à votre correspondant s’il utilise :
Sommaire
o
Skype Entreprise
o
Skype (édition grand public)
Saisir le nom, l’adresse email ou le numéro de téléphone de la personne La recherche se fera dans l’Annuaire Skype
Sélectionner la personne Cliquer avec le bouton droit de la souris
Ajouter à la liste des contacts
Choisir le groupe de contacts
3. Ajouter un contact qui dispose d’un compte Skype Vous pouvez rechercher des utilisateurs de Skype, mais ceux-ci ne peuvent pas rechercher des utilisateurs de Skype Entreprise. Pour que vous puissiez ajouter des contacts qui disposent de comptes Skype, l’administrateur doit autoriser la recherche dans l’annuaire Skype pour votre organisation. Si vous ne voyez pas d’onglet Annuaire Skype comme celui présenté dans les étapes suivantes, l’annuaire n’a pas été activé
4
Dans la zone de recherche
Saisir le nom, l’adresse email ou le numéro de téléphone de la personne
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Sommaire
À mesure que vous tapez, l’affichage renvoie automatiquement à Contacts, où vous pouvez rechercher dans le carnet d’adresses de votre organisation
Sélectionner la personne
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Ajouter à la liste des contacts Choisir le groupe de contacts
4. Rechercher un contact Les contacts avec lesquels vous avez déjà eu une conversation se retrouvent dans votre liste des contacts.
5
La liste de contacts est triée par statut de connexion : o o
En ligne Absent(e)
o o
Inconnu Non disponible
Cliquer sur la zone de recherche
Saisir le nom de la personne recherchée
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Le contact est présent dans la liste des contacts
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner l’option désirée
La personne recherchée n’est pas encore dans la liste des contacts
Sommaire
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner Ajouter à la liste des contacts
5. Les options de communication
Sommaire
1. Envoyer un message instantané
Sommaire
le
bouton
de
message
Ou décrochez votre téléphone, et composez le numéro du contact à l’un des numéros de téléphone répertoriés
3. Démarrer un appel vidéo
6
Cliquer sur instantané
2. Démarrer un appel audio Cliquer sur le bouton d’appel audio
Sommaire
Cliquer sur le contact pour voir apparaître les différentes options de communication
Cliquer sur le bouton d’appel vidéo
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4. La carte de visite
Cliquer sur l’option Afficher la carte de visite
Pour connaître les différentes informations relatives au contact
1. La fiche Contact
Sommaire
Les informations de la fiche Contact permettent de connaître : o L’indicateur de présence o
La fonction occupée
o o
L’agenda Les éléments pour la contacter
o
…..
2. La fiche Organisation
Sommaire
Les informations de la fiche Organisation permettent de connaître : o o
Le nom du responsable Le nom des personnes ayant le même responsable
3. La fiche Appartenance
Sommaire
7
Les informations de la fiche Appartenance regroupent l’ensemble des groupes mail auxquels vous appartenez
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4. Épingler ou détacher une carte de visite Lorsque vous épinglez la carte de visite de quelqu’un sur votre bureau, celle-ci reste ouverte pour que vous puissiez rapidement consulter les informations de la personne ou la contacter Epingler une carte de visite
Ouvrir la carte de visite de la personne,
Cliquer sur le bouton en forme de punaise situé Détacher une carte de visite
Sommaire
Sommaire
5. Autres Options
Cliquer sur l’option Autres Options
Une fenêtre avec un choix d’options d’affiche
6. Planifier une réunion
Sélectionner réunion
Une fenêtre de demande de réunion s’ouvre
Remplir les informations demande Cliquer sur Envoyer
8
Cliquer à nouveau sur le bouton en forme de punaise
l’option
Planifier
liées
une
à
la
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6. Les groupes Les groupes Skype Entreprise ont pour vocation de réunir plusieurs collaborateurs dans une même conversation afin de partager des informations communes.
Sommaire
1. Créer un groupe
Sommaire
Cliquer sur l’icône Ajouter un contact
Sélectionner Créer un groupe
Donner un nom au groupe
Pour Ajouter des contacts, deux possibilités : o Glisser/déplacer d’un autre groupe o
Les ajouter à partir de la recherche Dans cet exemple, le contact sera ajouté d’un contact (voir paragraphe ci- dans la liste des contacts Autres contacts dessus)
Un même contact peut être ajouté dans autant de groupe que souhaité
Sélectionner le contact Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner Copier le contact vers
Dans cet exemple, le contact sera rajouté dans la liste des contacts Contact Externe
Remarque : Si, lorsque vous ajoutez des contacts, vous ne les affectez pas à un groupe spécifique, Skype Entreprise les ajoute automatiquement à un groupe supplémentaire nommé Autres contacts, qui dispose du niveau d’accès « Collègue ».
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2. Niveau de confidentialité Il existe une différence entre les groupes et les niveaux d’accès configurés par Skype Entreprise pour chaque contact
Sommaire
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Les groupes sont des collections qui vous permettent d’afficher et de communiquer plus efficacement avec vos contacts
Les niveaux d’accès sont des catégories basées sur des relations formelles, qui déterminent qui peut vous joindre, comment et quand
Sélectionner le contact
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner Changer confidentialité
le
niveau
de
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3. Echanger, collaborer, planifier, appeler, ….. Qu’il s’agisse d’échanger sur un projet ou diffuser une information à plusieurs collaborateurs, planifier une réunion, les groupes de travail peuvent s’avérer utiles.
Sommaire
Sélectionner le groupe
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner l’action souhaitée
Tous les contacts du groupe automatiquement mis en relation
Sommaire
seront
4. Supprimer, renommer, modifier l’ordre d’affichage d’un groupe
Sélectionner le groupe
Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sélectionner l’action souhaitée
7. Indicateur d’alertes de changement de statut Skype Entreprise vous permet de marquer des personnes afin d’être alerté dès que leur statut change
Sommaire
Sommaire
1. Ajouter l’ indicateur d’alertes Sélectionner le contact Cliquer avec le bouton droit de la souris
Sommaire
d’alertes
de
2. Supprimer l’ indicateur d’alertes Sélectionner le contact Cliquer avec le bouton droit de la souris
11
Sélectionner l’Indicateur changement de statut
Décocher l’Indicateur changement de statut
d’alertes
de
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