SOLICITATION CLOSES L’INVITATION PREND FIN at - à on - le

14:00 06 juillet 2016

Time Zone: - Fuseau horaire : Eastern Daylight Time (EDT)

Title - Sujet Archiviste principal – Soutien des recours en justice Solicitation No. - N° de l’invitation DND-14/0031562 Date 27 mai 2016 Reference No. (optional) - N° de référence (facultatif)

REQUEST FOR STANDING OFFERS DEMANDE D’OFFRES À COMMANDES Proposal to: Department of National Defence (DND) We hereby offer to sell to Her Majesty the Queen in right of Canada, in accordance with the terms and conditions set out herein, referred to herein or attached hereto, the goods, services, and construction listed herein and on any attached sheets at the price(s) set out therefor.

Proposition au : ministère de la Défense nationale (MDN)

RETURN BIDS TO: RETOURNER LES SOUMISSIONS À : Par courriel à l’adresse : [email protected] Direction – Contrats de services 4 (DC Svcs 4) À l’attention de : Luc Maillet Address enquiries to: Adresser toute demande de renseignements à : Luc Maillet Telephone No. N° de téléphone

E-Mail Address Courriel

819-939-8478

[email protected]

FOB - FAB Nous offrons par la présente de vendre à Sa Majesté la Reine du chef du Canada, aux conditions énoncées ou incluses par référence dans la présente et aux annexes ci-jointes, les biens, services et construction énumérés ici sur toute feuille ci-annexée, au(x) prix indiqué(s).

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Voir aux présentes. Destination

Voir aux présentes.

LE PRÉSENT DOCUMENT COMPORTE UNE EXIGENCE EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ. Vendor/Firm Name and Address Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur

Telephone No. - N° de téléphone

Issuing Office - Bureau de distribution Direction – Contrats de services 4 (DC Svcs 4)

Facsimile No. - N° de télécopieur

Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm (type or print) Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/ de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie)

Signature

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Date

No de l’invitation DND-14/0031562 TABLE DES MATIÈRES PARTIE 1 – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX INTRODUCTION............................................................................................................................................... 4 1.1 1.2 SOMMAIRE ..................................................................................................................................................... 4 1.3 EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ.......................................................................................................... 5 1.4 COMPTES RENDUS......................................................................................................................................... 5 1.5 BUREAU DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT ............................................................................... 5 PARTIE 2 – INSTRUCTIONS À L’INTENTION DES OFFRANTS ............................................................... 6 2.1 2.2 2.3. 2.4. 2.5. 2.6

INSTRUCTIONS, CLAUSES ET CONDITIONS UNIFORMISÉES ........................................................................... 6 PRÉSENTATION DES OFFRES ......................................................................................................................... 6 ANCIEN FONCTIONNAIRE ............................................................................................................................... 7 DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS – DOC.................................................................................................... 8 LOIS APPLICABLES ......................................................................................................................................... 8 FONDEMENT DU TITRE DU CANADA SUR LES DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ............................... 9

PARTIE 3 – INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES OFFRES .................................................. 10 3.1.

INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES OFFRES ................................................................................. 10

PARTIE 4 – PROCÉDURES D’ÉVALUATION ET MÉTHODE DE SÉLECTION ....................................... 11 4.1 4.2

PROCÉDURES D’ÉVALUATION ...................................................................................................................... 11 MÉTHODE DE SÉLECTION ............................................................................................................................ 12

PARTIE 5 – ATTESTATIONS ET AUTRES RENSEIGNEMENTS .............................................................. 13 5.1 ATTESTATIONS PRÉALABLES À L’ATTRIBUTION D’UNE OFFRE À COMMANDES ET RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES .................................................................................................................................................. 13 PARTIE 6 – EXIGENCES EN MATIÈRE D’ASSURANCE, DE FINANCES ET DE SÉCURITÉ................15 6.1

EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ ....................................................................................................... 15

PARTIE 7 – OFFRE À COMMANDES ET CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT ............................. 16 A. OFFRE À COMMANDES ....................................................................................................................... 16 7A.1 7A.2 7A.3 7A.4 7A.5 7A.6 7A.7 7A.8 7A.9 7A.10 7A.11 7A.12 7A.13

OFFRE .......................................................................................................................................................... 16 EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ........................................................................................................ 16 CLAUSES ET CONDITIONS UNIFORMISÉES ................................................................................................... 16 DURÉE DE L’OFFRE À COMMANDES ............................................................................................................. 17 AUTORITÉS .................................................................................................................................................. 17 UTILISATEURS DÉSIGNÉS ............................................................................................................................ 18 PROCÉDURES LIÉES AUX COMMANDES SUBSÉQUENTES ............................................................................ 18 INSTRUMENT DE COMMANDE SUBSÉQUENTE .............................................................................................. 19 LIMITES DES COMMANDES SUBSÉQUENTES ................................................................................................ 19 LIMITES FINANCIÈRES .............................................................................................................................. 19 ORDRE DE PRIORITÉ DES DOCUMENTS ................................................................................................... 19 ATTESTATIONS......................................................................................................................................... 20 LOIS APPLICABLES ................................................................................................................................... 20

B. CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT ........................................................................................... 20 7B.1 7B.2 7B.3 7B.4

ÉNONCÉ DES TRAVAUX ................................................................................................................................ 20 CLAUSES ET CONDITIONS UNIFORMISÉES ................................................................................................... 20 DURÉE DU CONTRAT .................................................................................................................................... 21 DIVULGATION PROACTIVE DES CONTRATS CONCLUS AVEC D’ANCIENS FONCTIONNAIRES.........................21 Page 2 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 PAIEMENT .................................................................................................................................................... 21 INSTRUCTIONS RELATIVES À LA FACTURATION ........................................................................................... 22 ASSURANCE ................................................................................................................................................. 22 PROGRAMME DE CONTRATS FÉDÉRAUX POUR L’ÉQUITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI – MANQUEMENT DE LA PART DE L’ENTREPRENEUR ..................................................................................................................................... 22 7B.9 CONTRAT DE DÉFENSE ................................................................................................................................ 22 7B.5 7B.6 7B.7 7B.8

ANNEXE A – ÉNONCÉ DES TRAVAUX ...................................................................................................... 23 ANNEXE B – BASE DE PAIEMENT ............................................................................................................. 27 ANNEXE C – LISTE DE VÉRIFICATION DES EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ ...................29 ANNEXE D DE LA PARTIE 5 – DEMANDE D’OFFRE À COMMANDES – PROGRAMME DE CONTRATS FÉDÉRAUX POUR L’ÉQUITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI – ATTESTATION ........................ 32 ANNEXE E – FORMULAIRE PWGSC-TPSGC 942, COMMANDE SUBSÉQUENTE À UNE OFFRE À COMMANDES ................................................................................................................................................ 33 ANNEXE F : ACCORD DE NON-DIVULGATION ........................................................................................ 34

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No de l’invitation DND-14/0031562 PARTIE 1 – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX 1.1

Introduction

La demande d’offre à commandes (DOC) contient sept parties, ainsi que des pièces jointes et des annexes, et elle est divisée comme suit : Partie 1

Renseignements généraux : renferme une description générale du besoin.

Partie 2

Instructions à l’intention des offrants : contient les instructions relatives aux clauses et aux conditions de la DOC.

Partie 3

Instructions pour la préparation des offres : fournit aux offrants les instructions relatives à la préparation d’une offre afin de répondre aux critères d’évaluation spécifiés.

Partie 4

Procédures d’évaluation et méthode de sélection : décrit la façon selon laquelle se déroulera l’évaluation, les critères d’évaluation auxquels on doit répondre, ainsi que la méthode de sélection.

Partie 5

Attestations et autres renseignements : renferme une description de toutes les attestations et des autres renseignements à fournir.

Partie 6

Exigences en matière d’assurance, de finances et de sécurité : comprend les exigences particulières auxquelles doivent répondre les offrants.

Partie 7

7A, Offre à commandes, et 7B, Clauses du contrat subséquent : la partie 7A, contient l’offre à commandes, y compris l’offre de l’offrant ainsi que les clauses et les conditions applicables; la partie 7B contient les clauses et les conditions qui s’appliqueront à tout contrat résultant d’une commande subséquente à l’offre à commandes.

Les annexes comprennent l’énoncé des travaux, la base de paiement, la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, l’attestation du Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi, l’accord de non-divulgation et le formulaire PWGSC-TPSGC 942 – Commande subséquente à une offre à commandes. 1.2

Sommaire

1.2.1

Le ministère de la Défense nationale (MDN) doit établir une offre à commandes individuelle et nationale afin d’obtenir les services d’un archiviste principal, au besoin, pour fournir un soutien des recours en justice à la Conseillère juridique auprès du MDN et des Forces armées canadiennes.

1.2.2

La période visée par l’offre à commandes débutera à la date d’attribution et prendra fin le 31 mars 2017 et cette période pourra être prolongée d’au plus quatre (4) périodes supplémentaires d’un an, selon les mêmes conditions.

1.2.3

L’offre à commandes devra être d’une valeur maximale de 2 000 000 $, taxes, frais de déplacement et périodes d’option comprise. L’offre à commandes initiale sera attribuée pour la valeur maximale et les périodes d’option seront exercées uniquement afin de prolonger la durée de l’offre à commandes.

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No de l’invitation DND-14/0031562 1.2.4

Le besoin est assujetti aux dispositions de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce, de l’Accord de libre-échange nord-américain, de l’Accord de libreéchange Canada-Chili, de l’Accord sur le commerce intérieur, de l’Accord de libre-échange Canada-Pérou, de l’Accord de libre-échange Canada-Colombie et de l’Accord de libre-échange Canada-Panama.

1.3

Exigences en matière de sécurité

Le présent besoin comporte des exigences en matière de sécurité. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter la Partie 6, Exigences en matière d’assurance, de finances et de sécurité, et la Partie 7, Offre à commandes et clauses du contrat subséquent. Pour en savoir plus sur les enquêtes de sécurité réalisées auprès du personnel et des entreprises, ainsi que sur les clauses de sécurité, les offrants peuvent consulter le site Web du Programme de sécurité industrielle (PSI) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) [http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.html]. 1.4

Comptes rendus

Les offrants peuvent demander un compte rendu des résultats du processus de DOC. Les offrants devraient en faire la demande au responsable de l’offre à commandes dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception des résultats du processus de DOC. Le compte rendu peut être fourni par écrit, par téléphone ou en personne. 1.5

Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Si vous avez des questions ou des problèmes concernant l’appel d’offres, vous pouvez les soulever auprès du ministère ou auprès du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA). Le BOA a été mis sur pied par le gouvernement du Canada afin d’offrir aux fournisseurs un moyen indépendant de déposer des plaintes liées à l’attribution de contrats de moins de 25 000 $ pour des biens, et de moins de 100 000 $ pour des services. Vous pouvez transmettre vos questions ou vos préoccupations concernant l’appel d’offres ou l’attribution du contrat subséquent au BOA par téléphone, au 1-800-734-5169, ou par courriel, à l’adresse [email protected]. Vous pouvez également obtenir de plus amples renseignements sur les services qu’offre le BOA en consultant son site Web, à l’adresse www.opoboa.gc.ca. En outre, le BOA offre un mode alternatif de règlement des conflits en vue de résoudre tout différend entre les parties en ce qui a trait à l’interprétation ou à l’application d’une modalité du contrat subséquent.

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No de l’invitation DND-14/0031562 PARTIE 2 – INSTRUCTIONS À L’INTENTION DES OFFRANTS 2.1

Instructions, clauses et conditions uniformisées

Toutes les instructions, clauses et conditions identifiées dans la DOC par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) [https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-clauses-et-conditionsuniformisees-d-achat] publié par SPAC. Les offrants qui présentent une offre s’engagent à respecter les instructions, les clauses et les conditions de la DOC et acceptent les clauses et les conditions de l’offre à commandes et du ou des contrats subséquents. Le document 2006 (2016-04-04) – Instructions uniformisées – demande d’offres à commandes – biens ou services – besoins concurrentiels, est incorporé par renvoi à la DOC et en fait partie intégrante. L’article 02, Numéro d’entreprise – approvisionnement est supprimé dans sa totalité. L’alinéa 2d) de l’article 05, Présentation des offres, est supprimé et remplacé par ce qui suit : Il incombe au soumissionnaire : de transmettre sa soumission uniquement à l’organisation du ministère de la Défense nationale (MDN) recevant les soumissions, comme il est indiqué à la page 1 de l’appel d’offres. Le paragraphe 4 de l’article 05, Présentation des offres, est modifié comme suit : Supprimer : 60 jours Insérer : 90 jours L’article 07, Offres retardées, est supprimé et remplacé par ce qui suit : Il incombe au soumissionnaire de s’assurer que l’autorité contractante a reçu sa soumission dans sa totalité. Les soumissions reçues en retard en raison d’une erreur d’acheminement ou d’un autre problème lié à la livraison électronique ne seront pas acceptées. L’article 08, Transmission par télécopieur, est supprimé en entier. L’article 20, Autres renseignements, est supprimé dans sa totalité. 2.2

Présentation des offres

Sauf indication contraire dans la DOC, les offres doivent être reçues par le responsable de l’offre à commandes dont l’adresse électronique est précisée à la page 1 du présent appel d’offres, à la date, à l’heure et au lieu indiqués à cette même page. Présentation des soumissions par voie électronique : Le système de messagerie électronique ou les pare-feu du MDN peuvent refuser les courriels individuels excédant cinq (5) mégaoctets ou comprenant d’autres éléments tels que des macros ou des hyperliens intégrés, sans avertissement à l’offrant ou au représentant du responsable de l’offre à commandes. Les offres volumineuses peuvent être envoyées en plusieurs courriels. Le responsable de l’offre à commandes accusera réception des documents. Il incombe à l’offrant de s’assurer que le responsable de l’offre à commandes a reçu la soumission en entier. L’offrant ne doit pas supposer que tous ses documents ont été reçus, sauf si le responsable de l’offre à commandes accuse réception de chaque document. Afin de réduire au minimum les risques de problèmes techniques, l’offrant doit prévoir suffisamment de temps Page 6 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 avant la date et l’heure de clôture pour l’accusé de réception de ses documents. Les documents techniques et financiers reçus après la date et l’heure de clôture seront rejetés. Si vous choisissez de transmettre votre offre par télécopieur ou courrier électronique (courriel), le Canada ne sera pas tenu responsable des offres en retard, c’est-à-dire après la date et l’heure de clôture. 2.3.

Ancien fonctionnaire

Les contrats attribués à d’anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l’examen public le plus minutieux et constituer une dépense équitable des fonds publics. Afin de respecter les politiques et les directives du Conseil du Trésor sur les contrats attribués à d’anciens fonctionnaires, les offrants doivent fournir les renseignements exigés ci-dessous avant l’attribution d’une offre à commandes. Si la réponse aux questions et, s’il y a lieu, les renseignements requis n’ont pas encore été fournis au moment où l’évaluation des offres est effectuée, le Canada informera le soumissionnaire du délai à l’intérieur duquel les renseignements doivent être fournis. À défaut de répondre à la demande du Canada et de respecter les exigences dans les délais prescrits, l’offrant verra son offre déclarée non recevable. Définitions Aux fins de la présente clause : « ancien fonctionnaire » signifie tout ancien employé d’un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R., 1985, ch. F-11, un ancien membre des Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien fonctionnaire peut être : a. une personne, b. une personne morale, c. une société de personnes constituée d’anciens fonctionnaires, d. une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne visée détient un intérêt important ou majoritaire; « période du paiement forfaitaire » signifie la période mesurée en semaines de salaire pendant laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou vers un autre emploi à la suite de la mise en place des divers programmes visant à réduire la taille de la fonction publique. La période du paiement forfaitaire ne comprend pas la période visée par l’indemnité de départ, qui se mesure de façon similaire; « pension » désigne une pension ou une allocation annuelle versée en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), L.R., 1985, ch. P-36, et toute augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires, L.R., 1985, ch. S-24, dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne comprend pas les pensions payables en vertu de la Loi sur la pension de retraite des Forces canadiennes, L.R., 1985, ch. C-17, de la Loi sur la continuation de la pension des services de défense, 1970, ch. D-3, de la Loi sur la continuation des pensions de la Gendarmerie royale du Canada, 1970, ch. R-10, de la Loi sur la pension de retraite de la Gendarmerie royale du Canada, L.R., 1985, ch. R-11, de la Loi sur les allocations de retraite des parlementaires, L.R., 1985, ch. M-5 et de cette partie de la pension payable en vertu de la Loi sur le régime de pensions du Canada, L.R., 1985, ch. C-8. Ancien fonctionnaire touchant une pension D’après les définitions ci-dessus, l’offrant est-il un ancien fonctionnaire touchant une pension? OUI ( ) NON ( ) Dans l’affirmative, l’offrant doit fournir les renseignements suivants pour tout fonctionnaire touchant une pension, s’il y a lieu : a. le nom de l’ancien fonctionnaire; Page 7 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 b. la date de cessation d’emploi dans la fonction publique ou de la retraite. En fournissant ces renseignements, les offrants acceptent que le statut d’ancien fonctionnaire touchant une pension de l’offrant retenu soit publié dans les rapports de divulgation proactive des marchés, sur les sites Web des ministères, et ce, conformément à l’Avis sur la Politique des marchés : 2012-2 et aux Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés. Directive sur le réaménagement des effectifs L’offrant est-il un ancien fonctionnaire qui a reçu un paiement forfaitaire en vertu de la Directive sur le réaménagement des effectifs? OUI ( ) NON ( ) Dans l’affirmative, l’offrant doit fournir les renseignements suivants : a. b. c. d. e. f.

le nom de l’ancien fonctionnaire; les conditions de l’incitatif versé sous forme de paiement forfaitaire; la date de la cessation d’emploi; le montant du paiement forfaitaire; le taux de rémunération qui a servi au calcul du paiement forfaitaire; la période correspondant au paiement forfaitaire, y compris la date du début, la date de fin et le nombre de semaines; g. le nombre et le montant (honoraires professionnels) des autres contrats assujettis aux conditions d’un programme de réaménagement des effectifs.

Pour tous les contrats attribués pendant la période du paiement forfaitaire, le montant total des honoraires qui peut être payé à un ancien fonctionnaire qui a reçu un paiement forfaitaire est limité à 5 000 $, taxes applicables comprises. 2.4.

Demandes de renseignements – DOC

Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit au responsable de l’offre à commandes au moins cinq (5) jours civils avant la date de clôture de la DOC. Les demandes de renseignements reçues après cette date pourraient rester sans réponse. Les offrants doivent inscrire le plus exactement possible l’article numéroté de la DOC auquel se rapporte leur demande de renseignements. Ils doivent prendre soin d’expliquer chaque question en donnant suffisamment de détails pour permettre au Canada d’y apporter des réponses exactes. Les demandes de renseignements techniques qui ont un caractère exclusif doivent afficher clairement la mention « exclusif » vis-à-vis de chaque article pertinent. Les articles portant la mention « exclusif » feront l’objet d’une discrétion absolue, sauf dans les cas où le Canada considère que la demande de renseignements n’a pas un caractère exclusif. Dans ce cas, le Canada peut modifier les questions ou demander à l’offrant de le faire, afin d’en éliminer le caractère exclusif et de permettre la transmission des réponses à tous les offrants. Le Canada peut ne pas répondre aux demandes de renseignements dont la formulation ne permettrait pas de les diffuser à tous les offrants. 2.5.

Lois applicables

L’offre à commandes et tout contrat subséquent découlant de celle-ci doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario, et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois. À leur discrétion, les offrants peuvent indiquer les lois applicables d’une province ou d’un territoire canadien de leur choix, sans que la validité de leur offre soit remise en question, en supprimant le nom de la province ou du territoire canadien précisé et en insérant le nom de la province ou du territoire canadien de leur choix. Si aucun changement n’est apporté, cela signifie que l’offrant accepte les lois applicables indiquées. Page 8 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 2.6

Fondement du titre du Canada sur les droits de propriété intellectuelle

Le Canada a déterminé que tout droit de propriété intellectuelle découlant de l’exécution des travaux prévus par le Contrat subséquent appartiendra au Canada, pour les motifs suivants : L’objectif principal du contrat ou des produits livrables visés par le contrat est de générer des connaissances et des renseignements destinés à une diffusion publique.

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No de l’invitation DND-14/0031562 PARTIE 3 – INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES OFFRES 3.1.

Instructions pour la préparation des offres

Le Canada demande que les offrants fournissent leur offre en sections distinctes, comme suit : Section I :

Offre technique (une copie électronique)

Section Il :

Offre financière (une copie électronique)

Section III :

Attestations (une copie électronique)

Les prix doivent figurer dans l’offre financière seulement. Aucun prix ne doit être indiqué dans une autre section de l’offre. Le Canada exige que les offrants suivent les instructions de présentation décrites ci-après pour préparer leur offre. a) b)

utiliser du papier de 8,5 po x 11 po (216 mm x 279 mm); utiliser un système de numérotation correspondant à celui de la DOC.

En avril 2006, le Canada a approuvé une politique exigeant que les ministères et organismes fédéraux prennent les mesures nécessaires pour incorporer les facteurs environnementaux dans le processus d’approvisionnement : la Politique d’achats écologiques (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ecologisationgreening/achats-procurement/politique-policy-fra.html). Pour aider le Canada à atteindre ses objectifs, les offrants devraient : 1)

utiliser du papier de 8,5 po x 11 po (216 mm x 279 mm) contenant des fibres certifiées provenant d’un aménagement forestier durable, et comprenant au moins 30 % de matières recyclées;

2)

utiliser un format qui respecte l’environnement : impression noir et blanc, recto verso/à double face, broché ou agrafé, sans reliure Cerlox, reliure à attaches ou reliure à anneaux.

Section I :

Offre technique

Dans leur offre technique, les offrants doivent expliquer et démontrer comment ils entendent répondre aux exigences et réaliser les travaux. Section Il :

Offre financière

Les offrants doivent présenter leur offre financière en conformité avec l’Annexe B, Base de paiement. Le montant total des taxes applicables doit être indiqué séparément. 3.1.1

Fluctuation du taux de change

C3011T (2013-11-06) Fluctuation du taux de change Section III : Attestations Les offrants doivent soumettre les attestations requises conformément à la Partie 5.

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No de l’invitation DND-14/0031562

PARTIE 4 – PROCÉDURES D’ÉVALUATION ET MÉTHODE DE SÉLECTION 4.1

Procédures d’évaluation

a)

Les offres reçues seront évaluées en fonction de la totalité du besoin énoncé dans la DOC, y compris les critères d’évaluation techniques et financiers.

b)

Une équipe d’évaluation composée de représentants du gouvernement du Canada évaluera les offres.

4.1.1

Évaluation technique 4.1.1.1 Critères techniques obligatoires Numéro

Critère technique obligatoire

Critères obligatoires pour les soumissionnaires O1-A L’offrant doit démontrer clairement qu’il a acquis cinq ans d’expérience au cours des dix dernières années dans la prestation de services d’archiviste principal à des organismes gouvernementaux à l’appui de litiges gouvernementaux, comme il est défini à l’Annexe A, Énoncé des travaux.

O1-B

L’offrant doit démontrer clairement que son personnel compte un archiviste principal dévoué, comme il est défini à l’Annexe A, Énoncé des travaux, auquel il peut faire appel au besoin.

Satisfait/non satisfait

Instructions à l’intention des soumissionnaires Les documents utilisés pour démontrer la conformité peuvent comprendre les documents de référence et les documents contractuels suffisamment détaillés et les autres éléments de preuve vérifiables. (On rappelle aux offrants qu’il leur revient de démontrer clairement comment ils respectent ce critère.) L’offrant doit fournir des preuves démontrant l’engagement d’au moins un archiviste principal disponible. L’engagement peut prendre la forme d’un contrat, d’une entente ou d’une autre entente vérifiable. De plus, l’offrant doit fournir une preuve suffisante (p. ex. curriculum vitæ) pour démontrer que la ressource possède les qualifications d’archiviste principal définies dans l’énoncé des travaux.

4.1.2

Évaluation financière

1. Le prix de l’offre sera évalué comme suit : a. Les offrants établis au Canada doivent proposer des prix fermes comprenant les droits de douane et la taxe d’accise canadiens et excluant les taxes applicables. b. Les offrants établis à l’étranger doivent proposer des prix fermes qui ne comprennent pas les taxes applicables, les droits de douane et la taxe d’accise canadiens. Les droits de

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No de l’invitation DND-14/0031562 douane et les taxes d’accise canadiens payables par le Canada seront ajoutés, à des fins d’évaluation seulement, aux prix présentés par les offrants établis à l’étranger. 2. À moins que la DOC ne stipule précisément que les prix proposés doivent être en dollars canadiens, les prix proposés en devises étrangères seront convertis en dollars canadiens aux fins d’évaluation. Pour les offres présentées en devises étrangères, le taux utilisé comme facteur de conversion sera celui indiqué par la Banque du Canada à la date de clôture de la DOC, ou à une autre date précisée dans la DOC. 3. Bien que le Canada se réserve le droit d’attribuer l’offre à commandes FAB usine ou destination FAB, le Canada demande aux offrants de proposer des prix FAB usine ou point d’expédition et destination FAB. Les offres seront évaluées selon la formule FAB destination. 4. Aux fins de la DOC, les offrants qui ont une adresse au Canada sont considérés comme des offrants établis au Canada, et ceux qui ont une adresse à l’extérieur du Canada sont considérés comme des offrants établis à l’étranger. 4.2

Méthode de sélection

4.2.1

Une offre doit respecter les exigences de la DOC et satisfaire à tous les critères d’évaluation technique obligatoires pour être déclarée recevable. L’offre recevable dont le prix évalué est le plus bas sera recommandée pour l’attribution d’une offre à commandes.

4.2.2

Dans l’éventualité où deux offres recevables ou plus présenteraient le prix évalué le plus bas, l’offre recevable qui compte le nombre le plus élevé d’années d’expérience quant au critère technique obligatoire O1-A sera recommandée pour l’attribution d’un contrat.

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No de l’invitation DND-14/0031562 PARTIE 5 – ATTESTATIONS ET AUTRES RENSEIGNEMENTS Pour qu’une offre à commandes leur soit attribuée, les offrants doivent fournir les attestations et les autres renseignements exigés. Les attestations fournies par les offrants au Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Le Canada pourra déclarer une offre irrecevable, annuler une offre à commandes ou déclarer un entrepreneur en situation de défaut si l’offrant fournit, sciemment ou non, une attestation jugée fausse pendant la période d’évaluation des offres, la période visée par l’offre à commandes ou la durée du contrat. Le responsable de l’offre à commandes aura le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier les attestations de l’offrant. Le défaut de répondre et de collaborer à toute demande ou exigence du responsable de l’offre à commandes peut rendre l’offre irrecevable, entraîner l’annulation de l’offre à commandes ou être considéré comme un manquement au contrat. 5.1

Attestations préalables à l’attribution d’une offre à commandes et renseignements supplémentaires

Les attestations et les renseignements supplémentaires énumérés ci-dessous devraient être présentés avec l’offre, mais il est possible de les présenter après. Si ces attestations ou renseignements supplémentaires ne sont pas remplis et fournis selon les exigences, le responsable de l’offre à commandes indiquera à l’offrant le délai à l’intérieur duquel il devra fournir ces renseignements. Si l’offrant ne présente pas les attestations ou les renseignements supplémentaires indiqués ci-dessous dans le délai prescrit, son offre sera déclarée non recevable. 5.1.1

Dispositions relatives à l’intégrité – Documents exigés

Conformément à la Politique d’inadmissibilité et de suspension (http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ciif/politique-policy-fra.html), l’offrant doit fournir les documents exigés, le cas échéant, afin d’éviter que son offre ne soit rejetée du processus d’approvisionnement. 5.1.2

Programmes de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation des offres à commandes En présentant une offre, l’offrant atteste que ni son nom ni, le cas échéant, le nom des membres de la coentreprise offrante, ne figure sur la « Liste d’admissibilité limitée à soumissionner au Programme de contrats fédéraux » (http://www.labour.gc.ca/fra/standards_equity/eq/emp/fcp/list/inelig.shtml) disponible sur le site Web du Programme du travail de Ressources humaines et Développement des compétences Canada. Le Canada aura le droit de déclarer une offre non recevable ou d’annuler une offre à commandes, si l’offrant, ou tout membre de la coentreprise si l’offrant est une coentreprise, figure dans la « Liste d’admissibilité limitée à soumissionner au Programme de contrats fédéraux » au moment de l’attribution d’une offre à commandes ou pendant la période visée par l’offre à commandes. Le Canada aura aussi le droit de résilier le contrat pour manquement si l’entrepreneur ou, le cas échéant, tout membre de la coentreprise figure sur la « Liste d’admissibilité limitée à soumissionner au PCF » pendant la durée du contrat. L’offrant doit fournir au responsable de l’offre à commandes l’annexe Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation, dûment remplie, avant l’attribution d’une offre à commandes. Si l’offrant est une coentreprise, il doit fournir au responsable de l’offre à Page 13 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 commandes l’annexe intitulée « Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation » dûment remplie pour chaque membre de la coentreprise. 5.1.3

Attestations supplémentaires préalables à l’attribution d’une offre à commandes

5.1.3.1 Études et expérience Clause du Guide des CCUA : A3010T (2010-08-16), Études et expérience

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No de l’invitation DND-14/0031562

PARTIE 6 – EXIGENCES EN MATIÈRE D’ASSURANCE, DE FINANCES ET DE SÉCURITÉ 6.1

Exigences relatives à la sécurité

1.

Avant qu’une offre à commandes soit attribuée, les conditions suivantes doivent être remplies : a)

l’offrant doit détenir une attestation de sécurité d’organisme valable, comme indiqué à la Partie 7A – Offre à commandes;

b)

les personnes qui sont proposées par l’offrant et qui doivent avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature classifiée ou protégée ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé doivent posséder une attestation de sécurité, comme indiqué à la Partie 7A – Offre à commandes;

c)

l’offrant doit fournir le nom de toutes les personnes qui devront avoir accès à des renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé;

d)

le lieu proposé par l’offrant pour la réalisation des travaux ou la protection des documents doit satisfaire aux exigences relatives à la sécurité précisées à la Partie 7A – Offre à commandes;

e)

l’offrant doit fournir l’adresse des lieux proposés pour l’exécution des travaux ou la protection des documents, tel qu’il est indiqué à la Partie 3, section IV – Renseignements supplémentaires.

2.

On rappelle aux offrants d’obtenir rapidement la cote de sécurité requise. La décision de retarder l’attribution de l’offre à commandes, pour permettre à l’offrant retenu d’obtenir la cote de sécurité requise, demeure à l’entière discrétion du responsable de l’offre à commandes.

3.

Pour obtenir plus de renseignements sur les exigences en matière de sécurité, les offrants doivent consulter le site Web du Programme de sécurité industrielle (PSI) de SPAC (http://ssiiss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.html).

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PARTIE 7 – OFFRE À COMMANDES ET CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT A.

OFFRE À COMMANDES

7A.1

Offre

7A.1.1 L’offrant propose d’exécuter les travaux conformément à l’énoncé des travaux reproduit à l’Annexe A. 7A.2

Exigences en matière de sécurité

7A.2.1 Les exigences relatives à la sécurité suivantes (la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et les clauses connexes fournies par le PSI) s’appliquent au contrat et en font partie intégrante. 1.

L’entrepreneur ou l’offrant doit, pendant toute l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, détenir une attestation de sécurité d’installation de niveau Secret, ainsi qu’une autorisation de détenir des renseignements approuvée de niveau SECRET.

2.

Les membres du personnel de l’entrepreneur ou de l’offrant devant avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS, ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de sécurité du personnel valable de niveau SECRET, délivrée ou approuvée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne de SPAC.

3.

Le traitement électronique de renseignements CLASSIFIÉS dans l’établissement de l’entrepreneur ou de l’offrant, n’est PAS autorisé dans le cadre du présent contrat ou de la présente offre à commandes.

4.

Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE DOIVENT PAS être attribués sans l’autorisation écrite préalable de la Direction de la sécurité industrielle canadienne de SPAC.

5.

L’entrepreneur ou l’offrant doit se conformer aux dispositions : a) b)

de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et du Guide de sécurité (s’il y a lieu), joints à l’Annexe C; du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).

7A.2.2 Installations de l’offrant nécessitant des mesures de protection 7A.2.2.1 L’offrant doit diligemment tenir à jour, les renseignements relatifs aux installations de l’offrant et des personnes proposées pour lesquelles des mesures de protection sont nécessaires à la réalisation des travaux, pour les adresses suivantes : Numéro civique, nom de la rue, numéro d’unité, de bureau ou d’appartement Ville, province, territoire ou État Code postal/code ZIP Pays 7A.2.2.2 L’agent de sécurité d’entreprise doit s’assurer, au moyen du PSI, que l’offrant et les personnes proposées détiennent une cote de sécurité valide au niveau requis. 7A.3

Clauses et conditions uniformisées

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No de l’invitation DND-14/0031562 Toutes les clauses et conditions identifiées dans l’offre à commandes et dans les contrats subséquents par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des CCUA (https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-clauses-et-conditionsuniformisees-d-achat) publié par Services publics et Approvisionnement Canada. 7A.3.1 Conditions générales Les conditions générales 2005 (2015-09-03) – offres à commandes – biens ou services, s’appliquent à la présente offre à commandes et en font partie intégrante. 7A.3.2 Accord de non-divulgation L’entrepreneur doit obtenir de ses employés ou sous-traitants l’accord de non-divulgation, qui figure à l’Annexe F, dûment rempli et signé, et l’envoyer au responsable technique avant de leur donner accès aux renseignements fournis par le Canada ou en son nom relativement aux travaux. 7A.3.3 Offres à commandes – Établissement de rapports Clause du Guide des CCUA : M7010C, (2012-07-16), Rapports d’utilisation périodique - offres à commandes 7A.4

Durée de l’offre à commandes

7A.4.1 Période de l’offre à commandes Des commandes subséquentes à cette offre à commandes pourront être passées de la date d’attribution au 31 mars 2017. 7A.4.2 Prolongation de l’offre à commandes Si l’utilisation de l’offre à commandes est autorisée au-delà de la période initiale, l’offrant consent à prolonger son offre pour quatre périodes supplémentaires d’un an, aux mêmes conditions et au même taux ou prix que ceux indiqués dans l’offre à commandes, ou au taux ou prix calculé selon la formule mentionnée dans l’offre à commandes. L’offrant sera avisé de la décision d’autoriser l’utilisation de l’offre à commandes pour une période prolongée par le responsable de l’offre à commandes quinze (15) jours avant la date d’expiration de celle-ci. Une révision à l’offre à commandes sera publiée par le responsable de l’offre à commandes. 7A.5

Autorités

7A.5.1 Autorité contractante ou responsable de l’offre à commandes L’autorité contractante ou le responsable de l’offre à commandes est : Nom : ________________ Titre : ________________ Ministère de la Défense nationale Direction – Contrats de services 4 (DC Svcs C 4) Adresse : _______________ Téléphone : ____-___-____ Télécopieur : ____-___-_____ Adresse de courriel : ______________

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No de l’invitation DND-14/0031562 Le responsable de l’offre à commandes ou l’autorité contractante est responsable de l’établissement de l’offre à commandes, de son administration et de sa révision, s’il y a lieu. En tant qu’autorité contractante, il est responsable de toute question contractuelle liée aux commandes subséquentes à l’offre à commandes passées par tout utilisateur désigné. 7A.5.2 Responsable technique Le responsable technique de l’offre à commandes est : Nom : ________________ Titre : ________________ Organisation : ________________ Adresse : ________________ Téléphone : ____-_____-________ Télécopieur : _____-______-_______ Adresse de courriel : _______________ Le responsable technique représente le ministère ou l’organisme pour lequel les travaux sont exécutés dans le cadre d’une commande subséquente à l’offre à commandes. Il est responsable de l’ensemble du contenu technique des travaux prévus dans le contrat subséquent. 7A.5.3 Représentant de l’offrant Nom : ________________ Titre : ________________ Organisation : ________________ Adresse : ________________ Téléphone : ____-_____-________ Télécopieur : _____-______-_______ Adresse de courriel : _______________ 7A.6

Utilisateurs désignés

L’utilisateur désigné autorisé à passer des commandes subséquentes à l’offre à commandes est : Nom : Titre : Ministère de la Défense nationale Direction des réclamations et des contentieux des affaires civiles 101, promenade Colonel-By Ottawa (Ontario) K1A 0K2 Téléphone : ____-_____-________ Télécopieur : _____-______-_______ Adresse de courriel : _______________ 7A.7

Procédures liées aux commandes subséquentes

Les commandes subséquentes à cette offre à commandes seront autorisées comme suit : 7A.7.1 Étape 1 : Recherche et plan de travail Le responsable technique fournira au représentant de l’entrepreneur une description suffisamment détaillée des travaux à effectuer afin de permettre à ce dernier de concevoir un plan de travail. Page 18 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562

Le responsable technique autorisera le représentant de l’entrepreneur à dresser un plan de travail en établissant une offre subséquente (formulaire 942). Dans un délai de quatorze (14) jours, le représentant de l’entrepreneur doit soumettre au responsable technique un plan de travail détaillé, qui indique le niveau d’efforts requis pour trouver et collecter les documents papier et électroniques pertinents. 7A.7.2 Étape 2 : Récupération de documents À l’acceptation du plan de travail, le représentant de l’entrepreneur sera autorisé par le responsable technique à aller de l’avant avec l’exécution du plan de travail détaillé conçu au cours de l’étape 1, par la publication d’une commande subséquente (formulaire 942). 7A.8

Instrument de commande subséquente

Les travaux seront autorisés ou confirmés par le ou les utilisateurs désignés au moyen du formulaire PWGSC-TPSGC 942, Commande subséquente à une offre à commandes. 7A.9

Limites des commandes subséquentes

Chaque commande subséquente à la présente offre à commandes ne doit pas dépasser 2 000 000 $ (taxes applicables incluses). L’utilisateur désigné peut autoriser des commandes subséquentes individuelles, y compris toute révision de celle-ci, jusqu’à concurrence de 200 000 $, taxes applicables en sus. Toute commande subséquente dont la valeur totale dépasserait cette limite ou toute révision d’une commande subséquente préalablement autorisée qui augmenterait la valeur totale de la commande subséquente au-delà de cette limite doit être autorisée par le responsable de l’offre à commandes avant d’être délivrée à l’entrepreneur. 7A.10 Limites financières Le coût total pour le Canada résultant des commandes subséquentes à l’offre à commandes ne doit pas dépasser la somme de 2 000 000 $ (taxes applicables incluses) à moins d’une autorisation écrite du responsable de l’offre à commandes. L’offrant ne doit pas exécuter de travaux ni fournir des services ou des articles en réponse à des commandes subséquentes, qui porteraient le coût total, pour le Canada, à un montant supérieur au montant indiqué précédemment, sauf si une telle augmentation est autorisée. L’offrant doit aviser le responsable de l’offre à commandes si ladite somme est suffisante lorsqu’elle est engagée à 75 p. 100 ou quatre (4) mois avant la date d’expiration de l’offre à commandes, selon la première éventualité. Toutefois, si à n’importe quel moment, l’offrant juge que ladite limite sera dépassée, il doit en aviser aussitôt le responsable de l’offre à commandes. 7A.11 Ordre de priorité des documents En cas d’incompatibilité entre le libellé des documents énumérés dans la liste, c’est le libellé du document indiqué en premier sur la liste qui l’emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste : a) b) c) d)

e) f)

la commande subséquente à l’offre à commandes, y compris les annexes; les articles de l’offre à commandes; les conditions générales 2005 (2015-09-03) – offres à commandes – biens ou services; les conditions générales supplémentaires 4007 (2010-08-06), Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux, s’appliquent au contrat et en font partie intégrante; les conditions générales 2035 (2015-07-03) – besoins plus complexes de services; l’Annexe A, Énoncé des travaux; Page 19 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 g) h) i) j) k) l)

l’Annexe B, Base de paiement; l’Annexe C, Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité; l’Annexe D, Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation; Annexe E – Formulaire PWGSC-TPSGC-942, Commande subséquente à une offre à commandes; l’Annexe F, Accord de non-divulgation; l’offre de l’offrant en date du _________.

7A.12 Attestations 7A.12.1 Conformité La conformité continue aux attestations fournies par l’offrant avec son offre et sa coopération soutenue dans la prestation des renseignements supplémentaires sont des conditions de l’attribution de l’offre à commandes. Les attestations sont sujettes à vérification par le Canada pendant toute la période de l’offre à commandes et tout contrat subséquent susceptible de continuer au-delà de la période de l’offre à commandes. Si l’offrant ne se conforme pas aux attestations, qu’il ne fournit pas les renseignements supplémentaires requis ou que l’on constate que des attestations fournies par l’offrant avec son offre comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada aura le droit de résilier le contrat pour manquement et de mettre de côté l’offre à commandes. 7A.12.2 Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Annulation L’offrant comprend et convient que l’accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi conclu avec le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) doit demeurer valide pendant toute la durée de l’offre à commandes. Si cet accord devient invalide, le nom de l’offrant sera ajouté à la « Liste d’admissibilité limitée à soumissionner au Programme de contrats fédéraux ». L’imposition d’une telle sanction par EDSC peut entraîner l’annulation de l’offre à commandes. 7A.12.3 Clauses du Guide des CCUA Clause du Guide des CCUA : M3020C, (2016-01-28), Statut et disponibilité du personnel 7A.13 Lois applicables L’offre à commandes et tout contrat découlant d’une offre subséquente à l’offre à commandes seront interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario, et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois. B.

CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT

Les clauses et conditions suivantes s’appliquent à tout contrat résultant d’une commande subséquente à l’offre à commandes et en font partie intégrante. 7B.1

Énoncé des travaux

L’entrepreneur doit exécuter les travaux décrits dans la commande subséquente à l’offre à commandes. 7B.2

Clauses et conditions uniformisées

7B.2.1 Conditions générales Les conditions générales 2035 (2015-07-03), besoins plus complexes de services s’appliquent au contrat et en font partie intégrante. 7B.2.2 Conditions générales supplémentaires Page 20 of – de 34

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Le document 4007 (2010-08-06), Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux, s’applique au contrat et en fait partie intégrante. 7B.3

Durée du contrat

7B.3.1 Période du contrat Les travaux doivent être exécutés conformément à la commande subséquente à l’offre à commandes. 7B.4

Divulgation proactive des contrats conclus avec d’anciens fonctionnaires

En fournissant des renseignements sur son statut d’ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, l’entrepreneur accepte que ces renseignements soient affichés dans les rapports de divulgation proactive des marchés, sur les sites Web des ministères, conformément à l’Avis sur la Politique des marchés : 2012-2 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. 7B.5

Paiement

7B.5.1 Base de paiement L’entrepreneur sera payé selon les taux horaires fermes suivants, pour les travaux exécutés conformément au contrat. Les droits de douane sont compris et les taxes applicables sont en sus. 7B.5.2 Limitation des dépenses 1. La responsabilité totale du Canada envers l’entrepreneur en vertu de l’offre à commandes ne doit pas dépasser 2 000 000 $. Les droits de douane sont compris et les taxes applicables sont en sus. 2. Aucune augmentation de la responsabilité totale du gouvernement du Canada ou du prix des travaux découlant de toute modification technique, modification ou interprétation des travaux ne sera autorisée ou payée à l’entrepreneur, à moins que ces modifications techniques, modifications ou interprétations n’aient été approuvées, par écrit, par l’autorité contractante avant d’être intégrées aux travaux. L’entrepreneur ne doit pas exécuter des travaux ou fournir des services qui entraîneraient une augmentation de la responsabilité totale du Canada avant d’avoir obtenu l’approbation écrite de l’autorité contractante. L’entrepreneur doit informer, par écrit, l’autorité contractante concernant la suffisance de cette somme : a. lorsque 75 p. 100 de la somme est engagée; b. quatre (4) mois avant la date d’expiration du contrat; c. dès que l’entrepreneur juge que les fonds du contrat sont insuffisants pour l’achèvement des travaux, selon la première éventualité. 3. Lorsqu’il informe l’autorité contractante que les fonds du contrat sont insuffisants, l’entrepreneur doit lui fournir par écrit une estimation des fonds supplémentaires requis. La présentation de cette information par l’entrepreneur n’augmente pas la responsabilité du gouvernement du Canada à son égard. 7B.5.3 Paiements mensuels Le document H1008C (2008-05-12), Paiement mensuel, s’applique au présent contrat et en fait partie intégrante. 7B.5.4 Clauses du Guide des CCUA Page 21 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 La clause C0705C (2010-01-11), Vérification discrétionnaire des comptes, s’applique au contrat et en fait partie intégrante. 7B.6

Instructions relatives à la facturation

1. L’entrepreneur doit présenter des factures conformes aux dispositions de l’article intitulé « Présentation des factures » des conditions générales. Les factures ne peuvent pas être soumises avant que tous les travaux indiqués sur les factures en question soient achevés. Chaque facture doit être étayée par : a. une copie des feuilles de temps pour justifier les heures de travail facturées; b. une copie des factures, des reçus, des pièces justificatives pour tous les frais directs et tous les frais de déplacement et de subsistance; c. une copie du rapport mensuel sur l’avancement des travaux. 2. Les factures doivent être soumises de la façon suivante : . L’original et une (1) copie doivent être envoyés à l’adresse qui figure à la page 1 du contrat pour attestation et paiement; b. Sur demande seulement, une (1) copie doit être envoyée à l’autorité contractante indiquée dans la section du contrat intitulée « Responsables ». 7B.7

Assurance

La clause G1005C (2016-01-28), Assurance, s’applique au contrat et en fait partie intégrante. 7B.8

Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Manquement de la part de l’entrepreneur

L’entrepreneur comprend et convient que l’accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi conclu avec le Programme du travail d’EDSC doit demeurer valide pendant toute la durée du contrat. Si cet accord devient invalide, le nom de l’offrant sera ajouté à la « Liste d’admissibilité limitée à soumissionner au Programme de contrats fédéraux ». L’imposition d’une telle sanction par EDSC sera considérée comme un manquement de l’entrepreneur aux modalités du contrat. 7B.9

Contrat de défense

Clause du Guide des CCUA A9006C (2012-07-16), Contrat de défense Clause du Guide des CCUA A9062C (2011-05-16), Règlements concernant les emplacements des Forces canadiennes.

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No de l’invitation DND-14/0031562 ANNEXE A – ÉNONCÉ DES TRAVAUX 1.0

Titre

Archiviste principal – Soutien des recours en justice 2.0

Définitions

Document : désigne l’ensemble des documents écrits, des messages électroniques, des enregistrements sonores, des enregistrements vidéo, des films, des photographies, des tableaux, des graphiques, des cartes, des plans, des études, des documents comptables, des données exploitables par une machine ou d’autres renseignements saisis ou stockés à l’aide d’un appareil, notamment un disque dur, un appareil BlackBerry, un appareil de sauvegarde, un dérouleur de bande, une disquette, un lecteur zip, un CD-ROM, un support amovible, un microfilm et une microfiche. Archiviste principal : désigne une personne titulaire d’une maîtrise décernée par une université reconnue et possédant au moins 15 années d’expérience à titre d’archiviste chargé de la communication de documents papier et électroniques, et comptant de l’expérience dans l’analyse d’obligations en matière de communication de documents et l’établissement de rapports à cet égard. 3.0

Portée

Appliquer la méthodologie et la théorie archivistiques afin de trouver les documents relatifs à des litiges, sans toutefois se limiter aux répertoires de documents du gouvernement et à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). 3.1

Contexte

La Direction des réclamations et des contentieux des affaires civiles (DRCAC) de la Conseillère juridique auprès du Ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes (CJ MDN/FC) a besoin des services d’un archiviste principal possédant une vaste expérience dans la communication de documents papier et électroniques. Les avocats plaidants et les avocats de l’État ont besoin de ces documents pour défendre le Canada lors d’affaires civiles. Lorsqu’une procédure civile est intentée, en vertu des règles d’une cour provinciale, chaque partie d’un litige doit dresser une liste de tous les documents se rapportant à la question faisant l’objet du litige qui sont ou étaient auparavant en sa possession ou sous sa garde ou son contrôle, ou qu’on estime être en la possession ou sous la garde ou le contrôle d’une personne qui n’est pas visée par le litige. Pour le ministère de la Défense nationale (MDN), ces documents comprennent ceux se trouvant au Bureau central des dossiers et dans les diverses bases militaires du pays, ainsi que les documents conservés par BAC et ses centres régionaux de services (CRS) partout au pays. Cette obligation s’étend aux renseignements stockés électroniquement (RSE). Cette obligation est appelée communication électronique et elle consiste à cibler l’emplacement des RSE et à extraire ceux-ci. Elle vise également à identifier et à interroger les gardiens clés. Les litiges sont de nature historique et peuvent remonter à 50 ou à 60 ans. En pareil cas, le MDN doit effectuer une recherche dans les archives non seulement dans les répertoires de documents de BAC, mais également dans ceux d’autres ministères afin de trouver les documents pertinents. Tous les éventuels documents pertinents qui se rapportent à un litige touchant le MDN ou les Forces canadiennes (FC) doivent être acheminés au Bureau de la CJ MDN/FC sur demande. 3.2

Objectif

Les travaux à exécuter dans le cadre de la présente offre à commandes visent à : Page 23 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 • •

•

s’assurer que tous les documents pertinents dont l’État a la charge, la garde ou le contrôle et qui sont requis pour des travaux juridiques sont localisés, préparés en vue d’être numérisés, et fournis à la CJ MDN/FC ou au parajuriste touché par le litige; s’assurer que, au besoin, l’avocat plaidant de l’État ou la CJ MDN/FC dispose d’un document défendable (rapport de reddition de comptes) faisant état de toutes les mesures prises pour trouver les documents pertinents de manière que l’État soit en mesure de répondre si la communication des documents est remise en question; s’assurer que, au besoin, l’avocat plaidant de l’État ou la CJ MDN/FC obtient une chronologie des faits du litige.

3.3

Liste des sigles

FC MDN CJ MDN/FC BAC RSE DRCAC CRS

Forces canadiennes Ministère de la Défense nationale Conseillère juridique auprès du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes Bibliothèque et Archives Canada Renseignements stockés électroniquement Direction des réclamations et des contentieux des affaires civiles Centres régionaux de services

4.0

Exigences

4.1

Exigences

La DCRCA du MDN a besoin des services d’un (1) archiviste principal pour fournir des services de collecte de documents, des conseils spécialisés et d’autres services dans le domaine des archives. L’archiviste principal doit mettre à profit ses connaissances approfondies et sa vaste expérience afin de trouver et de recueillir les documents papier et électroniques pertinents dans les répertoires de documents ministériels situés dans les bases militaires du MDN, le Bureau central des dossiers et les collections de documents du MDN à BAC. 4.2

Tâches •

• • • • • • •

Trouver les documents sous la garde et le contrôle de l’État qui correspondent aux paramètres de recherche définis par l’État et l’équipe juridique de la DRCAC, préparer les renseignements de base de chaque fichier à l’aide des documents pertinents, et indiquer les documents pertinents à numériser. Cibler tous les documents pertinents, notamment indiquer les gardiens clés (visés par le litige), mener des entrevues auprès des gardiens clés et gérer la collecte de RSE. Coordonner les recherches de documents à BAC et dans de multiples ministères, au sein de la région de la capitale nationale ainsi qu’à l’échelle nationale ou internationale. Rédiger des rapports de reddition de comptes afin de détailler et de consigner toutes les étapes prises pour trouver les documents pertinents. Le rapport est essentiel si l’avocat plaidant de l’État est interrogé sur un aspect de la communication des documents devant le tribunal. Créer des rapports chronologiques et d’autres rapports historiques, à la demande de l’État et de l’équipe juridique de la DRCAC. Communiquer et collaborer avec le personnel militaire supérieur dans les bases et les escadres afin de s’assurer que les obligations en matière de communication de documents sont comprises et respectées. Préparer les analyses et les avis selon les renseignements recueillis, au besoin. Agir à titre de témoin expert dans des affaires liées à la collecte de documents aux fins de communication.

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No de l’invitation DND-14/0031562 4.3

Produits livrables et critères d’acceptation

Les produits livrables de chaque projet de communication de documents peuvent notamment comprendre : • • •

• • •

un rapport de reddition de comptes, qui dresse la liste de toutes les mesures prises pour trouver les documents papier et les RSE pertinents dans les bases militaires, dans le Bureau central des dossiers du MDN, à BAC et dans ses CRS; un rapport chronologique ou d’autres rapports historiques à la demande de l’avocat plaidant de l’État; un groupe de fichiers (de chaque répertoire de fichiers) contenant les documents papier ciblés qui se rapportent au litige. Chaque fichier comprendra une feuille de couverture indiquant la source des documents et cette feuille précisera si chaque document papier pertinent se trouve au début ou à la fin du fichier; documents prêts à être numérisés; une liste des gardiens clés qui sont ou étaient directement visés par la réclamation ou le litige, les formulaires d’entrevue des gardiens clés dûment remplis, les RSE pertinents ciblés qui ont été recueillis à l’aide d’un logiciel approuvé par le ministère de la Justice. Les produits livrables doivent être fournis dans la langue du litige ou dans la langue indiquée dans la commande subséquente.

5.

Contraintes

5.1

Emplacement des travaux

Divers sites au Canada et à l’étranger. 5.2

Exigences linguistiques

La ressource doit s’exprimer couramment dans les deux langues officielles. Par « couramment », on entend que la personne doit être en mesure de communiquer verbalement et par écrit en français et en anglais sans aide et en faisant peu d’erreurs. 5.3

Frais de déplacement et de subsistance

La ressource peut être appelée à voyager au Canada et à l’étranger plusieurs fois par année. Tous les déplacements doivent être approuvés au préalable par le responsable technique ou le représentant autorisé. Les exigences concernant les rapports des déplacements (contenu et format) seront précisées. Si le responsable technique l’exige, la ressource doit établir un rapport sur les déplacements et le lui soumettre aux fins d’examen et d’approbation, au plus tard dans les cinq (5) jours ouvrables suivant son retour. 5.4

Soutien du Canada

Le MDN fournira du matériel et des services de traitement électroniques des données (unité centrale, clavier, écran, et accès au réseau local divisionnaire sous réserve des exigences normales en matière de sécurité). Le MDN fournira un accès aux documents, des lieux de travail, de l’aide pour déterminer l’endroit où les documents sont conservés et un accès à ces documents. Le MDN fournira un accès aux bases, aux unités et aux escadres. Page 25 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 5.5

Rapports d’étape mensuels

L’entrepreneur doit préparer des rapports d’étape mensuels sur l’avancement des travaux, à la demande du responsable technique, dans un format acceptable à celui-ci. Chaque rapport d’étape doit comprendre au moins les renseignements suivants durant la période de référence : • • • • • • •

toutes les activités importantes menées pour chaque tâche durant la période visée par le rapport; l’état de toutes les mesures et décisions découlant de chaque tâche ainsi qu’une liste des activités restantes; une description de tout problème survenu qui devrait être porté à l’attention du responsable technique; toute recommandation concernant l’exécution des travaux; le nombre total de jours facturés pour chaque tâche au cours de la période visée; le nombre total de jours facturés pour chaque tâche depuis l’attribution du contrat; les frais de déplacement engagés pour chaque tâche, y compris tous les reçus applicables.

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No de l’invitation DND-14/0031562 ANNEXE B – BASE DE PAIEMENT Durant la période de l’offre à commandes et les périodes de prolongation de celle-ci, si les options sont exercées, l’offrant sera payé pour les travaux exécutés conformément à l’offre à commandes selon les modalités ci-après.

1.0

Honoraires professionnels

L’offrant sera payé selon les taux fermes tout compris ci-dessous : Taux horaire fixe tout compris Période de l’offre à commandes initiale : de la date d’attribution du contrat au 31 mars 2017 (insérer le taux à Archiviste Principal l’attribution de l’offre à commandes) $ Période de prolongation de l’offre à commandes 1 (si une option est exercée) : du 1er avril 2017 au 31 mars 2018 (insérer le taux à Archiviste Principal l’attribution de l’offre à commandes) $ Période de prolongation de l’offre à commandes 2 (si une option est exercée) : du 1er avril 2018 au 31 mars 2019 (insérer le taux à Archiviste Principal l’attribution de l’offre à commandes) $ Période de prolongation de l’offre à commandes 3 (si une option est exercée) : du 1er avril 2019 au 31 mars 2020 (insérer le taux à Archiviste Principal l’attribution de l’offre à commandes) $ Période de prolongation de l’offre à commandes 4 (si une option est exercée) : du 1er avril 2020 au 31 mars 2021 (insérer le taux à Archiviste Principal l’attribution de l’offre à commandes) $

Catégorie

Niveau d’expertise

Tous les membres du personnel proposé doivent être en mesure de travailler en dehors des heures normales pendant la durée de l’offre à commandes. Aucuns frais d’heures supplémentaires ne seront autorisés dans le cadre de l’offre à commandes. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le responsable technique. Les taux journaliers fermes tout compris mentionnés comprennent les coûts indirects comme le soutien administratif, la télécopie, le courrier, la photocopie, la messagerie, le traitement de texte et les autres frais d’exploitation, ainsi que le temps consacré aux déplacements depuis le lieu de travail de la personne jusqu’à un lieu de travail préautorisé donné situé (au besoin, insérer ici le texte de l’une des deux options suivantes). Par conséquent, la facturation séparée de tout élément lié aux frais d’exploitation courants ou au temps consacré aux déplacements ne sera pas permise. L’option 1 ou 2 sera sélectionnée à l’attribution de l’offre à commandes.

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No de l’invitation DND-14/0031562 Option 1 : « dans la région de la capitale nationale, comme elle est définie dans la Loi sur la capitale nationale (L.R., 1985, ch. N-4), qui peut être consultée à partir du site Web du ministère de la Justice (http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/acts/N-4/page-9.html#docCont) » Option 2 : « dans un rayon de _____ (préciser) kilomètres du insérer : “lieu d’affaire de l’entrepreneur” ou “_______ (préciser)” »

2.0

Coûts des dépenses remboursables

2.1

Frais de déplacement et de subsistance autorisés pour les travaux

En ce qui concerne les déplacements à effectuer qui sont décrits à l’Annexe A, Énoncé des travaux, l’entrepreneur se verra rembourser les frais de déplacement et de subsistance autorisés qu’il a raisonnablement et convenablement engagés pour accomplir les travaux à exécuter (au besoin, insérer ici le texte de l’une des deux options suivantes), au prix coûtant, sans aucune indemnité supplémentaire pour les frais généraux ou la marge bénéficiaire, conformément aux indemnités relatives à l’utilisation d’un véhicule privé, aux repas et aux faux frais qui sont précisées aux appendices B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et selon les autres dispositions de la Directive qui se rapportent aux « voyageurs » plutôt que celles qui se rapportent aux « employés ». L’option 1 ou 2 sera sélectionnée à l’attribution de l’offre à commandes. Option 1 : « à l’extérieur de la région de la capitale nationale, comme elle est définie dans la Loi sur la capitale nationale (L.R., 1985, ch. N-4), qui peut être consultée à partir du site Web du ministère de la Justice (http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/acts/N-4/page-9.html#docCont) » Option 2 : « à l’extérieur d’un rayon de _____ (préciser) kilomètres du insérer : “lieu d’affaire de l’entrepreneur” ou “_______ (préciser)” » Le gouvernement du Canada n’acceptera aucuns frais de déplacement et de subsistance engagés par l’offrant à cause d’un déménagement des ressources nécessaires pour respecter ses obligations contractuelles. Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le responsable technique. Les frais de déplacement et de subsistance autorisés seront remboursés sur présentation d´un état détaillé des frais accompagné des reçus appropriés. Tous les paiements peuvent faire l’objet d’une vérification par le gouvernement.

Coût total estimatif : 2 000 000 $, services, frais de déplacement et taxes compris À l’exception des taux horaires fermes précisés ci-dessus, les montants utilisés dans cette section de l’annexe ne sont que des estimations. Des changements mineurs à ces estimations pourront être acceptés aux fins de facturation, au fur et à mesure que les travaux progressent, à condition que ces changements aient été approuvés au préalable par le responsable technique du projet, et que le coût total estimatif de l’offre à commandes n’excède pas la limitation des dépenses précisées dans l’offre à commandes.

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No de l’invitation DND-14/0031562 ANNEXE C – LISTE DE VÉRIFICATION DES EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ

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ANNEXE D DE LA PARTIE 5 – DEMANDE D’OFFRE À COMMANDES – PROGRAMME DE CONTRATS FÉDÉRAUX POUR L’ÉQUITÉ EN MATIÈRE D’EMPLOI – ATTESTATION Je, l’offrant, en présentant les renseignements suivants au responsable de l’offre à commandes, atteste que les renseignements fournis sont exacts à la date indiquée ci-dessous. Les attestations fournies au Canada peuvent faire l’objet d’une vérification à tout moment. Je comprends que le Canada déclarera une offre non recevable, pourra annuler une offre à commandes, ou déclarera un entrepreneur en situation de défaut, s’il est établi qu’une attestation est fausse, que ce soit pendant la période d’évaluation des offres, durant la période de l’offre à commandes ou pendant la période du contrat. Le Canada aura le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier les attestations de l’offrant. Le nonrespect de toute demande ou exigence imposée par le gouvernement du Canada peut rendre l’offre irrecevable, entraîner l’annulation de celle-ci ou constituer un manquement au contrat. Pour en savoir plus sur le Programme des contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi, consultez le site Web du Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada. Date : ____ (AAAA/MM/JJ) (si aucune date n’est indiquée, la date sera réputée être la date de clôture de la demande d’offres à commandes) Remplissez les parties A et B. A. Cochez seulement une des déclarations suivantes : ( ) A1. L’offrant atteste qu’il n’a aucun effectif au Canada. ( ) A2. L’offrant atteste qu’il est un employeur du secteur public. ( ) A3. L’offrant atteste qu’il est un employeur régi par le gouvernement fédéral assujetti à la Loi sur l’Équité en matière d’emploi. ( ) A4. L’offrant atteste qu’il a un effectif combiné de moins de 100 employés au Canada (l’effectif combiné comprend les employés permanents à temps plein, les employés permanents à temps partiel et les employés temporaires [les employés temporaires comprennent seulement ceux qui ont travaillé pendant 12 semaines ou plus au cours d’une année civile et qui ne sont pas des étudiants à temps plein]). A5. L’offrant a un effectif combiné de 100 employés ou plus au Canada. ( ) A5.1 L’offrant atteste qu’il a conclu un accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi valide et en vigueur avec le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada. OU ( ) A5.2. Le soumissionnaire atteste qu’il a présenté le formulaire Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi (LAB1168) au Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada. Comme il s’agit d’une condition à l’attribution d’une offre à commandes, remplissez le formulaire intitulé Accord pour la mise en œuvre de l’équité en matière d’emploi (LAB1168), signez-le en bonne et due forme et transmettez-le au Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada. B. Cochez seulement une des déclarations suivantes : ( ) B1. L’offrant n’est pas une coentreprise. OU ( ) B2. L’offrant est une coentreprise et chaque membre de la coentreprise doit fournir au responsable de l’offre à commandes l’annexe Programme de contrats fédéraux pour l’équité en matière d’emploi – Attestation. (Consultez la section sur les coentreprises des instructions uniformisées.) Page 32 of – de 34

No de l’invitation DND-14/0031562 ANNEXE E – FORMULAIRE PWGSC-TPSGC 942, COMMANDE SUBSÉQUENTE À UNE OFFRE À COMMANDES

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No de l’invitation DND-14/0031562 ANNEXE F : ACCORD DE NON-DIVULGATION (Cette annexe doit être remplie après l’attribution du contrat et ne fait pas partie intégrante de la soumission.) Je soussigné(e), ______________________________, reconnais que, dans le cadre de mon travail à titre d’employé ou de sous-traitant de ___________________________________, je pourrais avoir accès à des renseignements fournis par le Canada ou en son nom relativement aux travaux, en vertu du contrat portant le numéro de série DND-14/0031562 entre Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministère de la Défense nationale et ___________________________________, y compris des renseignements confidentiels ou des renseignements exclusifs appartenant à des tiers, ainsi que ceux qui sont conçus, générés ou produits par l’entrepreneur pour l’exécution des travaux. Aux fins de cet accord, ces renseignements comprennent notamment tous les documents, éléments matériels, avis, et toutes les instructions, directives, données ou autres, reçus verbalement, sous forme imprimée, électronique ou autre, et marqués ou non comme exclusifs ou de nature délicate, qui sont divulgués à une personne ou dont une personne prend connaissance pendant l’exécution du contrat. J´accepte de ne pas reproduire, copier, utiliser, divulguer, diffuser ou publier, en tout ou en partie, de quelque manière ou forme que ce soit les renseignements décrits ci-dessus, sauf à une personne employée par le Canada et qui a besoin de prendre connaissance de ces renseignements. Je m’engage à protéger les renseignements et à prendre toutes les mesures nécessaires et appropriées, y compris celles énoncées dans toute instruction écrite ou verbale émise par le Canada, pour prévenir la divulgation de ces renseignements ou l’accès à ceux-ci en contravention au présent accord. Je reconnais également que les renseignements fournis à l’entrepreneur par le gouvernement du Canada ou en son nom ne doivent être utilisés qu’aux seules fins du contrat et que ces renseignements demeurent la propriété du gouvernement du Canada ou d’un tiers, selon le cas. Je consens à ce que l’obligation de cette entente survive à la fin du contrat portant le numéro de série : DND-14/0031562.

______________________________ Signature ______________________________ Date

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