Vol. 1, no 3 - 16 février 2017

O-Word

Personnel visé Tous les professionnels de la santé rédigeant des notes d’évolution au dossier de l’usager dans un contexte ambulatoire.

Comment ça marche? La numérisation est un processus rigoureux nécessitant des ressources humaines expertes. L’éditeur de notes cliniques O-Word offre la possibilité de rendre les formulaires disponibles en temps réel à tous les cliniciens, dans le dossier de l’usager, par le « visualiseur » de document, et ce, sans numérisation.

La note d’évolution par professionnel Pour l’instant, seuls les formulaires régionaux de la note d’évolution par professionnel sont déployés dans l’organisation. En ce qui concerne la note d’évolution interdisciplinaire, elle est aussi disponible pour les équipes. Les notes d’évolution et les notes d’observation 24/7 (se retrouvant sur les unités de soins) sont exclues. Une seule signature par formulaire est possible.

* IMPORTANT * Le DCI Oacis est le support officiel utilisé pour le dossier de l’usager dans les installations du CIUSSS du Saguenay–Lac-Saint-Jean. Toutes les fonctionnalités et tous les processus déployés jusqu’à maintenant demeurent et doivent être utilisés. Ainsi, toutes les informations liées aux paramètres ci-dessous doivent obligatoirement être saisies au DCI : → Allergies, poids et taille * → Code d’évacuation → Échelle de Braden → Pi-Pti en CHSLD * Références : - procédure d’allergies - PRO-RI.7, disponible sur l’intranet; - politique régissant l’émission et l’exécution des ordonnances de médicaments - PO-PS-SProf.13.

Pathologie Depuis le 9 janvier 2017, les résultats de pathologie analysés dans la région se retrouvent dans la colonne patho du DCI. Seuls les résultats analysés à l’extérieur de la région continuent d’être numérisés, ainsi que les cas d’autopsie.

Fonctionnalités d’O-Word L’enregistrement en version « Brouillon » vous permet de sauvegarder une note rapidement et d’en faire une révision ultérieurement.

Retrouver les notes d’évolution dans le DCI (consultation ultérieure)

En sélectionnant « Finaliser le formulaire », la signature électronique par mot de passe est demandée. Une fois le document signé, il se transfère dans Oacis et celui-ci n’est plus éditable, ni modifiable. La note est accessible à tous les intervenants.

Responsabilités de l’utilisateur

L’onglet « Favoris » permet de sélectionner les formulaires O-Word fréquemment utilisés. Cet onglet demeure éditable en tout temps. L’onglet « Formulaires à finaliser » permet à l’utilisateur de voir, en un seul clic, les formulaires enregistrés en brouillon et de les finaliser. Le logiciel avise l’utilisateur qu’un autre document est en cours de rédaction et qu’il n’est pas complété si une bande jaune apparaît au bas du formulaire. La formation en ligne et le guide « PAS À PAS » sont disponibles sur les sites intranets. Facile!

Les documents complétés dans O-Word sont disponibles par le « visualiseur de documents dans Oacis ». L’utilisateur doit fournir à son gestionnaire son numéro d’ordre professionnel et sa signature officielle, s’il y a lieu. Avant de finaliser un formulaire, celui-ci devra s’assurer de valider les « B » suivants : → → → → →

Bonne classification (CLSC); Bonne visite (CH-CHSLD); Bon formulaire; Bon usager; Bon utilisateur (clinicien).

L’utilisateur doit s’assurer que le document a bien été « versé  » et qu’il est disponible dans le « visualiseur de documents » après son enregistrement.