TERMES ET CONDITIONS DE PARTICIPATION AUX FLORALIES DE GAND 2016 Du vendredi 22 avril au dimanche 1er mai 2016, dans le Quartier des Arts de Gand.   Ces termes et conditions de participation décrivent les conditions sous lesquelles les exposants peuvent participer aux Floralies de Gand (mentionnées ci-après Floralies). Organisateur L’exposition est organisée par la KMLP, la Société Royale d’Agriculture et de Botanique de Gand, dénommée ci-après organisateur. L’organisateur se réserve le droit de déléguer l’organisation à une tierce partie. Responsabilité Les organisateurs ne peuvent pas être tenus responsables de tout dommage sur l’exposition, les sols, ou le parcours des Floralies. Groupes de travail Les organisateurs sont assistés par des groupes de travail constitués de spécialistes de diverses organisations de cultivateurs et de producteurs, parties prenantes et groupes cibles de visiteurs. Date et lieu L’exposition est ouverte aux visiteurs du vendredi 22 avril 2016 au dimanche 1er mai 2016 inclus, de 8h30 à 17h30. Des dérogations spéciales peuvent être octroyées pour certains groupes cibles et/ou sponsors après 17h30, et de 7h00 à 8h30. Des créneaux horaires seront

 

prévus pour les visiteurs du secteur, l’après-midi et en soirée.   Participants et entrées Les distributeurs, producteurs, grossistes, écoles de jardinage, artistes floraux, institutions publiques, associations de secteur des fruits et légumes, ainsi que les amateurs et clubs invités seront admis en tant que participants, et mentionnés ci-après comme les participants. La participation est personnelle et ne peut pas être cédée. Le stand doit, en principe, être inoccupé pendant l’exposition. Les informations pourront être données sur place pendant le temps imparti aux visiteurs du secteur. Les organisations n’ayant pas de liens avec le secteur peuvent uniquement prendre part à l’exposition en sponsorisant un jardin d’exposition. Chaque participation individuelle doit avoir un stand d’un espace d’au moins 10m2, exception faite des artistes floraux et des amateurs sélectionnés. Les inscriptions sont seulement possibles pour les fleurs, plantes, fruits et légumes, la culture innovante, et les méthodes de culture. L’organisateur évaluera les inscriptions et décidera de l’acceptation ou du refus total ou partiel d’un participant éventuel et des produits qu’il présente, sur des critères tels que les ambitions de l’exposition et la qualité des produits. Les stands doivent être inoccupés et les brochures ne doivent pas être remises sans une autorisation écrite préalable de l’organisation.

      Œuvres d’art et structures Une œuvre d’art ou une structure doit d’abord être acceptée par l’organisation qui l’évaluera selon sa valeur esthétique et sa relation avec l’exposition. Seul un exposant peut prendre l’initiative de mettre en place une œuvre d’art ou une structure sur son stand. L’artiste ne peut en aucun cas être considéré en tant que participant. Aucune obligation d’aucune sorte ne doit exister entre l’organisation et l’artiste. Les participants doivent assurer l’œuvre d’art ou la structure pour toute éventualité. L’organisation ne pourra être tenue responsable de dégâts, perte ou vol des œuvres d’art en aucune circonstance directe ou indirecte, sous aucune condition et en aucun cas.   Termes d’inscription Les participants de l’exposition doivent soumettre leur candidature avant le 1 er juillet 2015. L’organisation fera son maximum pour fournir un espace approprié aux participants sélectionnés. Les participants seront informés de l’emplacement de leur stand au plus tard le 1 er août 2015. Lors de l’allocation d’un stand, les organisateurs tiendront compte de l’interprétation des thèmes et de la date d’inscription. Si un participant n’est pas satisfait de l’emplacement de son stand, il est libre d’annuler son inscription gratuitement avant le 1er septembre 2015. Si un participant se désinscrit en raison de son mécontentement concernant l’emplacement de son stand après le 1er septembre 2015, il devra payer les frais liés au recrutement d’un nouveau participant répondant aux critères de l’exposition.  

  Placement/design du stand L’organisateur décidera du placement des stands des participants. Ces décisions sont définitives. Les participants doivent adhérer strictement aux instructions de l’organisateur. Un projet/concept doit être soumis pour chaque participation au plus tard le 1er janvier 2016. L’organisateur évaluera les projets soumis et supervisera la construction des projets acceptés. Les participants ne peuvent pas couvrir plus de 30% de leur stand d’herbe. Construction L’aménagement du stand dépend de l’emplacement. Les dates d’aménagement seront communiquées mi-septembre 2015 sur le site www.floralien.be et ce, pour chaque emplacement. L’organisateur fournira aux participants : - surface au sol, - éclairage général, décor et chauffage à l’intérieur du bâtiment, - un listing des noms des participants sur le site Internet, - des robinets d’eau pour arroser les produits régulièrement, - l’électricité et l’eau pour les nécessités de construction, - de l’éclairage spécial pour mettre en lumière certaines parties de l’exposition, en fonction des projets des participants, lesquels auront été évalués par l’organisateur   L’organisateur ne peut pas être tenu responsable des dommages subis par l’exposition. Chaque participant doit avoir une assurance pour couvrir la responsabilité civile relative à son exposition, ainsi que pour couvrir tous les risques liés au matériel exposé et aux constructions.

   

Les participants doivent fournir à l’organisateur une preuve de leur couverture d’assurance. L’exposition doit avoir un caractère durable et innovant. A cette fin, l’organisateur se réserve le droit d’ordonner (sur place) la modification ou l’enlèvement de toute structure ou installation susceptible d’affecter négativement la qualité, l’environnement, les visiteurs, le personnel, ou l’image générale de l’exposition. Dans ce cas, le participant sera informé qu’il doit immédiatement la modifier ou l’enlever, et que tout manquement entraînerait la prise de mesures nécessaires, à charge du participant. Afin d’assurer l’harmonie globale de l’exposition, la hauteur maximale est fixée à 5m. Certaines exceptions peuvent être autorisées uniquement par l’organisateur. Afin de s’assurer que la qualité du stand est appropriée à l’exposition, tous les stands doivent être entièrement terminés, et aucune structure inopportune/inachevée, container, pot, boite de graines, ou tout autre   élément   disgracieux ne doit être visible. Les fixations à la structure du toit sont autorisés uniquement sur demande, et sont fournies par les services de l’organisateur ou de son partenaire désigné. Le participant est responsable des coûts.

 

Plaques nominatives L’organisateur fournira des plaques nominatives uniformes. Le numéro et le placement des plaques seront décidés par l’organisateur. Pour des raisons d’uniformité, ces plaques sont les seules plaques pouvant être utilisées. Les panneaux publicitaires, le matériel publicitaire (comme les logos), et les panneaux nominatifs personnels ne sont pas autorisés. Soin des produits Les participants doivent prendre soin de leurs produits et de leur stand. Cette tâche peut être effectuée par une personne de leur choix, et doit avoir lieu dans le temps alloué.