FWC BENEFICIAIRES 2013 EuropeAid/132633/C/SER/multi Lot n°2 : Transports et infrastructures TERMES DE REFERENCE SPECIFIQUES Evaluation finale de la mise en œuvre du projet : APPUI INSTITUTIONNEL AU SECTEUR DE L'ASSAINISSEMENT ET CARTOGRAPHIE Convention de financement : CRIS n° 20 935 (ex 10 ACP SE 03) 1.
INFORMATIONS GENERALES
L’assainissement est un des secteurs de concentration du PIN Sénégal sous les 9ème et 10ème FED. L’ensemble des projets FED cadre avec les orientations données par la Lettre de politique sectorielle de juin 2005 (hydraulique et assainissement en milieu urbain et rural). L’acteur central du secteur est l’ONAS (Office National d’Assainissement du Sénégal) qui est une agence à statut d’établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC) « chargé de la collecte, du traitement, de la valorisation et de l’évacuation des eaux usées et pluviales en zones urbaines et périurbaines » (loi 96-02 du 22 février 1996). L'ONAS est chargé de l’exploitation, la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage et la planification de l’assainissement des eaux usées domestiques, des rejets industriels et des eaux pluviales en milieu urbain et rural. La tutelle de l’ONAS est assurée par la Direction de l’assainissement. L’étude organisationnelle de l’ONAS, financée par le 9ème FED, a débouché en décembre 2006 sur l’élaboration d’un plan d’action visant à réorganiser, à renforcer et à développer les ressources de l’agence, ainsi que sur un plan de formation. La mise en œuvre de ce volet a été réalisée par le bureau B&S (voir détail contrat en annexe 2). Le PEPAM (Programme eau potable et assainissement du millénaire), géré par une unité de coordination, constitue un cadre unifié d’intervention pour tous les acteurs du domaine de l’eau et de l’assainissement au Sénégal. L'harmonisation des agences et directions techniques intervenant en milieu urbain, dont l'ONAS, passe par la définition d'une base de données géographiques et d'une cartographie urbaine de meilleure qualité. Ce volet a consisté en la réalisation de bases de données urbaines normalisées ainsi que des cartes à des échelles plus précises (1/2000ème) sur sept (07) villes : Dakar et banlieue, Saint-Louis, Thiès, Louga, Kaolack, Saly et Mbour. Cinq (5) autres villes ont également été visées et devraient être restituées par l'ANAT/DTGC après projet : Diourbel, Tivaouane, Richard Toll, Mbacké, et Touba. La BDU devra permettre de renforcer l’efficacité d’intervention des différents acteurs du secteur urbain et une meilleure coordination des gestionnaires de réseaux. Elle a été réalisée par le bureau IGN (dont détail contrat en annexe 2) et la DTGC (Direction des Travaux Géographiques et Cartographiques) qui avait accompli avec succès dans le 9ème FED le projet de cartographie au 1/200 000ème du Sénégal. L’objectif global du projet est de contribuer à l’amélioration des conditions de vie des populations urbaines via un renforcement de capacités des concessionnaires urbains, dont l'ONAS. 1
Les objectifs spécifiques sont : (i) le renforcement des capacités de l’ONAS et (ii) le développement des produits de la DTGC de façon à ce qu’ils soient utiles aux intervenants techniques en milieu urbain et à leur coordination. Le projet devra accompagner le plan d’action de « réorganisation de l’ONAS » issu de l’étude organisationnelle afin de développer les capacités de l’ONAS et de soutenir la cartographie. Les résultats escomptés du projet sont :
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R1 : le système d’information de l’ONAS est performant et n'est plus un obstacle à l’amélioration des outils de gestion de l’agence (notamment comptable, financier et de contrôle de gestion),
R2 : la gestion, le management et la formation des ressources humaines de l’ONAS sont améliorées,
R3 : l’ONAS dispose d’une stratégie à long terme,
R4 : les conditions d’exploitation des ouvrages sont améliorées,
R5 : une base de données géographique urbaine fiable et utile est mise à la disposition des intervenants techniques, dont l’ONAS, en milieu urbain. DESCRIPTION DES PRESTATIONS
Objectif global : Dans le cadre d'une évaluation ex-post, l'objet du présent marché est d'évaluer le degré d'atteinte de l'objectif global visé par la Convention de financement n° SN/FED/2008/020-935 (Appui institutionnel au secteur de l'assainissement et cartographie) et de mesurer les impacts observés. La présente évaluation se propose également de vérifier la réalisation des objectifs spécifiques et le niveau d'atteinte des résultats attendus du projet. Objectif (s) spécifique (s) Les objectifs spécifiques du présent marché sont : -
Evaluer le degré d'atteinte des objectifs spécifiques de la convention de financement (cadre logique ci-joint) ;
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Evaluer quantitativement et qualitativement l'impact de l'appui institutionnel apporté à l'ONAS et à la DTGC ;
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Identifier les goulots d'étranglement éventuels à la diffusion et l'utilisation des bases de données cartographiques élaborées dans le cadre du projet ;
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Proposer les recommandations utiles pour l'après projet.
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Services demandés L’évaluation demandée intervient à fin parcours des différentes réalisations du projet, après que les marchés de fournitures et équipements prévus sont terminés ainsi que les marchés de services d'AT. Dans le cadre de la présente expertise, le consultant devra : -
Consulter les documents techniques, administratifs et données disponibles de façon à s'imprégner des objectifs poursuivis par le projet objet de l'évaluation ;
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Effectuer les visites de terrain jugées pertinentes auprès des bénéficiaires, concessionnaires et autres services publics afin de s’informer des évolutions observées entre les situations avant et après le projet ;
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Par voix d'enquête et sondage, caractériser la perception des résultats obtenus auprès des différents intervenants ainsi que des partenaires au développement ;
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Procéder à la lecture critique des rapports et documents permettant de vérifier et d'évaluer l'amélioration du système d'information de l'ONAS et le système de gestion et de maintenance des ouvrages,
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Evaluer la compétence et le renforcement de capacité des Ressources Humaines de l'ONAS sur base des formations et expérience reçues conformément au plan de formation du projet,
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Evaluer l'amélioration des conditions d'exploitation des ouvrages de ONAS par la fourniture et la mise en place d'équipements spécifiques : matériel informatique, système de gestion intégrée ERP, système de réseau d'entreprise et unité numérique de tournage ;
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Evaluer la mise en place d'une base de données géographique urbaine fiable au niveau de la DTGC et son utilisation par les directions techniques, le secteur privé, les municipalités et autres services de l’Etat intervenant en milieu urbain ainsi que sa coordination ;
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Evaluer l'atteinte des Indicateurs objectivement vérifiables (IOV) prévus par la Convention de Financement;
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Fournir un inventaire des matériels et équipements fournis dans le cadre du projet ainsi que leur localisation ; et
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Vérifier et évaluer la stratégie à long terme devant être élaborée par l'ONAS et l'ANAT/ DTGC dans le cadre du projet.
Résultats à atteindre La mission d'évaluation permettra d'établir un rapport d'évaluation ex-post décrivant les méthodologies utilisées et analysant les résultats et les impacts obtenus par rapport à ceux attendus. Le rapport devra également contenir les recommandations formulées par les experts en vue de la valorisation des expériences acquises et les orientations complémentaires pour l'après projet. La mission évaluera également la pertinence, l'efficacité et l'efficience du programme dans toutes ses composantes (renforcement du cadre organisationnel de l'ONAS, amélioration des conditions d'exploitation, base de données cartographiques). Langue du contrat La langue du contrat est le français
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PROFIL DES EXPERTS ou EXPERTISE DEMANDEE
Nombre d’experts demandés par catégorie et nombre d’hommes/jour prévus par expert ou par catégorie L'équipe sera composée de :
Un (1) Expert en management, Chef de Mission, Catégorie I (27 h.j);
Un (1) Expert Géomètre-Cartographe, Catégorie II (17 h.j).
Un (1) Expert informaticien, Catégorie II (17 h.j)
Profil par experts ou expertise demandée - Catégorie et durée de l'expérience équivalente : Expert en management, Chef de mission - Formation : formation universitaire (BAC+5) en Management et Gestion des Ressources humaines (RH). - Expérience: Au minimum douze (12) ans dans le domaine du management organisationnel et du renforcement de capacité et formation des RH du secteur public et parapublic. Avoir réalisé au moins trois (3) évaluations de projet similaires de préférence dans les pays de l’Afrique de l’Ouest. La connaissance du secteur de l'eau et de l'assainissement sera un plus. Il devra avoir une parfaite maîtrise des techniques d'évaluation de projet et une bonne connaissance des procédures du Fonds Européen de développement (FED). - Connaissances linguistiques : Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit - Catégorie et durée de l'expérience équivalente : Expert Géomètre-Cartographe - Formation : formation universitaire d'Ingénieur - Expérience: Au minimum six (6) ans dans la gestion et le suivi de projets de cartographie. Il devra avoir une bonne connaissance des bases de données urbaines et des restitutions numériques. Il devra avoir réalisé au moins une (1) mission similaire. - Connaissances linguistiques : Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit - Catégorie et durée de l'expérience équivalente : Expert Informaticien - Formation : formation universitaire d'Ingénieur - Expérience: Au minimum six (6) ans dans l'assistance aux entreprises publiques pour le déploiement de logiciels et systèmes d'information de préférence dans le secteur de l'eau et l'assainissement et avoir des compétences reconnues en SIG. Il devra avoir réalisé au moins une (1) mission similaire. - Connaissances linguistiques : Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit
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4.
LIEU ET DUREE
Période de démarrage Les prestations démarreront mi-avril 2014. Echéance ou durée prévue Durée d'étude est de trois (3) mois Calendrier comprenant la période de notification pour la mise en place de l'équipe comme prévu par l'art 16.4 a) Le calendrier pour la mission sera : T0 : arrivée du Chef de mission à Dakar, briefing avec la délégation de l'UE, le maître d'ouvrage et le maître d'œuvre (ONAS et DTGC) ; T0 + 1 semaine : intervention des experts n° 2 et n°3 ; T0 + 4 semaines : départ de l'équipe T0 + 5 semaines : remise du Rapport provisoire T0 + 9 semaines : remise du Rapport définitif. L'administration disposera d'un délai de 30 jours pour approuver le Rapport du Consultant. Lieu(x) des prestations Lieux de l'évaluation Les prestations se dérouleront essentiellement au Sénégal : à Dakar, pour la collecte de données bibliographiques et pour les interviews des partenaires nationaux du projet, et en partie dans certaines villes touchées par le projet pour la collecte des données de terrain, la rencontre des partenaires décentralisés et les observations des équipements installés dans les centres régionaux de l'ONAS. 5. RAPPORTS Contenu Le Rapport préliminaire comprendra notamment : - résumé exécutif - analyse synthétique et cohérence avec la stratégie - le planning actualisé de la mission et les résultats escomptés à chaque étape - la liste des organismes que le consultant compte rencontrer et les informations qu'il compte trouver auprès de ces organismes ; - l'affectation des experts de la mission à chacune des tâches - la liste des documents collectés ; - les difficultés éventuelles dans le cadre de la conduite de sa mission (difficultés d'accès aux données, aux interlocuteurs)
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- les entretiens et méthodes éventuelles ; - au regard des premiers éléments recueillis et de son imprégnation du contexte, les modifications éventuelles proposées aux termes de référence, les champs d'investigations complémentaires à développer dans le cadre de l'étude, les investigations complémentaires à mener hors cadre de l'étude, les limites éventuelles à l'obtention de certains résultats.
Le Rapport final comprendra notamment : - résumé exécutif - Synthèse des résultats - Résultats détaillés de l'évaluation - Réponses aux entretiens - les recommandations - annexes : - liste des organismes et personnes contact rencontrées - liste des documents collectés, des données utilisées dans l'étude (date et source des documents) - questionnaires complétés - termes de référence de l'étude - autres éléments pertinents Langue Les rapports seront établis en français Calendrier de remise du rapport et des commentaires T0 + 10 jours : remise du Rapport préliminaire T0 + 5 semaines : remise du Rapport final provisoire T0 + 9 semaines : remise du Rapport final définitif prenant en compte les observations. Le rapport final provisoire sera remis au plus tard 7 jours après la mission au Sénégal et l'administration disposera d'un délai de 30 jours pour l'approuver. Nombre d’exemplaires du rapport Chaque rapport (ainsi que le Powerpoint des restitutions) sera fourni en six (6) exemplaires en format papier et en version électronique.
6. INFORMATION ADMINISTRATIVE Interviews si nécessaire en indiquant pour quels experts/position Le chef de mission pourra éventuellement faire l'objet d'une interview. Eventuelles limitations de la sous-traitance en raison de l'intérêt du projet Sans objet.
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Langue du Contrat spécifique Le contrat sera en Français Demande d'une méthodologie succincte quand c'est nécessaire. Le Consultant accompagnera son offre d'une méthodologie expliquant l'organisation de ses missions. Cette méthodologie fera l'objet d'une évaluation. Présence d'un membre du Management team requise ou non pour le briefing et/ou débriefing Non requise. L'expert n°1 chef de mission devra faire la restitution (débriefing) au Maitre d'ouvrage, Maitre d'œuvre et la DUE à la fin de la mission au Sénégal. Il assurera pendant toute la durée de la mission, un contact régulier avec la DUE et le Maitre d'ouvrage. Autres types de coûts autorisés à prévoir sous "Remboursables" Les postes prévus sous la rubrique "remboursables", pourront comprendre notamment : - les per diems pour les experts principaux - les billets d'avions pour les experts principaux - les coûts liés aux déplacements des experts au Sénégal - les coûts éventuels liés aux enquêtes de terrain (déplacements locaux, enquêtes, reprographie….) Divers Toute la logistique sera assurée par le consultant qui devra en particulier disposer de son propre matériel dont il aura besoin.
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ANNEXE N°1 - Cadre Logique d'intervention pour le projet d'appui institutionnel au secteur de l'assainissement et cartographie LOGIQUE D’INTERVENTION OBJECTIF GLOBAL
OBJECTIF SPECIFIQUE
S1. Les capacités de l’ONAS sont renforcées
Taux d’avancement du plan d’action de l’ONAS = 100%
S2. Les produits de la DTGC sont utiles aux intervenants techniques en milieu urbain et à leur coordination.
Nombre de service d’état utilisant la base de données (nb=5) Nombre de consultation de cette base de données (3 en moyenne par service d’état)
R1. Le système d’information est performant et n’est plus un obstacle à l’amélioration des outils de gestion de l’agence (notamment comptable, financier et de contrôle de gestion)
Effectivité des « migrations opérationnelles » du modèle financier, du fichier des immobilisations, du contrôle de gestion et la comptabilité analytique. Avancement du chantier 2 du plan d’action : 100%
R3. L’ONAS dispose d’une stratégie à long terme R4. Les conditions d’exploitation des ouvrages sont améliorées R5. Une base de donnée géographique urbaine fiable est mise en place
ACTIVITES
SOURCES DE VERIFICATION
HYPOTHESES
Amélioration des conditions de vie des populations urbaines, via un renforcement des capacités des concessionnaires urbains, dont l’ONAS.
R2. La gestion, le management et la formation des ressources humaines de l’ONAS sont améliorés. RESULTATS
INDICATEURS
Missions d’évaluation à ni parcours et ex post
- La DTGC et l’ONAS évoluent durablement grâce à un contexte institutionnel et financier en amélioration.
Missions d’évaluation à mi parcours et ex-post,
Rapports du consultant qui donne Progression du chantier 1 et du chantier 3 du plan d’action l’appui au management et à la gestion : atteinte de 100 % du taux d’avancement. de l’agence, Validation par les contreparties de l’assainissement du rapport sur la stratégie à long terme de l’ONAS. Amélioration du délai de réponse aux interventions PV de l’atelier de validation du rapport techniques urgentes. Nombre de service d’état utilisant la base de données (nb=5)
Protocoles d’accord signés entre la DTGC et les services d’état.
Nombre de consultation de cette base de données (3 en moyenne par service d’état)
Fichier de la DTGC répertoriant la diffusion de la base de données
Volet 1 : Renforcement du cadre organisationnel de l’ONAS comprenant :
Moyens Volet 1 – Renforcement du cadre organisationnel et appui à la viabilisation financière de l’ONAS
- Appui à la mise en œuvre du système d’information
Volet 2 – Amélioration des conditions d’exploitation
- Mise en œuvre des priorités du plan de formation Volet 3 – Base de données – cartographie - Appui à la DRH - Appui au management et à la gestion de l’agence Sub total - Elaboration de la stratégie sectorielle à long terme Volet 2 : Amélioration des conditions d’exploitation Imprévus (10%) comprenant : - Mise en place d’un système de télégestion et de Audit télésurveillance du réseau - Fourniture d’un système d’inspection par caméra des Evaluation réseaux et des ouvrages
- Des financements d’infrastructure adaptés aux besoins sont attribués au secteur urbain et en particulier à l’assainissement
- L’ONAS continue à mettre en œuvre son plan d’action, en particulier en s’appropriant et en utilisant couramment les divers outils de gestion mis à sa disposition (modèle financier, contrôle de gestion, comptabilité analytique) - L’ONAS nomme un directeur des ressources humaines - L’ONAS fait évoluer le chantier 4 «actions spécifiques» du plan d’action - La DTGC fourni gratuitement des données aux services d’état qui souhaitent en disposer à des fins de service public, en veillant toutefois à établir et faire respecter des règles de protection des données (afin d’éviter leur redistribution par une autre agence et de rendre payant leur éventuels usages commerciaux).
Coûts (€) 1 600 000
Conditions Préalables Générales :
1 000 000
L’ONAS et la DTGC signent un protocole d’accord sur l’échange de données avant la signature des premiers contrats relatifs à la cartographie.
3 000 000
Mesures d’accompagnement :
400 000
300 000 100 000
L’état assure à moyen terme à l’ONAS de bonnes conditions de fonctionnement en terme d’immobilier et de parc de véhicule.
100 000
- Système de géo localisation Volet 3 : Base de donnée – cartographie :
Total
3 500 000
- Environnement du projet (équipements) et production, édition diffusion (fournitures) - Fonctionnement : élaboration de la nouvelle base de données Audit et évaluations Abréviations :
ONAS = Office Nationale d’Assainissement du Sénégal DTGC = Direction des Travaux Géographiques et Cartographiques
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Annexe II Information sur le Marché de services AT/ONAS L’étude organisationnelle de l’ONAS, financée par le 9ème FED, a débouché en décembre 2006 sur l’élaboration d’un plan d’action visant à réorganiser, à renforcer et à développer les ressources de l’agence, ainsi que l'élaboration d'un plan de formation. Il s'agit de :
assister ONAS, dans le cadre de la politique sectorielle définie par son Ministère, pour renforcer son cadre organisationnel et de poursuivre les actions en cours par des appuis en matière de management, de réorganisation des ressources humaines et de formation des personnels.
poursuivre les processus de réorganisation et d’intégration des outils de gestion développés dans la phase antérieure, d’en asseoir les fondements et de donner à l’institution la flexibilité opérationnelle et financière pour engager à moyen terme les adaptations gestionnaires nécessaires.
apporter un appui, réparti dans le temps, à la DRH et au service de formation pour mettre en œuvre et concrétiser toutes les composantes du plan de formation, d’en évaluer les résultats et d’intégrer ce plan de formation dans une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
assister la Direction des Ressources Humaines qui doit se restructurer et évoluer d’une gestion administrative du personnel à celle d’une gestion anticipative des emplois et des compétences accompagnant l’évolution de l’ONAS et de son marché. Ceci, grâce à la définition et à l’appropriation d’une stratégie de développement des ressources humaines.
La mise en œuvre du schéma directeur du système d’information de l’ONAS comprend plusieurs actions (et d'acquisitions faisant l'objet de marchés séparés) qui devront être accompagnées et dont la réalisation nécessitera des moyens dans le suivi des actions à conduire : Mise au point du dispositif ERP (Enterprise Resource Planning, progiciel d’aide à la gestion de l’entreprise) et déploiement Professionnalisation de l’activité de production des plans et schémas : référentiel de localisation, homogénéisation des pratiques, formation aux logiciels… Mise en place du SIG d’aide à la gestion des réseaux de l’ONAS Déploiement des matériels informatiques (ordinateurs et imprimantes notamment) et des logiciels généraux (MsOffice, MsProject…) Informations sur le Marché de services BDU / DTGC Bases de données géographiques et la cartographie urbaines : L’objectif général de ce contrat est de réaliser des bases de données urbaines normalisées ainsi que des cartes à des échelles plus précises permettant de renforcer très sensiblement, l’efficacité d’intervention des différents acteurs du secteur urbain, tout en autorisant une meilleure coordination des gestionnaires de réseaux. Ces données à référence unique world géodetic system (WGS 84) faciliteront leur harmonisation et les échanges entre les agences, les directions techniques, le secteur privé, les municipalités et autres services de l’Etat intervenant en milieu urbain. 9
L’ONAS principal bénéficiaire devra utiliser cette base de données pour une matérialisation assez précise de ses réseaux, mais surtout pour une gestion plus cohérente de son système d’information géographique à l’échelle nationale. La base de données devra permettre une bonne planification des nouveaux réseaux à implanter tout en assurant un meilleur suivi évaluation de toutes les activités liés à l’utilisation des réseaux en milieu urbain. Le contrat IGN couvre sept (07) villes dont six (06) disposent déjà de réseaux d’assainissement gérés par l’ONAS pour une superficie d’environ 29 110 ha : (Dakar et banlieue, Saint-Louis, Thiès, Louga, Kaolack, Saly) et la ville de Mbour, un des centres secondaires dont le projet d’assainissement est en cours. Les autres villes visées sont : Diourbel, Tivaouane, Richard Toll, Mbacké, et Touba pour une superficie d’environ 15 000 ha. Formation et transfert de compétence Les agents de l’ANAT/ DTGC, intervenant dans le processus de réalisation de la base de données, devront être formés sur les techniques de la photogrammétrie numérique. Ces formations de courte et moyenne durée devront permettre à ces derniers d’avoir toute l’expertise nécessaire dans les domaines du traitement des images et de la restitution numérique. Elles se feront dans un centre spécialisé choisi par prestataire pour les formations de courte et moyenne durée et à la DTGC pour les modules ciblés et le transfert de technologie.
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