L’OFFRE MEGA CONSULTING POUR LA MISE EN PLACE D’UNE DÉMARCHE D’APPLICATION PORTFOLIO MANAGEMENT
VOS ENJEUX Connaître et maîtriser vos actifs informatiques et technologiques est stratégique pour répondre à la demande toujours croissante de réduction des coûts, tout en continuant à fournir des services de qualité et innovants aux métiers. Vous souhaitez mettre en œuvre une démarche de gestion de votre portefeuille applicatif pérenne et outillée afin de : • Réduire globalement et durablement les coûts de maintenance de votre portefeuille applicatif, • Identifier les technologies vieillissantes et vous désengager pour pouvoir investir dans de nouvelles technologies plus prometteuses pour vos métiers, • Simplifier votre portefeuille applicatif, éviter les doublons et les dépendances critiques.
LES BÉNÉFICES D’UNE DÉMARCHE APM La maîtrise de votre portefeuille applicatif
Disposer d’informations et de grilles d’analyse pour le pilotage et la transformation de votre portefeuille applicatif, une meilleure adéquation avec les besoins métier actuels et futurs et l’assurance d’une gestion pérenne de vos investissements
Une vision claire et structurée de votre portefeuille applicatif
Avoir une vision synthétique de votre portefeuille applicatif et pouvoir répondre rapidement à des questions telles que : « combien avons-nous d’applications ? », « à quoi servent-elles ? », « quelles sont nos principales technologies ? », « quel est le coût d’une application ? » etc.
Une démarche efficace pour des bénéfices rapides
En mettant en avant différents axes d’analyse et les possibilités d’amélioration, la gestion du portefeuille applicatif produit des résultats rapides sur l’identification des points d’améliorations du SI
La participation et l’adhésion de tous les acteurs autour d’une démarche partagée
Contribution des acteurs de la DSI, du contrôle de gestion, du métier pour une prise de décision partagée et la mise en place d’un dispositif d’amélioration perpétuelle de l’organisation de la DSI et du portefeuille applicatif
Un outil pour partager la gestion de l’existant applicatif avec les métiers et le contrôle de gestion
Impliquer les métiers dans la gestion du patrimoine applicatif en démontrant le coût des applications existantes et en proposant des moyens de réduire ces coûts : SLA inadapté, technologie vieillissante et donc coûteuse, doublons fonctionnels…
Redondance applicative résultant des différentes fusions/ acquisitions Besoin d’exploiter les nouvelles technologies avec agilité
Manque d’agilité des applications
Portefeuille applicatif trop grand/imbriqué et complexe à gérer
Dépendance vis-à-vis de compétences critiques
Technologies vieillissantes des applications
Performance aléatoire
Incapacité à gérer et partager des informations métiers
Contexte de réduction du budget de maintenance IT
« Time To Market » trop long Stratégie métier supportée de façon non optimale
Les problématiques adressées par l’APM
Coûts trop élevés Risques accrus de rupture de l’activité
NOTRE OFFRE L’APM n’est pas une action ponctuelle mais une démarche récurrente. Cette démarche, pour être pérenne, doit s’intégrer dans le dispositif de gouvernance de la DSI. L’offre MEGA consulting vous apporte les techniques et méthodes pour la mise en place pérenne d’une démarche de gestion de votre portefeuille applicatif afin de le rendre encore plus performant, collaboratif et dynamique. Elle est fondée sur notre expérience auprès des DSI et sur les meilleures pratiques du marché. Cette démarche pourra être outillée par la suite.
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Processus APM
REVUE & ANALYSE DU PORTEFEUILLE APPLICATIF INVENTAIRE
ÉVALUATION
Cycles de revues périodiques pour amélioration et alignement continus Cadre de gouvernance du portefeuille applicatif
GOUVERNANCE DU PATRIMOINE APPLICATIF
TRANSFORMATION
Arbitrage Validations des Recommandations
Propositions priorisées pour les améliorations, remplacements, retraits des applications
Projets SI de transformation Arbitrage, Staffing, Planification, Exécution, Suivi
Retours projets (applications rénovées)
LA DÉMARCHE APM : DE L’INVENTAIRE APPLICATIF AU BUSINESS CASE DE LA TRANSFORMATION Inventaire, évaluation et transformation sont les 3 grandes étapes fondamentales de la démarche APM proposée par MEGA.
Faire l’inventaire des applications
La phase d’inventaire doit permettre de collecter et maintenir une information fiable et structurée sur le patrimoine applicatif. Cette phase de collecte des données implique d’interviewer des « sachants » de l’informatique et des métiers puis d’obtenir avec eux une validation formelle de l’information qui sera utilisée pour l’analyse. La vérification des données à utiliser pour l’étude est essentielle.
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Evaluer le portefeuille applicatif
La phase d’évaluation vise à transformer les informations récoltées en recommandations sur le patrimoine applicatif. MEGA possède des grilles d’analyse, des canevas de notation ainsi que des rapports prédéfinis permettant de vous guider dans l’élaboration de critères d’analyse pertinents et adaptés. Un canevas de notation, défini au préalable, permet une notation homogène sur l’ensemble du portefeuille. Un modèle d’analyse des coûts adapté à la maturité de votre organisation et des acteurs permet une mise en valeur sûre et rapide. La démarche étant inscrite dans le temps, des améliorations pourront être introduites par la suite.
Proposer des initiatives de transformation
La phase de transformation a pour but de définir les projets de transformation découlant de recommandations priorisées dans l’étape précédente, et de construire l’argumentaire et les études préalables nécessaires à leur réalisation. Une analyse préalable des scénarios de transformation garantit la prise de décision adaptée en fonction des réelles capacités de changement de l’organisation ; ceci assure de réduire les risques tant financiers qu’organisationnels et humains des transformations.
VALEUR METIER Alignement avec la nouvelle stratégie métier / besoins opérationnels Contribue à la croissance du CA Améliore l’efficacité opérationnelle, réduit les coûts, risques Criticité pour le métier
CONDITION FONCTIONNELLE
TCO COÛTS Coûts d’exploitation et de support Coûts de maintenance et de développement Coûts de licences …
EFFICACITÉ TECHNIQUE Performance Flexibilité Maintenabilité Flexibilité de paramétrage Sécurité
Utilisabilité
PORTEFEUILLE APPLICATIF
Disponibilité Productivité
DONNÉES Qualité Accessibilité aux données Maintenabilité Flexibilité
Axes d’analyse pour évaluer le portefeuille applicatif
NOS CONVICTIONS POUR UNE DÉMARCHE APM RÉUSSIE Les grands principes clés pour garantir le succès du projet de mise en place sont les suivants :
DÉFINIR LES OBJECTIFS APM
Intégration de la stratégie métier / SI Définition des objectifs APM / critères principaux d’évaluation Identification des informations existantes Définition du périmètre des applications / pilote
DÉFINIR LES FONDAMENTAUX
Organisation : sponsors, équipe APM, contributeur, comités Outils d’analyse : Time, matrices Modèle d’information, attributs clés des applications et définitions Nomenclatures de référence : processus/capacités Préparation de l’outillage : MEGA APM, Imports, ..
REVUE DU PORTEFEUILLE APPLICATIF SUR UN PÉRIMÈTRE PILOTE
Collecte des informations applicatives / Initialisation des données Revue et évaluation des informations avec les Responsables Applicatifs (aspects métiers, technologie, risques) / Evaluation financière Analyse des redondances / divergences par rapport aux standards Proposition des opportunités d’optimisation / Priorisation Revue des évaluations et alternatives d’évolution Business case des propositions de transformation (budget, planning)
PRÉPARATION DU DÉPLOIEMENT APM
Mise en place de la gouvernance de l’APM : rôles, comités, etc. Automatisation : processus de récolte / d’évaluation / prise de décision Amélioration des outils : interfaces (PPM, CMDB, EA,...) Formations / Conduite du changement Mise en place du suivi du ROI
Les étapes recommandées par MEGA
NOTRE FORCE : MÉTHODE, MISE EN ŒUVRE ET OUTIL Une expertise conseil éprouvée sur de nombreux projets de mise en place de la démarche et de ses outils
Les consultants MEGA sont experts dans la construction de référentiels et méthodes pour les DSI. La bonne maîtrise de ces pratiques leur permet d’accompagner efficacement les DSI dans la mise au point d’une démarche APM outillée, cohérente, et la construction d’instruments de gouvernance efficaces. L’équipe MEGA vous accompagne à différents stades de maturité de votre approche :
Méthode
• La définition du modèle d’information : Le modèle est-il adapté à votre contexte et à vos objectifs de gestion: Quelles données? Pour quelle utilité? ... Le modèle est-il cohérent et en lien avec les pratiques d’architecture d’entreprise ? • La définition d’un processus de gestion du portefeuille applicatif adapté au contexte : Rôle et mission des acteurs de l’APM : Responsables applicatifs, Responsables de Portefeuille… Elaboration des procédures et workflows associés.
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Mise en œuvre
• La définition de l’architecture métier (liste de processus, capacités, urbanisme…) définissant le contexte de vos applications. • L’analyse de la conformité et la qualité des données saisies (applications, déploiements, technologies…) garantissant la pertinence des analyses sur lesquelles elles s’appuient. • La définition des indicateurs et tableaux de bords de pilotage permettant une évaluation juste et précise des priorités pour une bonne prise de décision sur l’évolution du patrimoine applicatif. • La construction de scénarios d’évolution et la définition des critères d’évaluation de ces scénarios.
Outillage
• L’intégration de la solution HOPEX ITPM (configuration, mise en place des workflows d’inventaire, aide à la reprise de données existantes, paramétrages des tableaux de bords) • La conduite du changement et l’accompagnement à la mise en place de la démarche outillée (formations aux outils MEGA et méthodes, accompagnement en phase « pilote »)
Une approche collaborative pour mettre à jour les données DSI Responsables de Portefeuilles
Architecte Informatique
Obtenir des rapports Contrôler et évaluer le portefeuille
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EGA IT P - M ort fo li
Assigner des tâches
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Référentiel HOPEX
ement nag Ma
MEGA Arc hit ec
Planifier la transformation
Mettre à jour et évaluer les applications
Responsables Applicatif & Métier
QUELQUES RÉFÉRENCES Client
Accompagnement MEGA
Universal Music Group
Démarche de gestion de portefeuille applicatif groupe • Définition de l’approche, du modèle de coût TCO et de la refacturation des ressources applicatives • Implémentation de la solution HOPEX ITPM autour du processus et des rôles en place • Etude de transformation sur un périmètre pilote du portefeuille
British American Tobacco
Démarche de gestion de portefeuille applicatif géographique • Outillage du processus de gestion de portefeuille applicatif actuel avec HOPEX ITPM
AXA Investment Managers
Démarche de gestion de portefeuille applicatif par métier • Définition de l’approche en parallèle d’une gestion des coûts avec la méthode ABC (Activity-Based Costing) • Accompagnement à la mise en place d’un processus APM
MEGA International
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